Podstawową funkcją firmowych kserokopiarek oprócz kserowania i drukowania jest też skanowanie. Bez niego urządzenia te byłyby znacznie mniej funkcjonalne, a praca z dokumentami w biurze dużo trudniejsza. Czym tak naprawdę jest skanowanie, do czego go potrzebujemy i jakie możliwości pod względem skanowania dają Ci nowoczesne urządzenia drukujące?
Czym jest skaner?
Pojęcie skaner weszło do naszej rzeczywistości i funkcjonuje w niej już od lat, a używając go, nie zastanawiamy się głębiej nad tym, czym właściwie jest to urządzenie i na czym proces skanowania polega. Warto przypomnieć sobie, że jeszcze kilkanaście lat temu było to urządzenie, które funkcjonowało najczęściej oddzielnie, nie jako część kserokopiarki i nie tylko nie było obecne we wszystkich domach, ale też nie we wszystkich firmach. Gdy mówimy zatem o skanerze, z którego korzystamy na co dzień, skanując dokumenty, mamy na myśli skaner płaski, który przebiegowo odczytuje dany obraz, co w praktyce widzimy, gdy głowica skanera przesuwa się, skanując kolejne części pola, na którym pracuje. Uzyskiwany dzięki temu obraz przenoszony jest do formy cyfrowej, czyli interesującego nas pliku w odpowiednim formacie, który jest rezultatem wykonywanego przez nas skanowania.
Parametry skanera w kserokopiarkach
Jak już wspomnieliśmy, rzeczywistość jeszcze kilkanaście lat temu wyglądała tak, iż skaner był osobnym urządzeniem peryferyjnym podłączanym do komputera. Dziś rozwiązanie takie jest po prostu nieopłacalne i dodatkowo zabierałoby miejsce na naszych biurkach, a rolę skanera przejęły kserokopiarki i inne wielofunkcyjne urządzenia drukujące, których nieodłączną funkcją jest obecnie właśnie skanowanie. Rozwój technologii spowodował też, że skanery będące ich częścią dają nam znacznie więcej możliwości pod względem technicznym niż ich funkcjonujący jako osobne urządzenia przodkowie. Sama prędkość skanowania obrazów może znacząco różnić się pomiędzy poszczególnymi modelami i wynosić od kilkudziesięciu do nawet 200 zeskanowanych obrazów na minutę. Parametr ten zależy w dużej mierze od tego, czy dane urządzenie posiada tzw. funkcję DualScan, która daje w praktyce możliwość skanowania obydwu stron dokumentu jednocześnie, bez konieczności jego przekładania, co znacznie skraca i ułatwia pracę przy urządzeniu. Funkcja skanowania w kserokopiarkach niesie też ze sobą duże możliwości w zakresie samego zapisu otrzymywanego pliku. Mamy do dyspozycji przeważnie już nie tylko standardowy dla zdjęć format JPEG, ale też np. bardziej odpowiedni dla dokumentów PDF. Skanować możemy do folderu na komputerze, na skrzynkę mailową, czy też do chmury, czyli wirtualnego dysku, na którym możemy przechowywać firmowe pliki. Odbywa się to oczywiście bez konieczności przewodowego połączenia kserokopiarki z komputerem, co również jest bardzo ważnym ułatwieniem i istotną różnicą w stosunku do dawnych skanerów. Liczne zabezpieczenia w kserokopiarkach zmniejszają też ryzyko wypływu skanowanych dokumentów i dostania się ich w niepowołane ręce, ponieważ masz większą kontrolę nad procesem skanowania oraz tym, jakie dokumenty, kiedy są skanowane i dokąd trafiają.
Nowoczesne skanowanie w praktyce
Użycie „tradycyjnego” skanera, który był obecny w naszych domach i biurach jeszcze jakiś czas temu, przede wszystkim wymagało podłączenia go kablem do komputera. Musieliśmy poświęcać też mnóstwo czasu na przekładanie dokumentów, samo skanowanie trwało znacznie dłużej, spotykaliśmy się z ograniczeniami pod względem jakości i dostępnych formatów, a całość procesu nie była najbezpieczniejsza dla zawartości dokumentów. Dziś dzięki funkcji skanowania w nowoczesnych kserokopiarkach możesz obsługiwać skanowanie np. z poziomu swojego smartfona, dokumenty zeskanowane zostaną dwustronnie do wybranego przez Ciebie formatu i od razu znajdą się na Twoim mailu lub dysku. Możesz mieć do nich dostęp z każdego miejsca na Ziemi, co jest szczególnie wygodne dla aktywnych przedsiębiorców, poświęcających dużo czasu na spotkania biznesowe i przebywających poza siedzibą swojej firmy. W razie potrzeby możesz też odpowiednio zabezpieczyć proces skanowania i sprawdzić, jakie dokumenty, kiedy i przez kogo były skanowane.
Zwiększenie rozmiarów urządzeń skanujących z niewielkich skanerów do dużych urządzeń wielofunkcyjnych, paradoksalnie zwiększyło zatem mobilność użytkowników i druków oraz dokumentów przechodzących przez kserokopiarkę. Nie jesteś już przywiązany do swojego biurka i nie musisz poświęcać mnóstwa czasu na czasochłonny proces skanowania wielu potrzebnych Ci codziennie dokumentów, lecz możesz robić to znacznie szybciej i wygodniej! Bez tego nie miałbyś praktycznie możliwości archiwizowania dokumentów na komputerze i ich obiegu w formie cyfrowej, przez co czekałoby Cię też noszenie wielu druków w formie fizycznej zawsze przy sobie. Nowoczesny przedsiębiorca bez wątpienia powinien mieć zatem w swoim biurze kserokopiarkę z wydajną funkcją skanowania!