Czytając naszego bloga, niejednokrotnie mogłeś natknąć się na temat postępującej cyfryzacji i częściowego zastępowania dokumentów w formie drukowanej cyfrowymi. Obieg dokumentów w formie fizycznej na pewno nie zniknie, lecz częściowo wyręczany jest przez sam dostęp do nich za pośrednictwem sieci, czy dysków w chmurze. Coraz większą wagę przykłada się do tego, aby dany plik był łatwy do wykorzystania i w razie potrzeby gotowy do wydruku w dowolnej chwili zamiast składowania wszystkich druków w formie fizycznej nawet, gdy w danej chwili nie jest to niezbędne. Dokumenty cyfrowe nie zastąpią wszystkich dokumentów, ponieważ w pewnych przypadkach jest to po prostu niemożliwe. Część z nich w formie drukowanej, fizycznej, jest po prostu konieczna. O jakich dokumentach mowa? Które ze swoich firmowych dokumentów musisz wydrukować i przechowywać w swoim przedsiębiorstwie?
Dokumenty księgowe
Księgowość firmy jest działem generującym mnóstwo druków w każdej firmie. Wszystkie kwestie dotyczące finansów przedsiębiorstwa muszą być odpowiednio udokumentowane. Czy udokumentowanie musi oznaczać dokument w tradycyjnym, czyli fizycznym rozumieniu? Księgi przychodów i rozchodów, czy też faktury od kilku lat nie muszą być przechowywane w formie fizycznej. Mamy jednak obowiązek ich przechowywania w ogóle. W przypadku faktur wystawionych na papierze możemy po prostu je zeskanować. W tym rodzaju dokumentów najważniejszy jest, wspominany już, swobodny dostęp do nich w razie potrzeby i odpowiednie zabezpieczenie, aby w razie potrzeby móc je wydrukować. Stosy segregatorów z fakturami w Twojej firmie są już zatem zbędne. Przyda Ci się nowoczesna kserokopiarka, która pozwoli Ci na drukowanie z chmury i łatwy dostęp do dokumentów dla uprawnionych osób.
Część dokumentów księgowych wymaga jednak kopii fizycznej. Należą do nich chociażby raporty dobowe i miesięczne z kas fiskalnych, czy ewidencja przebiegu pojazdu przy zatrudnianiu pracowników. Ponadto w fizycznej formie, siłą rzeczy, potrzebować będziesz wszelkich dokumentów księgowych, które wymagają podpisu. Nawet najskuteczniejsze i najnowocześniejsze formy weryfikacji Twojej tożsamości nie są bowiem w stanie wciąż w każdym przypadku zastąpić tej najprostszej, czyli ręcznego podpisu. Księgowość, wbrew pozorom, również dzięki coraz nowocześniejszym kserokopiarkom, także staje się coraz nowocześniejsza. Nacisk z ilości fizycznych druków przenoszony jest w stronę ich bezpieczeństwa, właściwego przechowywania i racjonalnego wykorzystania, gdy zajdzie taka potrzeba. Mimo, iż jest go mniej, druk w księgowości zatem zdecydowanie nie umiera.
Umowy
Podobna zasada, jak ta, o której wspomnieliśmy przed chwilą, dotyczy również wszelkich umów, np. z pracownikami. Tutaj niezbędny jest własnoręczny podpis. Co prawda dąży się do tego, aby elektronicznie zastąpić również nasze podpisy, lecz one są głównie domeną dla spraw urzędowych. Najprostszym sposobem na zawarcie umowy, jest jej tradycyjne podpisanie, a żeby ją podpisać, należy ją oczywiście wydrukować.
Coraz powszechniejszą formą zawierania umów są umowy elektroniczne. Są popularne np. w przypadku podejmowania współpracy z bankami i zakładania kont lub lokat. O ile samo zawarcie takiej umowy w formie elektronicznej jest możliwe, o tyle ewentualne późniejsze egzekwowanie praw może wymagać formy fizycznej dokumentu. Przechowywanie drukowanych umów to najprostszy sposób na udowodnienie zaistnienia danego faktu. W przypadku braku fizycznej umowy, możesz nie wiedzieć np. o rachunku bankowym otwartym nawet przez własnego współmałżonka. Jeśli nie dowiesz się o tym, dużo trudniejsze będzie uzyskanie praw do niego np. po śmierci danej osoby. Papierowa forma umowy to potwierdzenie, które jest w stanie ułatwić wiele formalności z tym związanych. W przypadku umów i innych, ważniejszych dokumentów, możemy w związku z tym poradzić, iż jeżeli nie wiesz, czy posiadanie ich fizycznego egzemplarza jest od Ciebie wymagane, lepiej go posiadać niż zmagać się potem z problemami związanymi z jego brakiem. Można zatem przyjąć zasadę, że nawet mimo posiadania cyfrowej formy, najważniejsze dokumenty firmowe warto również wydrukować.
Urządzenie ksero prędko z Twojej firmy nie zniknie. Przede wszystkim dzieje się tak z powodu konieczności podpisywania dużej ilości dokumentów. Technologia w wielu sprawach ułatwia nam zarządzanie firmowymi drukami, czy ich przechowywanie, jednak najlepszym zabezpieczeniem i weryfikacją dla danego dokumentu wciąż jest własnoręczny podpis i skuteczniejszej, elektronicznej formy jego zastąpienia nie należy się spodziewać.