Do tego, jak ważne jest bezpieczeństwo danych przechowywanych w komputerach, nie trzeba już chyba nikogo przekonywać. Wszyscy wiemy, że pliki z komputera mogą zostać zniszczone, czy też skradzione. Podobnie myślimy o naszych smartfonach. Czy jednak zdajesz sobie sprawę, że możesz zostać ofiarą kradzieży danych za sprawą nieodpowiednio zabezpieczonej drukarki? Czym w ogóle jest kwestia bezpieczeństwa druku i jak sprawić, aby również nasze drukowanie było bezpieczne? Sprawdźmy.
Problem bezpieczeństwa drukarek
Bardzo poważnie do sprawy bezpieczeństwa druku podeszła w ostatnich latach firma HP, przeprowadzając m.in. szereg badań oraz publikując to, co z nich wynikło. Okazuje się, że tak jak większość z nas obawia się o bezpieczeństwo plików na komputerze, tak zaledwie niecałe 20% ma te same obawy co do używanej drukarki. Jest to oczywiście błędem, ponieważ drukarka, jak wiele innych urządzeń w naszym otoczeniu, jest podłączona do sieci. Oczywiście nie sama drukarka może być potencjalnym celem ataków, lecz to, co za jej pomocą drukujemy i dane, do których można za jej pośrednictwem dotrzeć. Zagrożenia, jakie mogą wyniknąć z niewłaściwie zabezpieczonych urządzeń drukujących to m.in. przechwycenie drukowanych dokumentów przez nieuprawnioną do tego osobę z powodu nieszyfrowania dokumentów podczas drukowania, dostęp niepowołanych osób do ustawień drukarki, a także możliwość nieautoryzowanego użycia urządzenia. Ta ostatnia kwestia była już kilkakrotnie wykorzystywana przez osoby z odpowiednimi umiejętnościami jako przestroga, aby zwrócić uwagę na problem bezpieczeństwa druku. W taki sposób m.in. haker w USA wydrukował treści antysemickie z kilkudziesięciu tysięcy urządzeń na uniwersytetach, przyznając się później, że nie miał złych zamiarów, a kierowała nim właśnie chęć zademonstrowania możliwości hakerskich i niepożądanych skutków, jakie mogą wyniknąć ze słabego zabezpieczenia urządzeń.
Zagrożenia
Powyższy przykład pokazuje skalę niebezpieczeństwa, na jakie jesteśmy narażeni za sprawą nieodpowiednio zabezpieczonych drukarek. Hakerzy mogą sterować urządzeniami drukującymi z dowolnego miejsca na świecie. Wiąże się to oczywiście zarówno z możliwością dostępu do naszej sieci i drukowanych dokumentów, jak też prawdopodobieństwem wykorzystania drukarki zdalnie do drukowania nieautoryzowanych treści, jak w przykładzie powyżej. Gdy wydrukowane zostaną w ten sposób swastyki i treści antyżydowskie, to pewnie problem łatwo zauważymy, gdy jednak dojdzie do drobnych modyfikacji w firmowych dokumentach, wychwycenie ich będzie znacznie trudniejsze, a konsekwencje dla przedsiębiorstwa mogą być ogromne. Poprzez szkodliwe oprogramowanie za pomocą drukarki można dostać się do całej sieci i do komputerów w danym miejscu. Poprzez tak pomijane w kwestiach bezpieczeństwa urządzenie, jak potwierdzają przytoczone na początku dane, istnieje zatem ryzyko, iż osoba niepowołana będzie mieć dostęp praktycznie do całości urządzeń i danych firmy. Bezpieczeństwo druku to jednak nie tylko zaawansowane rozwiązania technologiczne i odpowiednie urządzenia w firmie, lecz też zdrowy rozsądek podczas ich użytkowania. Na wyciek danych i inne niepożądane konsekwencje możemy narazić się przecież nawet przez tak błahą rzecz, jak pozostawienie wydrukowanego dokumentu w drukarce przez dłuższy czas lub eksponowanie urządzenia w miejscu takim, jak korytarz, gdzie może mieć do niego dostęp niemal każdy, również osoby niebędące pracownikami firmy. Jak temu wszystkiemu zapobiec i nie narażać się na podobne zagrożenia?
Jak zabezpieczyć druk w firmie?
- Ochrona sieci. Ten, według wielu niemający nic wspólnego z drukowaniem punkt jest tutaj kluczowy. To od ustawień sieci firmowej zależy, czy ktoś będzie w stanie się do niej włamać i jak wiele na tym zyska. Jeśli w ustawieniach ochrony sieci pominiesz drukarki oraz w dodatku zastosujesz niewystarczające zabezpieczenia, to zostawisz otwartą drogę do ataków właśnie poprzez drukarkę.
- Wysoka jakość urządzeń. Im więcej zaawansowanych funkcji na urządzeniu drukującym, tym lepsza możliwość jego zabezpieczenia. Domowa drukarka, na której praktycznie jedyną opcją jest druk, nie powinna być wyposażeniem firmy, na jakim drukować się będzie ważne dokumenty. Należy więc zastosować odpowiednio wysokiej jakości urządzenia. Polecamy np. Konica Minolta Bizhub C3550i, czy Sharp AR 6020, czyli wielofunkcyjne urządzenia dostosowane do szerokiego zastosowania biurowego.
- Kontrola dostępu. Do drukarki w firmie dostęp powinny mieć określone osoby. Kontrolować można to zarówno w „elektroniczny”, jak też „tradycyjny” sposób. Po pierwsze warto zatem jasno określić, w jakich celach można skorzystać z danego urządzenia i umieścić je tam, gdzie dostęp będzie miał jedynie ściśle określony personel. Bardziej zaawansowane metody to już chociażby systemy uwierzytelniania użytkowników i monitorowanie ich ruchu poprzez kody PIN. czy autoryzację karty użytkownika itp.
- Polityka firmy. Każda firma powinna mieć pod tym względem jasno określone zasady i sposoby działania. Na bezpieczeństwo korzystania z urządzeń biurowych wpływa w znacznym stopniu świadomość i wiedza ich użytkowników, dlatego warto pomyśleć o odpowiednich szkoleniach dla pracowników. Dobrze też, aby firma posiadała osoby odpowiadające za kwestie IT, które będą wiedziały, jak zabezpieczać sieć lub monitorować dostęp do niej, a także, jak reagować w przypadku zagrożenia. Tylko odpowiednie przygotowanie się pod względem merytorycznym i technicznym pozwoli uniknąć zagrożeń i odpowiednio zareagować w razie ewentualnej potrzeby. To, czy będzie to w danej firmie możliwe, zależy więc ogólnie od jej polityki bezpieczeństwa, nakładów finansowych na bezpieczeństwo i poziomu kwalifikacji odpowiedzialnych za te kwestie kadr.
Jeśli myślałeś, że drukarki i kserokopiarki biurowe to urządzenia, które nie wymagają zbyt wiele uwagi, wiedzy technicznej i nie grozi Ci z jej strony żadne zagrożenie, to, jak widać, bardzo się myliłeś. Nie oznacza to też, że zakupienie nowoczesnej drukarki lub kserokopiarki wystarczy, aby drukowane przez Ciebie dokumenty były bezpieczne. Prowadząc firmę, należy głębiej pochylić się nad bezpieczeństwem sieci i podłączonych do niej urządzeń – w tym drukarek, co wymaga nie tylko wysokiej jakości samych urządzeń, ale też wypracowanych rozwiązań i wiedzy technicznej. Nie lekceważ w związku z tym znaczenia drukarki dla bezpieczeństwa druku i przepływu danych w swojej firmie.