Obsługa urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek, niezależnie czy jest to kopiarka poleasingowa, nowy sprzęt czy też urządzenie wzięte w dzierżawę, będzie intuicyjna tylko po zapoznaniu się z podstawowymi pojęciami związanymi z tego rodzaju sprzętem. Każda branża operuje bowiem terminologią właściwą wyłącznie dla znawców tematyki. Warto więc mając na wyposażeniu kserokopiarki biurowe oraz inny sprzęt drukujący, poznać pojęcia z tego segmentu. Poniżej znajduje się więc słownik pojęć związanych z całą tematyką dotyczącą urządzeń drukujących, który rozjaśni nieco obsługę kserokopiarek i innych maszyn. Słownik zawiera podstawowe hasła, opisane w jasny, prosty i przystępny sposób, który będzie zrozumiały także dla osób zupełnie nieznających tematu.
Kategoria pojęć nr 1 - Rodzaje drukarek
Drukarka atramentowa - jest to urządzenie, które drukuje dzięki umieszczeniu na papierze małych kropli specjalnego atramentu, dedykowanego dla danego rodzaju drukarki i jej modelu. Zaletą tego rodzaju urządzeń jest wysokiej jakości druk w kolorze. Ogromną ich wadą jest jednak bardzo wolna praca, zwłaszcza jeśli drukowane są jakiekolwiek większe grafiki. Inną wadą jest wysoki koszt eksploatacji, bowiem zwykle sama cena drukarek jest bardzo niska, co ma jednak swoje konsekwencje właśnie w dosyć drogich cenach materiałów eksploatacyjnych. Drukarki te sprawdzają się właściwie wyłącznie do użytku osobistego, głównie z uwagi na wolną pracę i małą wydajność tuszy.
Drukarka igłowa - jest to urządzenie, które swoją pracę opiera na wykorzystywaniu taśm barwiących i głowicy, która porusza się we wszystkie strony względem kartki. Drukarki te nie są obecnie zbyt popularne. Zwykle są one jeszcze wykorzystywane do druku faktur, z uwagi na możliwość drukowania kilku kopii jednocześnie na papierze samokopiującym.
Drukarka laserowa - jest to urządzenie, które drukuje dzięki umieszczeniu na papierze cząstek tonera. Rozgrzewany toner wprasowuje się w kartkę. Do pracy urządzenia te wykorzystują diody LED lub światło lasera. Ten rodzaj urządzeń charakteryzuje się wysoką jakością druku, a przede wszystkim niezwykłą szybkością. Wydrukowane treści nie rozmazują się i nie rozpływają pod wpływem wody. Wadą drukarek laserowych jest dość głośna praca. Urządzenia te sprawdzają się w biurach, gdzie zapotrzebowanie na wydruk jest bardzo duże.
Kategoria pojęć nr 2 - Urządzenia wielofunkcyjne
Urządzenia wielofunkcyjne (MFP) - jest to sprzęt, który w jednym urządzeniu posiada wiele możliwości - drukowania, kopiowania, skanowania oraz faksowania. Urządzenia tego rodzaju mogą pracować niezależnie, spełniając wówczas funkcję kopiarki lub faksu, a także współpracować z komputerem, co pozwoli korzystać z funkcji drukowania i skanowania. Urządzenia wielofunkcyjne z uwagi na rozwój technologii mogą mieć małe gabaryty lub bardzo duże rozmiary. Te mniejsze cechują się też mniejszą wydajnością, zwykle są to też urządzenia atramentowe, rekomendowane do użytku domowego. Te większe zwykle swoją pracę opierają o używanie tonerów, przez co są znacznie bardziej wydajne i rekomendowane do używania w biurach, firmach i urzędach.
Kategoria pojęć nr 3 - Rodzaje wkładów
Kartridż - kaseta z atramentem to część wykorzystywana w przypadku drukarek atramentowych lub mniej wydajnych urządzeń wielofunkcyjnych. Atramenty występują w czterech podstawowych kolorach - C (Cyan), M (Magenta), Y (Yellow), K (Black) lub jako jeden pojemnik łączący trzy podstawowe kolory – R (Red), G (Green), B (Blue). Tusze mogą być oryginalne lub zamienne.
Toner - kaseta z tonerem to część wykorzystywana w przypadku drukarek laserowych oraz bardziej wydajnych urządzeń wielofunkcyjnych. W kasecie znajduje się proszek o różnym zabarwieniu - C (cyan), M (magenta), Y (yellow), K (Black). Tonery mogą być oryginalne lub nieoryginalne. Ważną informacją jest, iż w niektórych modelach jeśli urządzenie zostanie już zasypane proszkiem oryginalnego lub nieoryginalnego tonera, to możliwość przejścia na jego inny rodzaj będzie dostępna tylko po wyczyszczeniu modułu wywołującego. W przeciwnym razie proszek może powodować na kartce nieestetyczna czarne plamy.
