Jeśli prowadzisz niewielką firmę lub biuro, nie potrzebujesz zapewne najbardziej wydajnego sprzętu dostępnego na rynku. Dotyczy to wielu kwestii, również urządzeń drukujących. Zakup urządzenia za kilka, a nawet kilkanaście tysięcy, takiego jak bizhub 4050i będzie racjonalny w przypadku szerszej eksploatacji sprzętu – nie zaś dwu- lub trzyosobowej firmy znajdującej się w prywatnym mieszkaniu. Tańsze urządzenie, nieposiadające tak wielu zaawansowanych funkcji w zupełności Ci wystarczy. Skupmy się zatem dziś na tych nieco mniejszych, tańszych urządzeniach drukujących i spróbujmy odpowiedzieć sobie na pytanie, jaką kserokopiarkę do małego biura należy wybrać.
Jakie parametry wziąć pod uwagę?
Aby wybrać skuteczne urządzenie, które sprawdzi się w Twoim biurze, powinieneś realnie ocenić swoje potrzeby. Jeżeli masz wybrać model o nieco ograniczonych możliwościach w porównaniu do najdroższych sprzętów dostępnych na rynku, to należy dobrze przeanalizować, z czego możesz zrezygnować, a co przyda Ci się podczas codziennej pracy w biurze.
Wydajność
Na pewno powinieneś zwrócić uwagę na wszelkie parametry określające wydajność kserokopiarki, takie jak ilość arkuszy drukowanych na minutę oraz ich ilość w skali miesięcznej, jaką może przepracować dany model. Na pewno jesteś w stanie oszacować takie dane – wiesz, czy zamierzasz korzystać z kserokopiarki okazjonalnie, czy jednak zajdzie potrzeba wydrukowania kilkudziesięciu stron każdego dnia.
Rodzaj urządzenia
Z funkcjami, jakie ma mieć Twoje urządzenie drukujące, wiąże się tak naprawdę rodzaj sprzętu drukującego, po jaki sięgniesz. Możesz wybrać zwykłą drukarkę, urządzenie wielofunkcyjne, czy też profesjonalną kserokopiarkę do firmy. Ocenić należy, czy potrzebujesz jedynie możliwości drukowania, czy też skanowania (na firmowe warunki najprawdopodobniej będziesz chciał korzystać z obydwu). Funkcje takie, jak faks, również podwyższają cenę urządzenia, dlatego jeśli nie zamierzasz z niego korzystać, możesz postawić na nieco tańsze modele. Możesz też wybrać kserokopiarkę monochromatyczną, czyli drukującą jedynie w skali szarości. To opcja znacznie tańsza niż drukarki z opcją druku „kolorowego”. Warto z nich skorzystać np. właśnie w małym biurze lub też miejscu w firmie, gdzie nie będą drukowane grafiki i oficjalne dokumenty, wędrujące na zewnątrz firmy, lecz jedynie druki robocze, wewnątrzfirmowe.
Kserokopiarka biurkowa, czy wolnostojąca?
Ceny kserokopiarek uzależnione są od ich funkcji, a co za tym idzie – również ich rozmiarów. Kosztujące dziesiątki tysięcy urządzenia drukujące to tak naprawdę rozbudowane komputery wolnostojące, wymagające zagospodarowania dodatkowej przestrzeni na podłodze w danym miejscu. Jeśli nie potrzebujesz urządzenia tak rozbudowanego i wydajnego, możesz sięgnąć po kserokopiarkę, która nie będzie sprzętem wolnostojącym, lecz nadającym się do postawienia na biurko. Nie oznacza to, że musisz rezygnować z jakości druku, ponieważ modele takie produkowane są nawet przez najbardziej znanych producentów urządzeń drukujących, jak np. Konica Minolta. Mniejsza kserokopiarka wcale nie oznacza, że będziesz musiał sięgnąć po sprzęt nieprofesjonalny, czy zapewniający niską jakość wydruków.
Format wydruku
Bez wątpienia w małym biurze nie będziesz potrzebować też urządzenia obsługującego wszelkie możliwe formaty papieru. Gdy w grę wchodzą jedynie najprostsze wewnątrzfirmowe dokumenty, zapewne korzystać będziesz głównie z formatu A4. W zupełności wystarczą Ci zatem najtańsze urządzenia, jakie znajdziesz w naszym sklepie. Nawet one nie będą jednak ograniczać Cię do jednego formatu papieru, gdyż przeważnie mają możliwość wydruku na kartkach o rozmiarze do formatu A3.
