Każda firma, niezależnie od wielkości chce w jak największym stopniu zoptymalizować koszty funkcjonowania biura. Jest to bardzo ważny aspekt w działalności nowoczesnego przedsiębiorstwa. Pojęcie optymalizacji kosztów prowadzonej działalności jest rozumiane jako takie zarządzanie wszelkiego rodzaju opłatami, które w efekcie spowoduje ich obniżenie, bez zmniejszenia jakości funkcjonowania firmy.
Wysokie koszty związane z tworzeniem i obiegiem dokumentów w firmach
Jednym z pierwszych działań, jakie powinniśmy podjąć, chcąc osiągnąć ten efekt, jest wprowadzenie racjonalnego eksploatowania energii, które objawia się między innymi przez ekonomiczne użytkowanie urządzeń. Oprócz oszczędnego korzystania z energii elektrycznej, cieplnej i wodnej, warto zwrócić uwagę również na optymalizację wszelkich urządzeń biurowych, a w szczególności drukarek.
Technologia i digitalizacja zmieniają dzisiejsze biura, ale zadrukowany papier jest w nich wciąż wszechobecny. Niemal we wszystkich przedsiębiorstwach, niezależnie od ich wielkości, czy profilu działalności drukuje się setki stron dziennie, a tysiące dokumentów miesięcznie. Wynika to z faktu, iż obieg papierowych dokumentów w firmie jest często koniecznością. Niewiele osób zdaje sobie sprawę, że koszty druku mają duży wpływ na wynik finansowy firmy czy budżet administracji publicznej. Szacuje się, że koszty związane z tworzeniem i obiegiem dokumentów pochłaniają od 5 do 15 proc. przychodów dużych firm. Koszt druku jest to spory wydatek dla firmy i jednocześnie istotny, a zarazem wciąż niedoceniany obszar, w którym można uzyskać znaczące oszczędności. Wystarczy wprowadzić kilka rozwiązań, które pomogą nam to osiągnąć. W tym artykule dowiecie się, jakie działania podjąć, by obniżyć koszty druku i od czego rozpocząć ten proces.
Audyt pierwszym krokiem do oszczędności
Główny problem leży w tym, że niewiele firm zna i precyzyjnie monitoruje koszty druku. Tymczasem pierwszym krokiem do stworzenia optymalnego systemu wydruku dokumentów w przedsiębiorstwa jest rozpoznanie istniejącego problemu. Mylne postrzeganie kosztów druku głównie poprzez pryzmat ceny zakupu drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych sprawia, że nie mamy pełnego obrazu sytuacji. Należy bowiem mieć na uwadze to, że zakup drukarki czy urządzenia wielofunkcyjnego stanowi zaledwie część całkowitych kosztów związanych z ich eksploatacją.
Żeby wiedzieć, w jaki sposób obniżyć koszty druku w firmie, najpierw musimy wykonać rozpoznanie środowiska drukującego. Chcąc w znacznym stopniu obniżyć koszty związane z drukiem w firmie, warto zacząć od analizy potrzeb i przeglądu posiadanego sprzętu. Każde przedsiębiorstwo może samo wykonać taki wnikliwy audyt, jednak najlepszym rozwiązaniem jest wynajęcie do tego zadania firmy, która w profesjonalny sposób się tym zajmie. Opcja ta jest dostępna w ofercie wielu firm, w tym także w ForCopy, które dostarcza najnowocześniejsze oraz najekonomiczniejsze rozwiązania w zakresie techniki biurowej i jednocześnie gwarantuje kompleksowe wsparcie na każdym etapie realizacji transakcji. Przed zakupem sprzętu przeprowadzony zostaje szczegółowy audyt w firmie, na podstawie którego ocenia się, jakie urządzenie najlepiej sprawdzi się w przedsiębiorstwie.
