Inni klienci kupili również
Kserokopiarka kolorowa Konica Minolta Bizhub C368
Kserokopiarka kolorowa Konica Minolta Bizhub C368

8 599,00 zł

6 991,06 zł

szt.
Kserokopiarka Konica Minolta Bizhub C308
Kserokopiarka Konica Minolta Bizhub C308

7 999,00 zł

6 503,25 zł

szt.
Kserokopiarka Konica Minolta Bizhub C458
Kserokopiarka Konica Minolta Bizhub C458

12 500,00 zł

10 162,60 zł

szt.
Kolorowa kserokopiarka laserowa Konica Minolta Bizhub C284e
Kolorowa kserokopiarka laserowa Konica Minolta Bizhub C284e

6 400,00 zł

5 203,25 zł

szt.
Kserokopiarka Konica Minolta Bizhub C287
Kserokopiarka Konica Minolta Bizhub C287

5 999,00 zł

4 877,24 zł

szt.

Audyt kosztów wydruku – na czym polega?

Audyt kosztów wydruku – na czym polega?

O tym, jak ważne jest planowanie druku w firmie, czytelnicy naszego bloga mogli przeczytać już niejednokrotnie. Zawsze podkreślamy, jak istotny jest dobór urządzeń, które będą realnie odpowiadały Twoim potrzebom i będą najkorzystniejsze finansowo dla Twojej firmy. Jaką rolę może w takim planowaniu odegrać audyt kosztów wydruku? O tym nasz dzisiejszy wpis.

Audyt – o co właściwie chodzi?

Audyt jest niezależną oceną działania konkretnej sfery danej firmy lub organizacji. Niezależną, więc przeprowadzaną przez podmiot z zewnątrz, nie przez samą firmę, której sprawa dotyczy. Samo pojęcie audytu we współczesnym świecie może kojarzyć się większości naszych czytelników przede wszystkim z audytami finansowymi, w których sprawdza się realny stan finansowy danej jednostki. Na zasadzie analogii można domyślić się, czym może być audyt kosztów wydruku w firmie. Zewnętrzny podmiot ma za zadanie określić, ile kosztuje druk w firmie, jak wykorzystywane są kserokopiarki i inne urządzenia drukujące, jakie są potrzeby przedsiębiorstwa pod względem druku i jak przełożyć otrzymane w ten sposób wnioski na codzienne funkcjonowanie firmy. Tymi zewnętrznymi specjalistami przeprowadzającymi audyty w przypadku kserokopiarek i drukarek są coraz częściej firmy serwisowe, wynajmujące, czy też oferujące urządzenia drukujące.

Etap I – zebranie dostępnych danych

Każda firma, która będzie oferować Ci audyt druku w firmie, będzie mogła oczywiście pochwalić się innymi stosowanymi metodami oraz sposobami pracy. Niezależnie od tego, można jednak wyróżnić kilka podstawowych etapów działań, które muszą znaleźć się w każdym audycie, aby mógł być on skuteczny i mógł dostarczyć Twojej firmie właściwych wniosków. Po pierwsze zatem, z pewnością osoby przeprowadzające audyt postarają się otrzymać od Ciebie informacje, jakie możesz dostarczyć samodzielnie. Już na samym starcie możesz przecież oszacować, ile kosztuje utrzymanie Cię urządzeń drukujących, ile wydajesz na materiały eksploatacyjne, czy też na serwis. Z pewnością zostaniesz też zapytany o wszelkie charakterystyczne dla Twojej firmy zjawiska dotyczące druku. Może to dotyczyć chociażby większego obłożenia drukiem w konkretnych okresach – dla przykładu, w firmach projektujących kalendarze bez wątpienia konieczność drukowania będzie znacznie większa po koniec roku, gdy spływać będą zamówienia na kalendarze od klientów.

