Pomimo tego, że chcemy się zastanowić nad tym, czy warto drukować dokumenty i który ich rodzaj – cyfrowy, czy analogowy – jest bezpieczniejszy i bardziej pożądany, to już w tytule artykułu zawieramy niejako odpowiedź, jaką przyniosły nasze rozważania. Druk pod wieloma względami rzecz jasna jest w odwrocie, świadczą o tym np. problemy wielu gazet drukowanych, lecz prawdopodobnie jeszcze przez bardzo długi czas nie zapomnimy o drukowaniu papierowych dokumentów a dysk twardy lub „chmura” nie zastąpią nam papieru. Na Twoim miejscu nie wyrzucalibyśmy kserokopiarek z firmy, a wręcz przeciwnie – zainwestowali w nowoczesną, bardziej zaawansowaną. Dlaczego?
Kryzys druku
Zastanówmy się najpierw, skąd w ogóle pomysł, że druk miałby być nam do niczego niepotrzebny. Wiąże się to oczywiście z rozwojem technologii i wieszczoną od co najmniej kilkunastu lat śmiercią prasy drukowanej oraz książek. Niemal każdy z nas ma do dyspozycji smartfona, tablet. Każde z tych urządzeń ma możliwość podłączenia do niego słuchawek. Popularne są również czytniki e-booków. Mamy więc możliwość posiadania czytanych treści zawsze przy sobie, za pośrednictwem wymienionych urządzeń. Czy nie warto tego wykorzystać? Owszem, warto i robimy to, lecz okazuje się, że wcale nie eliminuje to zapotrzebowania na papierowe książki oraz wydania gazet. Jeszcze w pierwszej dekadzie XXI wieku pojawiły się próby zniesienia papierowych wydań poszczególnych tytułów prasowych na rzecz wersji wyłącznie elektronicznej i zakończyły się fiaskiem. Pomimo tego, że czytelnictwo papierowych wydań spada, to i tak są to liczby znacznie większe od liczb subskrypcji internetowych. Podobnie sprawa ma się w przypadku książek. Ich czytelnictwo spada, popularne stają się e-booki i audiobooki, lecz po czasie okazuje się, że nie do końca są one dla siebie konkurencją, lecz funkcjonują niejako obok siebie, przy czym sprzedaż wersji papierowych wciąż jest wyższa.
Gdzie należy upatrywać przyczyn tego? Dobrze obrazującym całą sytuację jest porównanie prasy i papierowych książek do radia, które wbrew prognozom nie zniknęło po pojawieniu się telewizji, czy pociągu, który wciąż jeździ po torach, mimo łatwego dostępu do samolotów. Zwiększenie mobilności i komputeryzacji naszego świata pod tym względem okazało się ułatwieniem i dopełnieniem obecnie funkcjonujących rozwiązań, a nie rewolucją i ich wyparciem. Miłośnicy gazet i książek są i na pewno jeszcze przez długi czas będą. Dla wielu jest to po prostu wygodniejsza opcja, niektórzy przyzwyczajeni są do analogowych wersji z sentymentu, jeszcze inni traktują czytanie gazety niczym rytuał i coś, co pozwala im wręcz uciec od wszystkiego wokół, łącznie z wszechobecnymi komputerami i Internetem. Powodów takich postaw jest dużo i są one kwestią indywidualną – na tyle dużo, że zbyt duże ograniczenie drukowanych wersji książek i gazet okazałoby się po prostu nieracjonalne i nieopłacalne.
Dokumenty
To, czy urządzenia ksero i drukarki znikną z firm i domów, zależy w dużej mierze od tego, czy będziemy potrzebować papierowych wersji dokumentów. Również tutaj próby cyfryzacji wychodzą coraz dalej, lecz podobnie, jak we wcześniej omawianych kwestiach, z wieszczeniem końca papieru należy być bardzo ostrożnym. Drukowane i cyfrowe dokumenty analogicznie wydają się raczej uzupełniać i funkcjonować jednocześnie obok siebie, niż konkurować ze sobą. W Polsce co prawda administracja cyfrowa jest dopiero rozwijana, co oczywiście wpływa na wciąż ograniczone jej możliwości, lecz istnieją kraje, gdzie jest ona dobrze rozwinięta, a niewiele zmieniło to w kwestii obecności drukarek w firmach. Korzystne i praktyczne jest to, że nie trzeba drukować wszystkiego lub biegać z każdym dokumentem do urzędu. To, że nie trzeba drukować wszystkiego, nie oznacza jednak, że nie warto drukować niczego. Najpotrzebniejsze dokumenty i tak warto mieć zawsze pod ręką w firmie. Sięgnięcie po segregator może być łatwiejsze niż logowanie w systemie, weryfikacja użytkownika i inne kroki, zanim dotrzemy do wersji cyfrowej. Przesłać łatwiej ją cyfrowo, korzystać z niej – już niekoniecznie. Kwestie bezpieczeństwa wymagają, aby niektóre rodzaje dokumentów musiały być drukowane i podpisywane ręcznie – nie zastąpi tego nawet najlepiej zweryfikowany podpis elektroniczny. Najlepszą weryfikacją danej osoby i zabezpieczeniem jest ręczny podpis, np. pod umową. Znowu cyfrowy świat okazuje się praktyczniejszy bardziej do przechowywania danych niż do ich praktycznego użytku. Pamiętajmy też, że do wprowadzenia bezbłędnie funkcjonujących systemów administracji cyfrowej wciąż jeszcze bardzo daleko, nie tylko w naszym kraju. Nie wszystko da się załatwić przez Internet. Wiele osób wciąż ma wręcz obawy przed taką formą dbania o swoje sprawy i woli samodzielnie udać się do urzędu – należy przyznać, że często nie jest to bezpodstawne.
Firmowa drukarka oraz niszczarka do papieru przydadzą Ci się zapewne jeszcze przez wiele lat. Koniec drukowania papierowych wersji dokumentów obecnych w naszym życiu to hasło powtarzane od lat, lecz niestające się rzeczywistością. Wystarczy spojrzeć na kolejki w urzędach oraz ilości gazet i książek w księgarniach, aby to sobie uświadomić. Cyfryzacja i komputeryzacja naszego życia istnieją, lecz nie okazały się rewolucją taką, jak przewidywano. Korzystajmy z możliwości urządzeń cyfrowych wtedy, gdy to możliwe i praktyczne, lecz róbmy to samo, gdy lepszym wyborem okaże się papierowa wersja.