Drukarki i kserokopiarki to jedne z najważniejszych urządzeń w nowoczesnym biurze. I nie tylko tam, bo są również integralną częścią każdego sklepu, czy nawet gospodarstwa domowego. Ich możliwości nie sprowadzają się już dziś tylko do kopiowania treści. Nowoczesne sprzęty tego typu łączą w sobie cechy drukarki, skanera, kopiarki, faksu, a nawet dysku pamięci, co sprawia, że bez nich każda praca stałaby się o wiele trudniejsza, a może nawet niemożliwa.
Wielofunkcyjność kserokopiarek jest wielką zaletą dla firm, które muszą przecież dbać oszczędzanie kosztów. Jedna kserokopiarka może bowiem znakomicie zastąpić kilka urządzeń innego typu, które potrafią wykonywać tylko jedną z wielu biurowych czynności. Jej zakup pod kątem długofalowym jest oszczędnością dla firmy, ponieważ zwraca się bardzo szybko dzięki niskim kosztom eksploatacji w przeliczeniu na liczbę kopii dokumentów, które można dzięki niej przygotować. Jest też druga możliwość, a mianowicie wynajem sprzętu. Jest to tańsze rozwiązanie, tym bardziej dla dopiero zaczynających firm, które muszą liczyć się z często niewielkim budżetem. Jedno i drugie rozwiązanie będzie miało swoje wady i zalety. Warto się zastanowić, które z rozwiązań sprawdzi się w naszej firmie. Pomoże nam w tym poniższy artykuł, w którym przedstawiono plusy i minusy każdego z nich.
Zalety dzierżawy drukarek
W czasach, kiedy firmy chcą w jak największym stopniu zminimalizować koszty, warto szukać rozwiązań, które pomogą im to osiągnąć w prosty sposób. Dzięki leasingowi drukarek unikamy przestarzałych technologii. Jeżeli opieramy się na wysoce wyspecjalizowanym sprzęcie, to mamy możliwość natychmiastowego korzystania z jego zaawansowanych możliwości i jesteśmy na bieżąco z nowinkami technicznymi. Daje nam to przewagę na konkurencyjnym rynku.
Korzyści finansowe
Korzyści płynących z dzierżawy urządzeń biurowych jest wiele. Najistotniejsza z nich to możliwość dokonania znacznych oszczędności w porównaniu z zakupem sprzętu na własność. Dzierżawa wymaga małych nakładów własnych środków finansowych, pozwala uzyskać firmom sprzęt na niskich kosztach początkowych i daje możliwość spłaty sprzętu w równych, miesięcznych ratach, co ułatwia zaplanowanie wydatków w firmie. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie musimy brać pożyczki na drukarki. Nasza firma zachowuje zdolność kredytową. To szczególnie istotne dla małych przedsiębiorstw, młodych firm, start-upów oraz uczących się biznesu przedsiębiorców, którzy stawiają pierwsze kroki w prowadzeniu firmy i chcą zmniejszać wydatki, by co miesiąc móc cieszyć się płynnością finansową. Dzierżawa kserokopiarki zmniejsza ryzyko pojawienia się nieprzewidywalnych, nowych inwestycji, takich jak na przykład konieczność zakupu nowej drukarki z powodu awarii obecnej. Jeśli wybierzemy dzierżawę, drukarka pozostanie naszą własnością przez cały okres trwania umowy. Dodatkowo, współpraca z dostawcą to również dostęp do serwisu, dzięki czemu nie musimy na własną rękę poszukiwać osoby, która będzie w stanie naprawić naszą drukarkę.
Pełen serwis
Pozostając przy naprawach nie należy zapominać o tym, że nawet w sytuacji awarii otrzymamy wsparcie od dostawcy sprzętu. Umowy, jakie podejmujemy z firmami zajmującymi się tymi kwestiami, standardowo zawierają zapis, gwarantujący sprawność techniczną urządzenia przez cały okres trwania kontraktu. Przykładowo firma ForCopy zapewnia pełną opiekę serwisową, dostawy materiałów ekploatacyjnych oraz szkolenia pracowników i wspracie IT. Dla najbardziej wymagających klientów jest dostępny serwis całodobowy. Istnieje możliwość przetestowania drukarki podczas miesiąca próbnego, co pozwoli sprawdzić, czy sprzęt jest idealnie dopasowany do naszych potrzeb.