Toner startowy - kupując urządzenie drukujące zwykle posiada ono zainstalowaną już kasetę. Wystarcza ona jednak najczęściej na maksymalnie połowę deklarowanej wartości wydrukowanych kopii.
Kategoria pojęć nr 4 - Poszczególne części
Automatyczny Podajnik Dokumentów (ADF) - nie jest to niezbędna część urządzenia drukującego, niemniej jednak z jego pomocą możliwe jest kopiowanie ciągłe, bez konieczności ręcznego i bieżącego skanowania dokumentów na szybie skanera. Rozwiązanie to zdecydowanie usprawnia pracę, dlatego kserokopiarki biurowe bezwzględnie powinny zostać wyposażone w ten element. Po załadowaniu całego pliku oryginałów, urządzenie samo wygeneruje kopie.
Automatyczny Odwracający Podajnik Dokumentów (ARDF) - to również nie jest rzecz absolutnie niezbędna, niemniej jednak jak najbardziej przydatna. ARDF to bowiem nieco rozbudowana wersja ADFu. W tym przypadku możliwa jest jednak praca dwustronna. Działanie to odbywa się za pomocą dwóch skanerów, które działają jednocześnie i w jednym momencie skanują oryginał z dwóch stron.
Bęben - jest to jeden z ważniejszych elementów kserokopiarki, bowiem bez niego wydruk jest całkowicie niemożliwy. Kupując więc kopiarki używane warto sprawdzić stan każdej części, a zwłaszcza bębnów. Jego funkcją jest przechowywanie przyszłego obrazu, jaki znajdzie się na kartce papieru. W przypadku kolorowych urządzeń występują cztery zespoły bębnów, każdy adekwatny do danego koloru tonera.
Czip tonera - niewielkich rozmiarów naklejka umożliwia komunikację tonera z urządzeniem. Za jej pomocą drukarka lub MFP rozpoznaje instalację nowego tonera.
Fuser - jest to element zbudowany z jednego lub dwóch wałków, którego funkcją jest utrwalenie tonera na kartce papieru pod wpływem działań termicznych.
Fuser Gear - jest to zębatka, której funkcją jest wprawianie w ruch modułu fusera.
Głowica drukarki - jest to niezbędny element drukarki atramentowej, bowiem to ona porusza się w drukarce przenosząc kropelki atramentu na papier, tworząc jednocześnie wydruk. Głowice mogą stanowić element drukarki, ale również mogą być częścią zasobnika atramentu. Często przyczyną awarii drukarek atramentowych jest zaschnięta głowica. Warto dlatego minimum raz w tygodniu generować wydruk, co nie dopuści do takiej sytuacji.
Heating lamp - jest to element odpowiedzialny za wytworzenie temperatury niezbędnej do prawidłowego utrwalenia proszku z kasety tonera na kartce papieru.
Łożysko wałka - jest to element urządzenia, który jest wytrzymały na wysokie temperatury i wszelkiego rodzaju odkształcenia. Jego funkcją jest dbałość o odpowiedni ruch innego elementu jakim jest wałek dociskowy.
Pickup Roller/ Feed Roller – jest to rolka o chropowatej powierzchni, której funkcją jest pobieranie kartek z podajnika. Element ten może ulec zabrudzeniu, zwłaszcza w miejscach narażonych na pył i kurz. Konieczne jest wówczas czyszczenie tego elementu. W niektórych przypadkach, kiedy rolka się przetrze niezbędna jest jej wymiana.
Pressure roller - jest to gumowy wałek o pomarańczowym zabarwieniu, który odpowiada za prawidłowe dociśnięcie kartki papieru do fusera. Brak tej części lub jej uszkodzenie powoduje, iż toner nie może się utrwalić, a druk staje się niemożliwy.
Separator - jest nieodłącznym elementem pickup roller/ feed roller, bowiem jest to element odpowiedzialny za czuwanie nad pobieraniem pojedynczych kartek. Jeśli w momencie drukowania pobierana jest więcej niż jedna kartka, niezbędna jest wymiana tej właśnie części.
Thermistor - jest to czujnik, którego funkcją jest mierzenie aktualnej temperatury z jaką pracuje urządzenie.
Transfer roller - gąbkowaty materiał, którego funkcją jest przenoszenie tonera z bębna na kartkę.
Upper - jest to teflonowy wałek, którego funkcją jest wtapianie tonera w kartkę. Element ten działa w porozumieniu z fuserem.