W jaki sposób dobrze policzyć koszty eksploatacji kserokopiarki we firmie? Z tym trudnym zadaniem boryka się bardzo wielu przedsiębiorców i zatrudnionych przez nich pracowników. Oto kilka pożytecznych wskazówek, które pomogą ustalić na co koniecznie należy zwracać szczególną uwagę. Przydadzą się one w momencie, gdy ktoś chce się poznać wszystkie koszty związane z eksploatacja kserokopiarki w danym przedsiębiorstwie. Sprawdź swoją wiedzę na temat tego, jakie naprawdę ponosi się koszty eksploatacji kserokopiarek biurowych.
Nie tylko cena kserokopiarki
Pierwszy odruch jest naturalny, przychodzącą na myśl kwestią jest oczywiście dość rzucająca się rzecz, czyli cena, jaką trzeba zapłacić w momencie zakupu wybranego modelu kserokopiarki do swojej firmy. W tym wypadku początkowa cena jednak nie zawsze będzie miała decydujące znaczenie, bo nie zawsze jej wartość będzie odpowiadała kosztom faktycznym, jakie przyjdzie ponosić w związku z podjęciem decyzji o zakupie danego urządzenia. Zdecydowanie należy pamiętać o pewnej prawidłowości, jaka dotyczy takiego rodzaju urządzenia, jaką jest kserokopiarka biurowa. Mianowicie w przypadku tego rodzaju wyposażenia biurowego, cena jaką należy zapłacić w momencie zakupu, okazuje się być czynnikiem jednym z wielu.
Tania kserokopiarka może być kosztowna
Zazwyczaj przyjęło się uważać w gronie osób, dla których sprzedaż i serwisowanie kserokopiarek biurowych to codzienność zawodowego życia, że pewna zależność jest łatwa do samodzielnego odkrycia nawet dla tych klientów, którzy dopiero przymierzają się do zakupu urządzenia biurowego do swojej firmy. Po prostu im niższa cena zakupu samego urządzenia tym wyższe będą z całą pewnością koszty jej eksploatacji w trakcie codziennej biurowej pracy. Zależność tę potwierdzają wszyscy specjaliści zajmujący się sprzętem biurowym różnego rodzaju, dlatego z całą pewnością nie będzie stratą czasu dokładne rozważenie wyboru sprzętu. Są to dane potwierdzone wieloletnią praktyką specjalistów w tej dziedzinie, nie ma więc powodów by nie wierzyć w to zapewnienie. Na co jeszcze trzeba koniecznie zwrócić? Jakie są inne czynniki mocno wpływające na ostateczny koszt eksploatacji jaką przynosi codzienna obsługa kserokopiarek?
Kserokopiarka biurowa niejedno ma w środku
Rodzaj technologii, jakiej używa kserokopiarka biurowa do tworzenia kopii dokumentów firmowych jest istotna. Bazując na doświadczeniu, jakie mają nasi specjaliści, zajmujący się tego rodzaju wyposażeniem biurowym na co dzień, niższa cena sprzętu wcale nie oznacza automatycznego obniżenia kosztów przyszłej eksploatacji. Wręcz odwrotnie, często jest tak że kserokopiarka zakupiona w dość niskiej, czyli teoretycznie atrakcyjnej cenie, okazuje się być o wiele droższa w procesie codziennej eksploatacji, czyli podczas wykonywania normalnych biurowych zajęć, jakie są konieczne dla prawidłowego funkcjonowania danego przedsiębiorstwa. Z tego też względu bardzo ważne jest to, by mieć na uwadze ceny, jakie osiągają tonery bądź tusze odpowiednie dla danego modelu kserokopiarki biurowej, bo to właśnie one potrafią zwiększać koszty związane z użytkowaniem. Rozbieżności pomiędzy dostępnymi w rynkowej sprzedaży modelami mogą być naprawdę bardzo duże, stąd też z całą pewnością trzeba dłuższej chwili zastanowienia, zanim wybierze się model kserokopiarki biurowej najbardziej odpowiadającej potrzebom danej chwili w swoim przedsiębiorstwie.