Etap II – określenie celów

Na podstawie tych prostych informacji, a także Twojego doświadczenia i odczuć można będzie określić już pierwsze cele audytu kosztów wydruku przeprowadzanego w Twojej firmie. Jeśli zdecydowałeś się na taką usługę, to przecież musi być tego jakiś powód. Zebranie dodatkowo do tego chociażby informacji o kosztach utrzymania urządzeń drukujących, pozwoli lepiej określić te podstawowe założenia. Pierwszym możliwym celem, który prawdopodobnie przychodzi do głowy większości z nas, jest obniżenie kosztów wydruku, do którego miałyby doprowadzić wnioski uzyskane w audycie. Nie jest to jednak jedyny cel, jaki możesz postawić przed sobą i swoją firmą podczas audytu. Chęć ograniczenia wydruków i dowiedzenia się, jak to zrobić, może się wiązać przecież nie tylko z kosztami, lecz też np. z ochroną środowiska, co może być ważne dla Twojej firmy marketingowo i wizerunkowo. Ponadto optymalizacja procesów drukowania może odciążyć dział IT Twojej firmy, zmniejszyć awaryjność urządzeń, podnieść bezpieczeństwo dokumentów, które przez nie przechodzą, czy też nawet sprawić, iż całość procesów druku będzie stanowić wręcz przewagę konkurencyjną Twojej firmy. Na tym etapie wspólnie ze specjalistami przeprowadzającymi audyt określa się więc, do czego audyt powinien doprowadzić Twoją firmę i na czym mają skupić się wnioski, jakie z niego uzyskamy.

Etap III – badania

Kolejny etap to główna część audytu, gdzie badane jest to, jak drukujesz w swojej firmie i zbierane są pogłębione dane. Specjaliści przeprowadzający audyt skupiają się w tym momencie już nie tylko na ogólnych kosztach druku czy serwisu, lecz przyglądają się też przepływowi druków pomiędzy konkretnymi działami, przeprowadzane są konsultacje, czy ankiety z pracownikami, uzyskuje się informacje nie tylko od zarządu lub właściciela firmy, lecz też działów takich, jak marketing, księgowość, czy IT.

Etap IV – analiza i wnioski

Po zakończonej obserwacji tego, co dzieje się w zakresie szeroko pojętego druku w Twojej firmie, należy przejść do dogłębnego przyjrzenia się uzyskanym danym i informacjom. Tutaj do gry wkraczają analitycy, którzy mają za zadanie stworzyć dla Ciebie profesjonalny raport. Dowiesz się z niego, w jaki sposób możesz zrealizować przyjęte na początku cele, poznasz mocne i słabe strony w swojej firmie, a także otrzymasz gotowe propozycje rozwiązań. Może się to wiązać chociażby z zakupem konkretnych sprzętów, instalacją nowego oprogramowania, czy też redukcją urządzeń drukujących i zrezygnowaniem ze starych, nieefektywnych modeli wciąż obecnych w Twojej firmie.

W naszym artykule przedstawiliśmy oczywiście ogólny zarys tego, na czym polega audyt kosztów wydruku i co możesz dzięki niemu osiągnąć. Jak już powiedzieliśmy, każdy specjalista, którego wybierzesz, będzie miał na pewno swoje metody pracy i zaproponuje Ci coś innego. Niemniej jednak audyt wydruku będzie korzystnym rozwiązaniem dla Twojej firmy, w szczególności, gdy zarządzasz większym przedsiębiorstwem, gdzie jedna kserokopiarka to zdecydowanie za mało, a wszelkie koszty związane z obsługą druków mogą być naprawdę duże. W takiej sytuacji ocena specjalisty zajmującego się drukiem na co dzień może pomóc Ci spojrzeć na druk w inny sposób, który będzie w ostatecznym rozrachunku korzystny dla Twojego przedsiębiorstwa.

do góry
Sklep jest w trybie podglądu
Pokaż pełną wersję strony
Sklep internetowy Shoper.pl