Małe przedsiębiorstwa i duże firmy przetwarzają dziś ogromną ilość danych, umieszczonych zarówno na cyfrowych nośnikach, jak i kartkach. Informacje naniesione na papier (szczególnie te tajne, albo objęte ustawową ochroną) nie powinny dostać się w niepowołane ręce, nawet gdy idą do utylizacji. Rozwiązaniem takiej kwestii mogą być niszczarki biurowe. Co warto o nich wiedzieć? Dlaczego niszczarka do firmy to skuteczne i najlepsze rozwiązanie na pozbycie się dokumentów w przedsiębiorstwie?
Niszczarka biurowa daje ogromne możliwości i sprawdza się w różnego rodzaju przedsiębiorstwach. Co warto o niej wiedzieć? Jakie funkcje pełnią niszczarki do dokumentów?
Czym jest niszczarka do dokumentów?
Niszczarka dokumentów to urządzenie, które służy do skutecznego zniszczenia poufnych dokumentów. Umożliwia kompleksowe niszczenie kartek, ale też kart bankomatowych, kredytowych, lojalnościowych oraz kilku dokumentów jednocześnie. Najczęściej niszczarka papieru znajduje zastosowanie w działaniach biurowych, umożliwiając kompleksowe pozbywanie się danych, jednak niekiedy znajdzie też zastosowanie w domu.
W jaki sposób działa niszczarka? Posiada specjalne nożyki, które tną kartkę lub podobny materiał w niewielkie drobiny. Wbudowane w niszczarkę nożyki są ostre i niezwykle skuteczne. W zależności od modelu, mogą pociąć kartkę w paski (najmniej efektywne i bezpieczne), specjalne małe ścinki (których odtworzenie jest już dużo trudniejsze) lub mikrościnki (ich kształt praktycznie uniemożliwia ponowne odzyskanie informacji zawartych na dokumencie). Wszystkie pozostałości po dokumencie trafiają do specjalnego kubła, z którego można oddać je do dalszej utylizacji (np. spalenia).
Jakie zalety mają niszczarki biurowe? Przede wszystkim bardzo skutecznie i dokładnie niszczą dokumenty. Działają w sposób kompleksowy, tnąc kartki na cienkie paski. Ich późniejsze odtworzenie jest praktycznie niemożliwe później (w przeciwieństwie do standardowego cięcia takich papierowych plików czy ich darcia). Niszczarki do dokumentów są też błyskawiczne w działaniu, niezwykle efektywne (przy ich pomocy zniszczysz wiele plików w jednej chwili, dużo szybciej niż w ręczny sposób) i wydajne.
W zależności od rozmiaru, niszczarka do firmy może kompleksowo pociąć papier o różnych rozmiarach – od niewielkich kartek czy kopert, po wieloformatowe płachty. Ważne jest, aby odpowiednio dobrać rodzaj niszczarki biurowej do zapotrzebowania przedsiębiorstwa.
W jakich firmach potrzebna jest niszczarka?
Niszczarka do papieru to urządzenie, które dziś sprawdzi się w różnego rodzaju zastosowaniach i przedsiębiorstwach. Zacznijmy od klasycznych firm biurowych, przetwarzających spore ilości danych. Tutaj niszczarka biurowa to praktycznie obowiązkowy element wyposażenia każdego miejsca pracy. W przedsiębiorstwach o charakterze księgowym, rachunkowym, doradczym, prawnym itd., niszczarka papieru jest konieczna do efektywnego zniszczenia papierów z danymi klientów, umowami itd.
Poza tym niszczarka do dokumentów jest sprzętem, który wykorzystywany jest także w różnego rodzaju działach i sektorach firm o różnych profilach działalności. Możemy tu wymienić między innymi przykład takich działów jak HR (kadrowe, przetwarzające dane osobowe pracowników na umowach), działy marketingu i handlu (mające nadzór nad różnymi rodzajami umów), a także piony kierownicze i dyrektorskie.
Podkreślmy jednak, że niszczarka papieru przyda się również w małych firmach (np. do skutecznego pozbywania się starych faktur) oraz w domach. Nie musisz już zastanawiać się co zrobić z nieważnymi dokumentami rozliczenia skarbowego, poufnymi listami i wieloma innymi rodzajami papierów.
Wszechstronność sprzętu jakim jest niszczarka papieru to nie tylko kwestia wygody i zabezpieczenia danego podmiotu przed konsekwencją wycieku danych pracowników czy umów z klientami. To także ochrona przed złamaniem prawa. Pamiętajmy bowiem, że współczesne przepisy o ochronie danych osobowych kładą spory nacisk na prawidłowe pozbywanie się takich informacji.
