Kserokopiarki, drukarki i urządzenia wielofunkcyjne to podstawowe wyposażenie biurowe każdej firmy. Mniejsze przedsiębiorstwa decydują się często na urządzenia używane, głównie poleasingowe kserokopiarki i drukarki. Pozwala to na znaczne obniżenie kosztów, poleasingowe urządzenia biurowe w dobrym stanie nie cechują się przy tym niższymi walorami użytkowymi. Nowe urządzenia biurowe wyróżnia jednak nowocześniejsze oprogramowanie i wiele nowych, przydatnych funkcjonalności. W mniejszych firmach doskonale sprawdzają się również tak nowe, jak i używane urządzenia wielofunkcyjne, stanowiące połączenie drukarki z kserokopiarką, skanerem lub faksem.
Kserokopiarki nowe i poleasingowe - Główne zalety i wady
Kserokopiarki poleasingowe pochodzą zazwyczaj z wyposażenia dużych firm. Są to najczęściej urządzenia, które nie były intensywnie eksploatowane. Sklepy oferują wyłącznie urządzenia pozbawione wad i uszkodzeń, stale serwisowane, które przed sprzedażą przechodzą przeglądy techniczne. Urządzenia używane cechuje więc wysoka jakość, większość z nich pozbawiona jest nawet najdrobniejszych uszkodzeń. Ich wadą jest natomiast brak najnowocześniejszych rozwiązań technicznych i optymalizacji. Przeważnie możliwa jest jednak stała aktualizacja oprogramowania.
Firmy zainteresowane nowoczesnymi, bogatymi funkcjonalnościami wybierają natomiast nowe drukarki i kserokopiarki biurowe. Szczególnie popularna jest w ostatnich latach zdalna obsługa urządzeń za pomocą smartfonów. Jest to rozwiązanie nie tylko wygodne, ale także bogate w możliwości konfiguracyjne. Czynnikiem, który może skłaniać do zakupu nowego urządzenia jest również szybki rozwój techniki graficznej i oprogramowania. Nowa drukarka biurowa umożliwia wydruki najwyższej jakości - dotyczy to szczególnie materiałów graficznych. Istotna jest również możliwość współpracy z nowo tworzonymi programami biurowymi, co w przypadku starszych drukarek i kserokopiarek poleasingowych może być trudniejsze.
Dzierżawa i leasing drukarek i kserokopiarek biurowych
Prócz zakupu nowych i poleasingowych urządzeń biurowych korzystną opcją jest także dzierżawa. W przypadku prostego modelu kserokopiarki lub drukarki cena wynajmu nie powinna przekroczyć 100 złotych. Wynajem bardziej zaawansowanych urządzeń jest droższy, tylko pozornie są to jednak rozwiązania kosztowne. W przypadku wynajmu nie ponosimy zazwyczaj kosztów podstawowych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczeń, dodatkowego oprogramowania i serwisowania sprzętu. Wynajem jest opłacalny zwłaszcza, gdy potrzebne nam są na krótki okres czasu specjalistyczne drukarki i kserokopiarki biurowe o zaawansowanych funkcjach (np. bardzo wysoka jakość grafiki, szczególnie duża ilość kopii lub zastosowania informatyczne i internetowe). Szczególnie korzystna jest także długookresowa dzierżawa drukarek i kserokopiarek.
Zakup nowych urządzeń biurowych nie musi być przy tym drogi: tak jak w przypadku innych rodzajów wyposażenia firmowego, na znaczne obniżenie kosztów pozwala np. leasing drukarek i kserokopiarek. Do zalet leasingu należy nie tylko korzystne finansowanie oraz możliwość odpisów podatkowych. Istotna jest także rozszerzona obsługa techniczna i administracja urządzeniami.
Często przy zakupie i wynajmie urządzeń możemy liczyć na dodatkowe korzyści, w tym atrakcyjne rabaty cenowe oraz bonusy i dodatki do sprzętu. Dotyczy to zwłaszcza zakupu większej ilości sprzętu biurowego. Do bonusów należą bezpłatne części zamienne i materiały eksploatacyjne (np. tusze, bębny do drukarek). Duże znaczenie mają także eksperckie porady techniczne związane z obsługą drukarek i kserokopiarek.
Jaką kserokopiarkę wybrać do biura? Kserokopiarki i drukarki w małych firmach
Małe biuro potrzebuje najczęściej urządzeń łatwych w obsłudze, nie wymagających generowania dużych ilości wydruków i kopii. Najprostsze modele, czyli kserokopiarki i drukarki do zastosowań domowych, nie sprawdzają się w biurach, w tym nawet w tych najmniejszych. Ich eksploatacja w warunkach biurowych jest nieekonomiczna ze względu na szybsze zużywanie się urządzeń, wyższy koszt jednostkowy wydruku lub kopii oraz niższą jakość kopii i wydruków. Zdecydowanie lepiej sprawdzi się tanie urządzenie dedykowane do zastosowań biurowych.
