Dużą popularność zyskują trendy związane z maksymalnym planowaniem swojego czasu i zadań w celu optymalnego zagospodarowania naszej codziennej wydajności. Instalujemy na naszych smartfonach specjalne aplikacje do planowania czasu, rozpisujemy każde zadanie, jakie mamy do wykonania w pracy. Podkreśla się, jak jest to ważne, aby nie zagubić się w naszej codzienności i nie stracić na naszym złym gospodarowaniu czasem, również pod względem finansowym. Czy trendy te można przełożyć na kserokopiarki i inne urządzenia drukujące? Co planowanie i dobra organizacja firmowego druku może przynieść Twojemu przedsiębiorstwu? Sprawdźmy!
Pomyśl, co drukujesz
Podstawowym, może nieco zaskakującym pytaniem, jakie powinieneś postawić sobie na samym początku swoich planów, jest to, do czego właściwie potrzebujesz drukarki w firmie. Odpowiedz, jakiego rodzaju dokumenty są drukowane oraz czy na pewno drukowane być muszą. Możesz w ten sposób dojść np. do wniosku, iż większość Twoich druków to notatki i inne wewnątrzfirmowe, mniej istotne kwestie, bez drukowania których być może mógłbyś się obejść. Może dojdziesz też do wniosku, iż dla przykładu, drukarkę kolorową z Twojego działu księgowego można przenieść w inne miejsce w firmie, gdzie druk kolorowy jest bardziej potrzebny niż w przypadku wydruku faktur. Rozdziel druk kolorowy od monochromatycznego, określ jasno, jakie dokumenty muszą być drukowane. Dzięki temu być może lepiej rozgospodarujesz posiadane już urządzenia drukujące, unikniesz przepłacenia za kserokopiarkę, której nie potrzebujesz, a także oszczędzisz na kosztach druków, które wykonywałeś do tej pory niepotrzebnie. Każdy plan najlepiej rozpocząć od podstawowych wniosków i założeń – nie inaczej będzie w przypadku urządzeń drukujących.
Pomyśl, kto drukuje
Jeśli korzystasz z urządzeń takich, jak Konica Minolta bizhub 4050 lub innych dużych kserokopiarek, najprawdopodobniej nie użytkujesz ich samodzielnie, lecz dzielisz je z innymi współpracownikami. Zachęcamy zatem do dokładnego zastanowienia się nad tym, kto drukuje na danym urządzeniu i jakiego rodzaju są to druki. Po pierwsze, możesz dojść do analogicznych wniosków, jak w poprzednim punkcie i zredukować niepotrzebne wydruki. Po drugie natomiast, możesz w ten sposób zadbać o bezpieczeństwo przepływu danych i dokumentów w firmie. Nowoczesne urządzenia drukujące pozwalają np. na stworzenie indywidualnych kont dla każdej uprawnionej do drukowania osoby, a nawet identyfikacji biometrycznej. To, że Twoja drukarka ma być dostępna dla konkretnej grupy osób, nie oznacza, że ma być dostępna dla każdej osoby, która wejdzie do Twojej firmy. Kradzież dokumentów, czy to w formie fizycznej, czy też cyfrowej, staje się jednym z poważniejszych zagrożeń dla współczesnych przedsiębiorstw, poważniejszych nawet niż wirusy komputerowe. Gorsza organizacja druku w firmie zwiększa prawdopodobieństwo tego, że kolejną ofiarą pod tym względem będzie właśnie Twoja firma. Lepiej organizując pracę na kserokopiarce, nawet jeżeli nie powstrzymasz ewentualnego wycieku danych, będziesz miał większe szanse, aby go wykryć i namierzyć.
Twoje druki zawsze pod ręką
Po wydrukowaniu dokumentów wciąż do rozwiązania pozostaje jeszcze problem odpowiedniego ich przechowywania i dostępności dla odpowiednich osób. Nie zamierzamy jednak w tym miejscu mówić Ci, jakiego rodzaju szafki lub segregatory na firmowe dokumenty powinieneś zakupić. Chcemy zwrócić Twoją uwagę na inny aspekt tego problemu. Coraz ważniejszą funkcją w urządzeniach drukujących jest bowiem możliwość drukowania za pośrednictwem wirtualnych dysków w chmurze. Jest to już niemal obowiązkowy punkt w urządzeniach wchodzących na rynek. W innym miejscu na naszym blogu możesz dowiedzieć się więcej m.in. na temat usługi Google Cloud Print. Co technologia ta przyniesie Ci w praktyce? Koniecznością nie będzie dostęp do drukowanego pliku z fizycznego nośnika – płyty, czy dysku. Drukarka w dowolnym, wybranym przez Ciebie momencie połączy się z dyskiem w chmurze i wydrukuje Twój plik. W ten sposób minimalizujesz ryzyko, że zapomnisz nośnika danych z plikami, które chcesz wydrukować, a także masz możliwość drukowania dokumentów praktycznie w dowolnym miejscu na świecie. Zapomniałeś wydrukować dokumentów przed udaniem się na ważne spotkanie? Żaden problem – wydrukuj je z chmury. Łatwy dostęp do drukowanych dokumentów i ich praktyczna organizacja nie musi zatem oznaczać tworzenia fizycznych archiwów w Twojej firmie, lecz połączenie urządzeń drukujących z najnowszymi, cyfrowymi technologiami. Będzie to dla Ciebie wygodniejsze, szybsze, a także tańsze!
Tak jak w przypadku wielu dziedzin naszego życia, tak też w przypadku druków firmowych plan jest podstawą do Twojego sukcesu. Z nawet pozornie najprostszych, najmniej istotnych wniosków i szczegółów może wyniknąć dla Twojej firmy wiele dobrego. Przekonaj się o tym, organizując druk w swoim przedsiębiorstwie. Pod żadnym pozorem nie ignoruj dobrej organizacji swojej pracy – także na drukarce!