Trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie firmowego biura bez wysokiej jakości drukarki – w końcu w niemal każdym przedsiębiorstwie codziennie pracuje się z dziesiątkami najróżniejszych dokumentów. I chociaż wydrukowanie kilku stron nie jest drogie, to już wykonanie wielu kopii umów, raportów, sprawozdań czy faktur może wiązać się z wysokimi kosztami. Warto jednak pamiętać o tym, że koszty drukowania możemy w pewnym stopniu obniżyć. Z poniższego artykułu dowiesz się, jakie są sprawdzone sposoby na ergonomiczne drukowanie w firmowym biurze!
Czy warto oszczędzać na kupnie drukarki?
Mówiąc o oszczędnościach związanych z drukowaniem i kserowaniem dokumentów firmowych, z pewnością w pierwszej kolejności wiele osób pomyśli o kupnie jak najtańszego urządzenia. Rzeczywiście, ceny nowoczesnych drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych mogą odstraszać – zwłaszcza właścicieli małych firm i przedsiębiorców, którzy dopiero wchodzą na rynek. Kupno dobrego modelu biurowego wiąże się najczęściej z wydatkiem rzędu kilku tysięcy złotych, choć jeśli szukamy naprawdę wysokiej jakości urządzenia, które będzie pracowało szybko, cicho i wydajnie, konieczne może być wydanie nawet ponad 10 000 złotych.
W większości przypadków skrajne oszczędzanie podczas kupna drukarki lub kserokopiarki raczej się nie opłaci. Tanie modele domowe nie są przystosowane do intensywnej eksploatacji, więc w użytku biurowym dość szybko mogą zacząć się zacinać i psuć, a poza tym, często dysponują ograniczonym zakresem formatów.
W dłuższej perspektywie, kupno taniej drukarki biurowej wcale nie będzie opłacalne. Trzeba się wówczas liczyć z ewentualnością wydruków gorszej jakości, awariami, mało wydajną pracą, a w skrajnym przypadku… koniecznością kupna nowego urządzenia. Lepiej jest wydać większą kwotę na lepsze urządzenie lub zdecydować się na oferowaną przez nas dzierżawę kserokopiarki, a oszczędności szukać w ergonomicznym drukowaniu.
Sposoby na ergonomiczne drukowanie
Istnieje kilka sprawdzonych sposobów na zmniejszenie kosztów drukowania w firmie. Warto o nich pamiętać, tym bardziej że wszystkie w prosty sposób może opanować każdy z twoich pracowników! Gotowy? Zaczynamy!
Korzystaj z wysokiej jakości papieru
Pozornie może się wydawać, że to, jaki papier ksero kupisz, nie ma znaczenia. W rzeczywistości jest jednak inaczej. Niewłaściwie dobrany papier może powodować awarie i szybsze zużywanie się bębnów światłoczułych, rolek i innych podzespołów urządzenia. Dlatego lepiej jest zainwestować nieco większą kwotę w papier ksero o gramaturze przynajmniej 120g/m2. Najlepszy będzie jednak papier o gramaturze powyżej 230g/m2.
Postaw na drukowanie monochromatyczne
Wyraźne i głębokie barwy wyglądają atrakcyjnie, czasem nawet bardziej profesjonalnie, ale… w wielu przypadkach są zbędne. Kolorowe drukowanie jest nawet kilkanaście razy droższe niż czarno-białe, dlatego drukując dokumenty wewnątrzfirmowe oraz te, w których liczy się jedynie, treść warto postawić na druk monochromatyczny. Najlepiej w ustawieniach drukarki zaznaczyć domyślne drukowanie czarno-białe.
Drukuj tylko to, co niezbędne
Kolejny częsty błąd… Drukowanie zbędnych dokumentów skutkuje nie tylko podwyższeniem kosztów eksploatacji urządzenia, ale również bałaganem w biurze. Zdarza się, że drukowany jest wielostronicowy dokument, chociaż potrzebny jest tylko krótki fragment. Przed zatwierdzeniem drukowania zawsze wybierz zakres stron, których potrzebujesz. Wiele dokumentów naprawdę może zostać w wersji cyfrowej!
Drukuj dwustronnie
Opcja drukowania dwustronnego nie powstała bez powodu. Można ją zastosować w wielu sytuacjach, zmniejszając tym samym o połowę zużycie papieru ksero.
Sprawdź dokument przed drukowaniem
Wiele dokumentów na komputerze nie jest domyślnie tworzonych pod wersję papierową. Dlatego przed podjęciem decyzji o wydruku dokładnie sprawdź dokument – może posiada zbyt duże marginesy, może w dokumencie jest wiele pustych wierszy, które niepotrzebnie go powiększają i powodują drukowanie „pustych” stron, może da się zmniejszyć interlinię lub rozmiar czcionki? Warto kombinować!
Podsumowanie
Jak widzisz, istnieje kilka prostych sposobów na ergonomiczne drukowanie. Ostateczne oszczędności mogą być jednak różne w zależności od tego, z jakich urządzeń i komponentów korzystasz w biurze, jak bardzo eksploatujesz drukarkę i w jakiej branży działasz.