Końcówka roku i początek nowego to zawsze bardzo dobry czas na wszelkiego rodzaju podsumowania, wyciąganie wniosków i postanowienia na przyszłość. Korzystnie jest dokonać zrewidowania pewnych kwestii, nieważne, czy dotyczy to życia prywatnego, czy też firmowego oraz oddzielić je grubą kreską, by przeprowadzić istotną zmianę od nowego roku. Któż z nas nie miał nigdy postanowień noworocznych? Jest to też idealny czas na firmowe podsumowania, również te finansowe. Warto wziąć pod uwagę w czasie ich tworzenia także koszty druku firmowego – w tej kwestii też możesz zmienić na lepsze bardzo wiele. Przekonaj się, w jaki sposób!
Koszty druku – o co właściwie chodzi?
Jeśli nie zastanawiałeś się nigdy wcześniej nad tematem, możesz być nieco zaskoczony, gdy mówimy o szczegółowej analizie kosztów druku w firmie. Sprawa może na pierwszy rzut oka wydawać się oczywista, kupujesz kserokopiarkę, uzupełniasz w niej tusz lub toner i właściwie na tym kończy się Twoja refleksja nad kosztami eksploatowania tego urządzenia. Zagadnienie jest jednak znacznie bardziej skomplikowane. Z kosztami druku spotykasz się w swojej firmie w rzeczywistości na każdym etapie jej pracy – od zakupu samych urządzeń, przez pobór prądu, dokupowanie materiałów eksploatacyjnych, po koszty serwisowania i ewentualnych ponownych zakupów urządzeń. Kwestii do przeanalizowania jest zatem całkiem sporo.
Pierwsze błędy rzutujące na zwiększenie kosztów druku w firmie można popełnić jeszcze na etapie planowania zakupów i nie mówimy tutaj o tym, że wybrane urządzenia będą po prostu zbyt drogie. Należy dokładnie przeanalizować, jakich sprzętów oraz w jakich miejscach w swojej firmie potrzebujesz. Możesz wybrać mniejsze drukarki lub też duże urządzenia wielofunkcyjne. W jednym dziale możesz potrzebować jedynie druku czarno-białego, w innym zaś nie obejdzie się bez druku w kolorze. Dobrze opracowany plan, jakiego rodzaju urządzeń drukujących i gdzie potrzebujesz, jest zatem podstawą. W przeciwnym razie może okazać się, że wybrane przez Ciebie sprzęty nie będą spełniać wszystkich Twoich potrzeb lub też przeciwnie, będą stały niewykorzystane ze względu na zbyt duże osiągi w porównaniu do tego, z jakich opcji rzeczywiście korzystasz.
Kolejną kwestią są koszty eksploatacji urządzenia. Szeroko pojęte koszty eksploatacji, czyli zakup papieru, tuszu, tonera, a także pobór prądu. Pod tym względem również pozornie tańszy sprzęt może generować w Twojej firmie jednak więcej kosztów, niż się tego spodziewałeś. Energooszczędność staje się coraz ważniejszym parametrem w sprzętach elektronicznych, więc warto zwrócić na nią uwagę. O materiałach eksploatacyjnych natomiast można by mówić bardzo wiele i znajdziesz na ten temat nawet osobne artykuły na naszym blogu. Niektóre kserokopiarki mają trudnodostępne oryginalne tusze lub tonery, nie współpracują z zamiennikami lub też koszt zakupu materiałów bywa nawet większy niż zakup całego nowego urządzenia w postaci tradycyjnej drukarki. W tej kwestii pole do analizy jest zatem naprawdę ogromne i nie powinieneś decydować się na żaden zakup „w ciemno”, bez zapoznania się ze szczegółami.
Podobnie sprawa ma się z kosztami serwisowania. Jedne urządzenia są bardziej awaryjne, inne mniej. Częstotliwość i stopień zaawansowania usterek może wynikać też z niewłaściwego użytkowania, a nawet ustawienia sprzętu. To wszystko przekłada się oczywiście w ostatecznym rozrachunku na nic innego, jak koszty druku, jakie ponosi Twoja firma. Istotna jest też sama dostępność serwisu, czy długość trwania gwarancji. W niektórych przypadkach samo odesłanie sprzętu do producenta do oficjalnego serwisu może wiązać się z dużymi wyzwaniami i kosztami.
Co zrobić, aby zoptymalizować koszty druku?
Jeśli nie zastanowiłeś się nad wszystkimi wymienionymi powyżej kwestiami przed zakupem, wcale nie jest za późno na to, aby się tym zająć. Każdy moment jest dobry na to, aby przeprowadzić audyt kosztów wydruku. Możesz skorzystać z ofert profesjonalnych firm, które zajmują się przeprowadzaniem tego rodzaju usług. Nieważne, że dopiero co kupiłeś nowe urządzenia do swojej firmy – nie powinien być to powód do tego, aby obawiać się wyciągania wniosków z ich działania i ewentualnych modyfikacji pracy. Być może sam zakup zamienników w poszczególnych urządzeniach, zastanowienie się nad formatami papieru, z jakich korzystasz, czy też przestawienie sprzętów drukujących do innych pokojów i działów w firmie może przynieść oszczędności, jakich nie spodziewałbyś się, bez zagłębienia się w temat. Wykorzystaj zatem idealny moment na podsumowania i wyciąganie wniosków, jakim jest przełom roku do tego, aby przyjrzeć się temu, jak właściwie wygląda i ile kosztuje druk w Twojej firmie. Może to znacząco przełożyć się nawet na poprawę stanu finansowego firmy, gdy w grę wchodzi duża liczba urządzeń drukujących pracujących w niej każdego dnia! Nie lekceważ tego i nie sprowadzaj druku w firmie jedynie do konieczności zakupu drukarki, tuszu i papieru!