Materiały eksploatacyjne
Podczas wyboru urządzenia drukującego do małej firmy lub biura, powinieneś wziąć pod uwagę rodzaj materiałów eksploatacyjnych, z jakich korzysta dany sprzęt. Główną ideą naszej analizy jest przecież obniżenie kosztów związanych z korzystaniem z Twojej nowej kserokopiarki i uniknięcie przepłacenia za urządzenie, z którego możliwości nie będziesz w pełni korzystać. Cóż Ci zatem przyjdzie z niskiej ceny samej drukarki, jeśli nie będziesz mógł do niej w łatwy sposób dostać tanio materiałów eksploatacyjnych? Sprawdź zatem, czy produkty danego producenta są bez problemu dostępne w sklepach lub też zapoznaj się z informacjami na temat możliwości stosowania zamienników w danym modelu. Zamienniki tuszów lub tonerów nie muszą bowiem obniżać jakości druku, a mogą znacząco wpłynąć na obniżenie kosztów eksploatacji danego urządzenia.
Nowe czy poleasingowe?
Popularnym rozwiązaniem stosowanym w ostatnim czasie w wielu firmach jest zakup urządzeń poleasingowych. Kupując samochód, często decydujemy się na opcję auta używanego, nie z salonu, przez co obniżamy koszty zakupu, nie tracąc zbytnio na jakości – z maszyny takiej można korzystać z powodzeniem jeszcze przecież latami. Dlaczego by nie zastosować takiego samego rozwiązania w przypadku urządzeń komputerowych i sprzętów takich, jak drukarki i kserokopiarki? Jest to bardzo dobry sposób na to, aby obniżyć koszty zakupu urządzeń do swojej firmy. Jest jeszcze jedna zaleta takiego wyboru. Bardzo często za tę samą cenę możesz wybrać lepszej jakości urządzenie poleasingowe od nowego, na jakie mógłbyś sobie pozwolić tym samym kosztem. Opcja poleasingowa zwiększa zatem dostępność wysokiej jakości, nawet najnowocześniejszych urządzeń drukujących dla mniejszych firm, niedysponujących tak dużymi możliwościami i budżetem, aby móc pozwolić sobie na gruntowną wymianę sprzętu co kilka lat i zakup najnowocześniejszego w sklepie. Jeśli wybierzesz używane kopiarki od zaufanego sprzedawcy zajmującego się sprzętem poleasingowym, będziesz mógł liczyć na gwarancję oraz profesjonalne usługi serwisowe, nieróżniące się niczym od tych, jakie miałbyś do dyspozycji, wybierając nowy sprzęt. Wbrew pozorom, wybór urządzenia używanego, nie musi zatem oznaczać automatycznej zgody na mniejszą wydajność sprzętu, zakup urządzeń z usterkami, czy też gorszej jakości obsługę niż ta, z którą spotkałbyś się przy zakupie nowej drukarki.
Polecane urządzenia
Wiele sprzętów klasy zgodnej z tym, co opisywaliśmy powyżej, dostosowanych do warunków pracy w małych firmach i biurach, dostępnych jest w naszej ofercie. Są to m.in. Konica Minolta C35 oraz bizhub 4050. Pomimo stosunkowo niewielkich kosztów, są to modele znacznie przewyższające technicznie domowe drukarki. Bez problemu sprawdzą się one w Twojej firmie. Nie są to maszyny o największych gabarytach, lecz pozostają one urządzeniami wielofunkcyjnymi, nieograniczającymi Cię jedynie do samego drukowania dokumentów. Z łatwością postawisz je na biurku lub szafce w pokoju biurowym, bez konieczności rezerwowania dla kserokopiarki dodatkowej ilości miejsca podczas urządzania całego biura.
Sprawdź rozwiązania dla małych biur dostępne w naszej ofercie. Jeśli wybierzesz urządzenia wysokiej jakości od sprawdzonego producenta, wcale nie będziesz musiał wydawać na swoją kserokopiarkę dużych pieniędzy, a z powodzeniem posłuży ona w Twojej firmie przez wiele lat.