Wracając do kwestii fiannsowych, warto wspomnieć, że dzierżawiąc drukarkę, nie powiększamy listy środków trwałych, a jej nabycie w takim modelu zmniejsza wysokość podatku dochodowego firmy, ponieważ wszystkie wydatki związane z obsługą umowy są uznawane za koszty uzyskania przychodów. Takie rozwiązanie ma swoje plusy również w momencie, kiedy nie wiemy jak dalej biznes będzie skalowany i czy bedziemy inwestować w wyposażenie biura, aby była wystarczająca ilość sprzętu, a jednocześnie nie było go za dużo. W ostatnim czasie dzierżawa wypiera inne rozwiązania, takie jak leasing czy też wspomniany zakup drukarki na własność.
Komfort pracy
Kolejnym powodem do wyboru opcji dzierżawy drukarki jest komfort pracy na najbardziej zaawansowanym i profesjonalnym sprzęcie, jaki dostępny jest na rynku. Firmy z zakresu automatyki biurowej, oferujące takie rozwiązania posiadają modele najnowszej generacji. Regularne konserwacje zagwarantowane umową sprawiają, że drukarki mają dłuższą żywotność niż w przypadku standardowych produktów elektroniki użytkowej, które nie podlegają regularnemu przeglądowi. Wyposażenie biura w najwyższej klasy technologie to także doskonały argument dla przyszłych pracowników, którzy będą rozważać, czy podjęcie pracy w naszej firmie to dobry wybór. Tym bardziej że obecnie dostęp do sprawnych, nowoczesnych i łatwych w obsłudze kserokopiarek jest standardowym rozwiązaniem, bez którego pracownicy powoli nie wyobrażają sobie życia. Współcześnie, profesjonalne sprzęty biurowe stanowią również element wyposażenia wnętrz każdego eleganckiego biura, na co z pewnością zwracają uwagę klienci odwiedzający firmę.
Wady dzierżawy drukarek
Z pewnością jest więcej zalet niż wad dzierżawy kserokopiarek. Jako minus tego rozwiązania można wskazać takie potencjalne sytuacje, kiedy liczba użytkowników jest niedokładnie oszacowana. Firmy podpisują sztywne umowy i kiedy się rozwijają, okazuje się, że w biurze jest sprzęt dla za małej liczby pracowników. Zdarzają się również odwrotne sytuacje. Właściciel przecenia to, czego potrzebuje w drukarce i kończy z niepotrzebnie kosztownym sprzętem. W tej drugiej sytuacji możemy się jednak cieszyć, że nie kupiliśmy niepotrzebnie drugiego sprzętu i przedłużając umowę dzierżawy zmienić nasze potrzeby.
Z pewnością największą zaletą zakupu własnej drukarki jest fakt, że stajemy się wyłącznymi posiadaczami danego urządzenia, możemy nim dysponować jak chcemy i mamy do niego wszelkie prawa. O ile dla jednych ten fakt jest zaletą, inni mogą to postrzegać nieco inaczej. Własność to bowiem również większa odpowiedzialność i praca związana z nią - to często konieczność ponoszenia wszelkich kosztów eksploatacyjnych, również za prace serwisowe.
Wynajem kserokopiarek – korzystne rozwiązanie
Dzierżawa kserokopiarek, zamiast zakupu nowego sprzętu, jest coraz częściej wybieranym rozwiązaniem nie tylko przez firmy, które są na początku drogi działalności biznesowej i starają się minimalizować koszty. Jest to rozwiązanie nie tylko bardziej ekonomiczne, ale i wygodniejsze – firma wynajmująca zapewnia serwis, konserwację i przegląd sprzętu, a także dostawy materiałów eksploatacyjnych. Dzięki temu odpowiedzialność za sprzęt jest zdjęta z pracowników i mogą oni bardziej wydajnie pracować przy pomocy nowoczesnego, profesjonalnego i idealnie dopasowanego do potrzeb biura sprzętu.
Dzierżawa sprzętów biurowych do świetne rozwiązanie dla firm, których działalność wymaga pełnego wyposażenia miejsc pracy, ale poszukujących także rozwiązań ograniczających koszty prowadzonej działalności.
Jeśli po zapoznaniu się z tym artykułem dalej zastanawiasz się, którą opcję wybrać zgłoś się do profesjonalistów, którzy doradzą Ci i pomogą wybrać najbardziej ekonomiczne i dopasowane do potrzeb Twojego biura rozwiązanie. Firma ForCopy udzieli Ci wszelkich informacji i przygotuje ofertę dzierżawy wybranego urządzenia na korzystnych dla Ciebie warunkach.