Inni klienci kupili również
Kserokopiarka kolorowa Konica Minolta Bizhub C368
Kserokopiarka kolorowa Konica Minolta Bizhub C368

8 599,00 zł

6 991,06 zł

szt.
Kserokopiarka Konica Minolta Bizhub C308
Kserokopiarka Konica Minolta Bizhub C308

7 999,00 zł

6 503,25 zł

szt.
Kserokopiarka Konica Minolta Bizhub C458
Kserokopiarka Konica Minolta Bizhub C458

12 500,00 zł

10 162,60 zł

szt.
Kolorowa kserokopiarka laserowa Konica Minolta Bizhub C284e
Kolorowa kserokopiarka laserowa Konica Minolta Bizhub C284e

6 400,00 zł

5 203,25 zł

szt.
Kserokopiarka Konica Minolta Bizhub C287
Kserokopiarka Konica Minolta Bizhub C287

5 999,00 zł

4 877,24 zł

szt.

Czy kserokopia jest dokumentem, czyli zasady kserowania firmowych druków.

Czy kserokopia jest dokumentem, czyli zasady kserowania firmowych druków.

Tym razem na chwilę odstawiamy same kserokopiarki i inne dostępne w naszej ofercie urządzenia, ponieważ mamy dla Was kolejną odsłonę naszego mini-przewodnika po dokumentach drukowanych w firmach i zasadach obchodzenia się z nimi. Skoro głównym interesującym nas sprzętem jest kserokopiarka, to nie może być wątpliwości, że dokumentami, o których musimy na naszym blogu wspomnieć, są właśnie kserokopie. Czy w świetle prawa kserokopie to dokumenty? Jaki dokument staje się kserokopią? Kiedy powinniśmy je drukować? O tym w dzisiejszym artykule.

Kserokopia – definicja

Sytuacja związana z kopiami dokumentów nie jest, wbrew pozorom łatwa, dlatego musimy wprowadzić sobie podstawowe definicje dotyczące tego tematu. Definicja samej kserokopii jest w interesujących nas dziś zagadnieniach czymś najbardziej oczywistym. Jest to po prostu kopia dokumentu, jaką wykonujemy przy użyciu kserokopiarki. To jednak na tyle z oczywistości. Czy wykonana w ten sposób kopia w znaczeniu potocznym, jest też kopią w znaczeniu prawnym? Jaką moc mają tak naprawdę kserokopie dokumentów, które przechowujesz w swojej firmie i czy na pewno są one Ci potrzebne?

Kopia, kserokopia, odpis

Bardzo często powyższych pojęć niejako mimowolnie używamy zamiennie, nie wnikając w szczegóły definicyjne. W przypadku ważnych dokumentów firmowych, które mogą Ci posłużyć chociażby podczas spraw sądowych ma to jednak niebagatelne znaczenie. Po pierwsze, robiąc kserokopię dokumentów, z pewnością nie tworzysz ich odpisu. Odpisem jest bowiem dokument, w którym oddana jest treść dokumentu oryginalnego, nie zaś cały układ, włącznie z grafiką. Można zauważyć to chociażby na odpisach dokumentów urzędowych, z którymi większość z nas miała w swoim życiu styczność. Są one niejako oszczędniejsze w formie i mają oddać sens dokumentu – nie są więc jego kopią. Kserokopia jest dokładną kopią dokumentu, bez ingerencji w żaden jego element wizualny, czy graficzny. Nie jest jednak kopią w znaczeniu prawnym. Kserując dokumenty w firmie, nie tworzysz kopii umożliwiającej Ci jej wykorzystanie, gdy będziesz musiał dochodzić swoich praw bądź udowodnić coś konkretnemu podmiotowi.

Kiedy kserokopia staje się kopią?

Sam papier, tusz i kserokopiarka nie wystarczą Ci do stworzenia nabierającej mocy prawnej kopii. Czym w związku z tym jest kopia dokumentu? Kserokopia staje się kopią mogącą stanowić dowód w sprawie, gdy jest ona poświadczona przez zgodność z oryginałem. Do poświadczenia kopii potrzebna będzie Ci osoba z zewnątrz, samodzielnie żadnego dokumentu zgodnie z prawem nie poświadczysz. Prawo do wydawania takich poświadczeń ma notariusz lub profesjonalny pełnomocnik danej strony (np. w przypadku umów). Gdy wydrukujesz więc kserokopię stworzonego wcześniej dokumentu, na którym widniały będą podpisy, nie będzie to zatem dowód, że strony realnie pod tą umową się podpisały, a umowa jest ważna. Do stwierdzenia tego potrzebujesz już wspomnianego wyżej poświadczenia. Drukowane w ten sposób kserokopie dokumentów nie stają się kopiami według prawa, a służyć mogą Ci jedynie do wewnętrznego użytku – nie zastąpią Ci oryginalnej dokumentacji Twojej firmy.

Prawo przewiduje wyjątki od opisywanych powyżej reguł. W szczególnych przypadkach kopia bez poświadczenia oryginalności może być dowodem w sprawie możliwym do wykorzystania w sądzie. Kserokopia taka może być wzięta pod uwagę, jeżeli ani strony, ani też sąd nie mają możliwości dotarcia do oryginału danego dokumentu. Nie oznacza to jednak od razu, że kopia taka będzie potraktowana w taki sposób jak taka z poświadczeniem. To przed sądem będzie stało zadanie oceny takiego dokumentu i w konsekwencji danie mu wiary lub podważenie jego autentyczności. Jeśli nie zachodzą powyższe okoliczności, stworzona na Twoim urządzeniu drukującym kserokopia jest tylko i wyłącznie kserokopią, nie zaś realnym dokumentem, którym będziesz mógł posługiwać się na zewnątrz. 

Nasze rozważania mogą dać do zrozumienia, jak ważna jest odpowiednia organizacja druku i przechowywanie dokumentów w firmie. Nawet, jeśli będziesz mógł posłużyć się kserokopią konkretnego dokumentu w sprawach związanych z działalnością firmy, to bezwzględnie najważniejszy i niepodważalny jest oryginał dokumentu. Oryginały, a w drugiej kolejności poświadczone odpisy powinny mieć więc szczególne miejsce w Twojej szafie aktowej w firmie. Znaczenie kserokopii bez poświadczenia nadającego im moc prawną też jest o tyle istotne, iż osoba niepowołana do przeglądania zawartości dokumentu może dowiedzieć się z niej, czego treść dotyczy. Dotykamy tutaj zatem kwestii bezpieczeństwa druku i odpowiedniego przepływu danych firmowych. Sam przechwycony nieoryginalny dokument nie będzie mógł jednak być w żaden sposób użyty przeciwko Tobie, stracisz tylko lub aż poufność zawartych w nim informacji.

do góry
Sklep jest w trybie podglądu
Pokaż pełną wersję strony
Sklep internetowy Shoper.pl