W przypadku małych biur dobrym wyborem są również urządzenia wielofunkcyjne. Stanowią one jednocześnie drukarki, kserokopiarki, skanery i faksy. Wiele z nich umożliwia także sortowanie, zszywanie i dziurkowanie dokumentów biurowych, a nawet ich laminowanie. Niekiedy w skład zestawu wchodzi także podstawowa niszczarka dokumentów. Każde współczesne urządzenie biurowe powinno mieć możliwość pracy w sieci. Umożliwia to nie tylko pracę zespołową i współpracę z podmiotami zewnętrznymi, ale także porządkowanie dokumentów oraz ich archiwizowanie. Funkcje sieciowe drukarek i kserokopiarek są więc istotne także w przypadku firm prowadzonych jednoosobowo.
Podstawowymi kryteriami wyboru drukarek i kserokopiarek do biura pozostają jednak jakość wydruku, szybkość wydruku oraz jego cena jednostkowa. Parametry te są przy tym lepsze w nowych urządzeniach: zakup nowej drukarki lub kserokopiarki może więc okazać się bardziej korzystny cenowo, niż drukarki i kserokopiarki używane. Nie kierujmy się jednak przy zakupie samą ceną urządzeń: w przypadku drukarek i kserokopiarek równie istotna jest cena materiałów eksploatacyjnych, a także koszt ich serwisowania. Pamiętajmy też, że wyższą jakością wydruku cechują się drukarki laserowe - zwłaszcza w przypadku zdjęć i innych materiałów graficznych. Jeśli jednak zależy nam bardziej na szybkości drukowania, klasyczna drukarka atramentowa jest wciąż lepszym i zazwyczaj bardziej ekonomicznym rozwiązaniem.
Jeśli nie wiemy, którą kserokopiarkę lub drukarkę wybrać, warto też skonsultować się ze specjalistami: doświadczeni pracownicy sklepu pozwolą nam dobrać urządzenie o właściwych parametrach technicznych w interesującym nas przedziale cenowym.
Urządzenia Konica Minolta do zastosowań biurowych
Spośród urządzeń dla małych biur polecić można zwłaszcza linię drukarek, kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych Konica Minolta Bizhub. Zaprojektowane są one właśnie w celu spełnienia potrzeb mniejszych i średnich firm, wskazuje na to już sama nazwa "bizhub". Producent określa je jako "centra obiegu dokumentów" biurowych. Urządzenia wielofunkcyjne Konica Minolta Bizhub są też dobrze dostosowane do ochrony danych osobowych, spełniają wymagania RODO. Kserokopiarka Konica Minolta pozwala na identyfikację i zabezpieczenie informacji o klientach i obsługujących urządzenie pracownikach. W wielu firmach drukarki i kserokopiarki spełniające wymagania RODO są konieczne ze względów prawnych. Urządzenie wielofunkcyjne z linii Konica Minolta Bizhub wyróżniają rzadkie i niezwykle przydatne w zastosowaniach biurowych funkcjonalności, nieobecne w urządzeniach przeznaczonych do użytku domowego.
Konica Minolta Bizhub c224e to urządzenie umożliwiające bardzo szybki wydruk, z wieloma interesującymi opcjami. Należą do nich rozszerzona obsługa plików PDF wraz z przeszukiwaniem plików PDF, różne moduły pracy (np. moduł faksu, moduł sieci bezprzewodowej, moduł zdalnego panelu Android), czy też druk kodów kreskowych, czcionek Unicode i czcionek OCR. Nie trzeba się przy tym obawiać, że w przypadku urządzeń bardziej zaawansowanych jak Konica Minolta Bizhub c224e sterowniki, instrukcje i sama obsługa kserokopiarki będą dla nas problemem - tak w przypadku urządzeń nowych, jak i używanych dobry sklep świadczy kompleksową pomoc specjalistyczną. Aktualizacje oprogramowania ułatwia dobrze przygotowane przez Konica Minolta centrum pobierania sterowników, aktualizacji, instrukcji i materiałów pomocniczych.
Konica minolta c364 to niezwykle wygodne urządzenie: obsługa kserokopiarki jest łatwa dzięki dołączonym aplikacjom, sterowanie możliwe jest więc mobilnie, za pomocą telefonów komórkowych. Umożliwia to wykonywanie wszystkich zadań zdalnie, ułatwiając pracę biurową na odległość tak pracownikom firm, jak i ich właścicielom. Pozwala ona także na automatyzację specjalistycznych zadań związanych w prowadzeniem firmowych stron internetowych, np. skanowanie do FTP. Godnym polecenia modelem dla biur jest także Bizhub 250.