Szybkość pracy kserokopiarki biurowej
Z codziennej praktyki w naszej firmie wiemy doskonale, że wciąż jeszcze bardzo wielu przedsiębiorców, szczególnie wywodzących się z tych będących dopiero u progu swojej działalności gospodarczej, nie bierze pod rozwagę w ogóle szybkości działania sprzętu biurowego, jaki zakupuje do swojej firmy. Dopiero później, w miarę nabierania doświadczenia w ramach praktyki, zaczyna zwracać swoją uwagę na zależność pomiędzy czasem działania danego sprzętu biurowego a jego kosztami. Nietrudno sobie jednak wyobrazić, że kupując tanie w utrzymaniu urządzenie biurowe, korzystające z wolniejszej technologii i pracującej w niskiej szybkości wydruku, można spodziewać się spadku wydajności poszczególnych pracowników w chwili, gdy wiele osób w tym samym momencie będzie chciało skorzystać z możliwości, jakie daje dane urządzenie biurowe. Szybkość działania naprawdę ma znaczenie, zwłaszcza wówczas, gdy przedsiębiorstwo się rozrasta i zaczyna zatrudniać więcej niż dwóch lub trzech stałych pracowników, którzy muszą na co dzień kserować znaczne ilości wpływających do lub wychodzących z firmy dokumentów. Ponadto często obsługa kserokopiarki tańszej sprawia pracownikom więcej problemów, a to również kosztuje cenny czas. Tego rodzaju czynniki naprawdę może stanowić istotny wpływ na to, jaki będzie ostatecznie koszt eksploatacji danego urządzenia biurowego w przedsiębiorstwie. Koszt ten nie jest łatwy do zauważenia, ale z całą pewnością nie wolno go pominąć.
Maksymalna miesięczna ilość wydruków
Bardzo dużą pomocą w realizacji zadania mającego na celu dokładnie obliczenie wszystkich kosztów eksploatacji kserokopiarki przedsiębiorstwie będzie zwrócenie uwagi na to, jaką ma ona maksymalną liczbę wydruków na miesiąc. Ten czynnik jest bardzo ważny z punktu widzenia zużywania się nie tylko do tonerów bądź bębnów, jakie trzeba regularnie uzupełniać w procesie drukowania lub kopiowania dokumentów firmowych, ale także wpływa zasadniczo na obciążenie całości elementów danego sprzętu biurowego. Mówiąc w skrócie, chodzi o to, że na przekroczenie zakładanej w instrukcji dostarczanej przez producenta liczby kopii może być niebezpieczne dla wielu podzespołów, a tym samym zatem powodować nadmierne obciążenie całego urządzenia. Tego rodzaju sytuacja w dłuższym okresie może niekorzystnie wpłynąć na czas całkowity czas korzystania z danego sprzętu w przedsiębiorstwie. Określenie maksymalnej ilości wydruków trzeba wyliczać na podstawie obserwacji, która pozwala zorientować się, jakie rzeczywiście jest zapotrzebowanie na tworzenie kopii dokumentów przedsiębiorstwa. Liczba ta będzie bardzo ważna dla określenia wymogów stawianych przed danym modelem, a jednocześnie pozwoli na to, by wybrać kserokopiarkę biurową o najlepszych parametrach, które będą dostosowane do jej możliwości technicznych.
Koszty serwisowania
Podobnie jak ma to miejsce w przypadku kupowania części zamiennych, jeśli chodzi o kopiowanie dokumentów firmowych, trzeba również doliczyć cenę odpowiedniego serwisowania kserokopiarki biurowej. Te kwoty muszą być brane pod uwagę w procesie dokładnego obliczania wszystkich kosztów związanych z korzystaniem z tego rodzaju urządzenia biurowego na co dzień w firmie. Zużywane elementy mogą okazać się kosztowne, podobnie jak i same koszty pracy serwisanta.
Dzierżawa kserokopiarek biurowych
Jak widać z tego zestawienia czynników, precyzyjne obliczenie kosztów eksploatacji kserokopiarek biurowych nie jest taką prostą sprawą, zwłaszcza jeśli się nie posiada żadnego doświadczenia. Z tego też względu warto zastanowić się, zwłaszcza będąc na początku działalności gospodarczej, nad skorzystaniem z usług naszej firmy, oferującej wynajem kopiarek biurowych Konica Minolta. Specjaliści pomogą ściśle określić potrzeby i, co za tym idzie, również koszty codziennej pracy takiego sprzętu. W ten prosty sposób można nie tylko mieć zapewnioną stałą i fachową obsługę urządzenia biurowego, ale także obniżyć koszty związane z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej. Rozwiązanie problemu obniżania kosztów jest w zasięgu ręki, już dziś można skontaktować się z nami w tej sprawie.