Zarówno w niewielkim, kilkunastoosobowym przedsiębiorstwie, jak również w dużej, międzynarodowej korporacji, codziennie pracuje się najróżniejszymi dokumentami. Biurka pracowników przykryte są materiałami szkoleniowymi i raportami, szuflady zapełnione bywają sprawozdaniami finansowymi, a do segregatorów i szafek menedżerów oraz szefów poszczególnych działów regularnie trafiają nowe umowy z pracownikami czy kontrahentami, faktury i inne ważne dokumenty. To, że wysokiej jakości drukarka jest niezbędna w każdym biurze, jest oczywiste. Inną kwestią jest to, czy firmowe dokumenty warto drukować i kserować w kolorze. Jakie są zalety i wady kolorowych wydruków i kiedy się one sprawdzą? Tego dowiesz się z poniższego artykułu.
Wydruki monochromatyczne – zalety i wady
Przy drukowaniu dokumentów większość z nas decyduje się na druk monochromatyczny, czyli po prostu czarno-biały. W ten sposób drukujemy i kopiujemy między innymi umowy, raporty, sprawozdania, faktury. I jak nietrudno się domyślić, decydują o tym względy ekonomiczne.
Rzeczywiście, drukowanie z wykorzystaniem jednej farby siłą rzeczy jest tańsze niż wykonywanie wydruków i kopii, do których niezbędne jest użycie większej liczby farb. I o ile przy pozyskiwaniu jednej jednostronicowej kopii dokumentu różnica w cenie nie będzie zbyt dotkliwa, o tyle przy dużych, wielostronicowych wydrukach w wielu kopiach, wysokie koszty mogą okazać się aż nazbyt widoczne. To właśnie z tego powodu wtedy, gdy jest to możliwe, firmy zalecają swoim pracownikom drukowanie monochromatyczne. Jest to rozwiązanie tym bardziej wskazane, że w wielu wewnątrzfirmowych dokumentach, monochromatyczny druk nie wpływa w jakikolwiek sposób na funkcjonalność wykonanej kopii. Raporty, sprawozdania, umowy czy listy pracowników i klientów mają być przede wszystkim czytelne, a pod tym kątem czarno-biały druk sprawdza się znakomicie.
Z drugiej strony, trzeba pamiętać o tym, że monochromatyczne wydruki nie będą dobrym rozwiązaniem tam, gdzie ważne są aspekty wizerunkowe – czyli w dokumentach adresowanych do obecnych i potencjalnych klientów, oraz konsumentów. W wielu przypadkach monochromatyczny wydruk może być kojarzony z firmą przestarzałą, niedbałą czy wręcz… biedną. Druk czarno-biały nie sprawdzi się również w przypadku dokumentów bogatych w grafiki, infografiki czy wykresy.
Kiedy warto drukować i kserować dokumenty w kolorze?
Drukowanie i kserowanie w kolorze może być nawet kilka razy droższe niż powielanie dokumentów w monochromie, niemniej w niektórych sytuacjach jest ono niezbędne. Dotyczy to przede wszystkim firm projektujących elementy graficzne – logotypy, plakaty, banery czy identyfikacje wizualne. Przedstawienie takich dokumentów tak, by wszystkie szczegóły kolorystyczne były oddane właściwie, jest niezbędne – zarówno wtedy, gdy są one prezentowane osobom spoza firmy, jak również współpracownikom.
Z kolorowego druku muszą też korzystać inne firmy – najczęściej wtedy, gdy drukowane są dokumenty zawierające wykresy czy infografiki oraz umowy, raporty czy sprawozdania przedstawiane kontrahentom. Dlaczego? Trzeba bowiem pamiętać o tym, że współcześnie tego typu dokumenty są integralną częścią identyfikacji wizualnej. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na tak zwany papier firmowy, na którym umieszczane jest logo firmy i który kolorystycznie powinien być zgodny z innymi elementami identyfikacji wizualnej i gadżetami firmowymi.
W relacji z potencjalnymi klientami i konsumentami kolorowe wydruki są też ważne z innego powodu. Podczas negocjacji czy rozmów z kontrahentami dużą rolę odgrywa tak zwana psychologia koloru, według której widok jedne kolory mogą wywoływać pozytywne emocje (np. szczęście czy spokój), a inne negatywne. W takiej sytuacji kolorowe i wyraźne wydruki mogą być na wagę złota.
Wszystko zależy od okoliczności
Jak widzisz, kolorowy druk bywa bardzo przydatny… przynajmniej w niektórych sytuacjach. I rzeczywiście, wszystko zależy tu od okoliczności, w których drukujemy lub kserujemy dokumenty. Z pewnością jednak wysokiej jakości kserokopiarka obsługująca zarówno druk monochromatyczny, jak i kolorowy przyda się w każdej firmie.