RODO a posiadanie niszczarki do dokumentów
Zacznijmy od tego czy posiadanie niszczarki biurowej w firmie jest obowiązkowe? Chociaż niszczarka dokumentów jest bardzo szybkim, wygodnym i efektywnym sprzętem, to nie ma dyrektyw państwowych ani unijnych, które narzucają przedsiębiorstwu posiadanie takiego urządzenia. Niszczarka do firmy nie ma więc uwarunkowań prawnych w bezpośrednim odniesieniu. Nie oznacza to jednak, że urządzenia te nie są z punktu widzenia prawa istotne.
Przede wszystkim niszczarka dokumentów umożliwia skuteczne i trwałe zniszczenie wrażliwych danych osobowych. O tym mówi już RODO. Rozporządzenie wskazuje, że każdy rodzaj danych w stosunku do których ustał interes prawny (np. umowa) administrowania do przetwarzania należy niezwłocznie i dokładnie usunąć. Metoda zależy oczywiście od przedsiębiorcy, jednak odpowiednie niszczarki do dokumentów świetnie wpasowują się w tę kwestię.
Tu pojawia się też mały haczyk. Chociaż w RODO nie jest powiedziane, która niszczarka biurowa będzie odpowiednia, to już ważna jest skuteczność usuwania wszelkich dokumentów. Oznacza to, że nie każde urządzenie będzie spełniać wymagania i uniemożliwi np. odtworzenie informacji o klientach po przechwyceniu. Jakie niszczarki do dokumentów będą tutaj najlepsze?
Odpowiednia niszczarka do dokumentów wrażliwych (czyli tych zawierających dane osobowe chronione przez ustawę) albo kluczowych dla przedsiębiorstwa firm oznaczona jest klasą. W przypadku RODO, wymagania będzie spełniała niszczarka biurowa o klasie przynajmniej P4. W przypadku podmiotów bardzo dbających o prywatność klientów, czy tajność swoich umów, dobrze postawić na niszczarki do dokumentów o stopniu tajności P6 lub P7. Zwróć również uwagę na format, jaki usuwa niszczarka do dokumentów. Jeżeli np. musi ona niszczyć projekty przygotowane na płachcie papierowej A3, to taki rodzaj powinna ona kompleksowo niszczyć.
Co grozi gdy dokumenty wpadną w niepowołane ręce?
Warto pamiętać, że niszczarka do dokumentów chroni przed konsekwencjami utraty danych z umów i podobnych. Z jaką odpowiedzialnością się to wiąże? Zanim przejdziemy do kwestii typowo prawnych, warto mieć świadomość pozostałych trudności. Przede wszystkim firma, którą posiadamy, przestanie być wiarygodna w oczach klientów, czy partnerów biznesowych. Namówienie jakiegokolwiek podmiotu do podjęcia współpracy będzie wyjątkowo trudne. Poza tym warto mieć na uwadze fakt, że strata cennych informacji (np. patentów, szczegółów umów itd.) oznacza wymierne straty finansowe dla firmy.
Niszczarka do firmy chroni także przed odpowiedzialnością karną. Nieprawidłowe zabezpieczenie danych osobowych klientów i nieskuteczne pozbycie się takich informacji, zagrożone jest karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch. Poza tym pamiętajmy też o pozwach cywilnych. Poszkodowani mogą domagać się zwrotów i rekompensaty za poniesione straty. Wyciek danych wrażliwych może oznaczać dla nich np. wyłudzenie pożyczek na ich konto, podszywanie się pod ich tożsamość na portalach społecznościowych i innych, nieprzyjemnych konsekwencji.
Widać więc, że niszczarka do firmy to ważna część wyposażenia każdego biura, zakładu zatrudniającego ludzi czy posiadającego partnerów w formie B2B. Usuwana w skuteczny sposób powinna być każda umowa (czy inny dokument), która straciła już ważność i nie obowiązuje. Nie możemy takiego papieru wyrzucić do śmieci, gdyż często niosłoby się to ze sporym zagrożeniem dla stron określonych umów.
Oczywiście, niszczarka do firmy nie jest jedynym sposobem na skuteczne zniszczenie wartościowych papierów (można je skutecznie spalić w piecu), jednak charakteryzuje się prostotą w konfiguracji, niskim kosztem eksploatacji, niewielkim zapotrzebowaniem na miejsce i łatwą obsługą. Z pewnością w każdej firmie tego typu sprzęt powinien funkcjonować.