Bardzo istotne jest zbadanie rzeczywistych potrzeb i wykrycie wszystkich obszarów, w których można wdrożyć oszczędności bez uszczerbku dla jakości, jak również wygody pracy. Przede wszystkim musimy poznać szacunkową liczbę kopii i wydruków, a także zorientować się, w którym momencie występuje największe natężenie pracy w przestrzeni miesiąca, kwartału bądź roku.
Wnioski z audytu
Po wykonaniu audytu firma otrzymuje szczegółowy raport z uwzględnieniem wyników ekonomicznych i projektów zmian. Jest on diagnozą dostosowaną do potrzeb danego przedsiębiorstwa i skłania do głębokiej analizy otrzymanych wyników. Na tym etapie należy podjąć decyzję na przykład o tym, jak należy rozmieścić urządzenia drukujące i kopiujące, aby nie tylko zachować dotychczasową funkcjonalność, a przede wszystkim, aby osiągnąć optymalny efekt przy zminimalizowaniu kosztów. Przykładowo w niewielkich organizacjach, w których pracuje kilka bądź kilkanaście osób w jednym biurze, możemy zmniejszyć liczbę urządzeń poprzez likwidacje zbytecznego sprzętu na rzecz bardziej wydajnej drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego, ponieważ nie zawsze kilka małych drukarek okazuje się tańszych od jednego rozwiązania profesjonalnego. Poza tym w wielu przypadkach okazuje się, że w biurach pracują przestarzałe maszyny, których serwis i eksploatacja dużo kosztuje. Powodem są drogie materiały eksploatacyjne i częste awarie. Często też urządzenia są niedostosowane do potrzeb firmy.
Jednym z błędów, który występuje często w firmach i w znacznym stopniu wpływa na wzrost kosztów druku w firmie, jest utrzymywanie sprzętu różnych producentów. To znacznie podnosi koszty użytkowania urządzeń, ponieważ musimy posiadać spore zapasy niekompatybilnych materiałów eksploatacyjnych i części, a poza tym dodatkowo wiążemy się umowami serwisowymi z kilkoma podmiotami, co jest droższą opcją.
System zarządzania drukiem
W wielu firmach sprawdzi się takie rozwiązanie jak system zarządzania drukiem. Jest to oprogramowanie, które pozwala na zdalne zarządzanie drukarkami. Kontrola urządzeń umożliwia podjęcie działań jeszcze przed identyfikacją problemu przez użytkownika i wpływa na podwyższenie bezpieczeństwa przy przetwarzaniu dokumentów. Tego typu systemy zarządzania drukiem dają firmie wiele korzyści. Umożliwiają m.in. odgórne przyznawanie dostępu do drukarek tylko wybranym pracownikom, określenie limitów wydruków dla danego działu w firmie lub indywidualnego użytkownika albo możliwość druku kolorowego lub A3. Przykładem podnoszenia firmowych kosztów jest udostępnianie możliwości druku kolorowego wszystkim pracownikom, niezależnie od ich faktycznych potrzeb.
Osiągniecie zauważalnych oszczędności
Pamiętajmy również o tym, że nowoczesne urządzenia biurowe mogą stać się podstawą digitalizacji dokumentów w firmie. Proces zamiany dokumentów papierowych na elektroniczne oprócz wymiernych korzyści może usprawnić całość procesów oraz stworzyć podstawę do dalszych innowacji.
Druk to wielowymiarowa kwestia, obecna w każdej firmie. Przyjrzenie się jej bliżej i bardziej uważnie może przynieść wiele konkretnych korzyści dla nas i naszego przedsiębiorstwa. Kiedy szukamy oszczędności w naszym biznesie, mało komu do głowy przychodzi to, że całkiem sporo można zaoszczędzić na druku. Z pomocą audytu w formie rzetelnej i kompleksowej analizy zasobów drukujących możemy uzyskać informację zwrotną i poczynić właściwe kroki ku optymalizacji kosztów.