Każda firma stara się w jak największym stopniu obniżyć koszty działalności. I chociaż często jest tak, że firmy dysponują systemami, które pozwalają ściśle kontrolować koszty ogólne, to nie zwraca się uwagi na koszty ukryte, które pożerają czasem naprawdę dużą część dochodów przedsiębiorstwa. Takimi kosztami są na przykład te związane z drukowaniem. Biuro bez drukarki, kopiarki i skanera nie może funkcjonować. Codziennie w firmie konieczny jest wydruk dokumentów, skserowanie ważnych informacji czy zeskanowanie danych do komputera. Niewielu managerów, a także zwykłych pracowników jednak zastanawia się nad ilością niepotrzebnie wydrukowanych dokumentów w firmie każdego dnia lub nad czasem przeznaczonym na zarządzanie drukarkami i ich konserwacją. A powinni, ponieważ duża część wydawanych środków finansowych wiąże się z materiałami eksploatacyjnymi lub jest inwestowana w sprzęt, więc w skali roku może wygenerować całkiem sporą sumę.
Zacznij od wyposażenia biura
Obniżanie kosztów wydruku w firmie warto zacząć od wybrania dzierżawy zamiast zakupu sprzętu drukującego. Jest to bardzo popularna metoda. Dzierżawa kserokopiarek to wygodne i efektywne i ekonomiczne rozwiązanie zarówno dla małych, jak i dużych przedsiębiorstw. Firma nie musi się troszczyć się o zapewnienie sprawnego funkcjonowania systemu drukującego. Serwis, zakup materiałów eksploatacyjnych oraz wymiana części stoi po stronie firmy, od której będziemy wynajmować sprzęt. Dostawcy posiadają często funkcję monitorningu urządzeń, więc na bieżąco będą mogli wymieniać toner czy tusz, a także przeprowadzać prace konserwacyjne. Prowadzi to nie tylko do wielu usprawnień i oszczędności, ale też upraszcza procesy w firmie poprzez przejrzysty proces zamówień połączony z szybką dostawą i ograniczeniem marnotrawstwa.
Jeśli system zarządzania drukiem (o tym systemie powiemy póżniej) został wdrożony, wówczas wszelkie informacje o bieżącym stanie urządzeń także zostaną przekierowane do firmy, od której dzierżawimy sprzęt. W takiej sytuacji reakcja na usterki czy uzupełnienie tonera jest natychmiastowa, ponieważ komunikaty te trafiają bezpośrednio do osoby odpowiedzialnej za obsługę konkretnego klienta, która od razu wie, z jakim problemem ma do czynienia. W ten sposób nie odrywamy od obowiązków i nie angażujemy dodatkowo pracowników zatrudnionych w naszej firmie. To oszczędność czasu i pieniędzy.
Audyt w celu rozpoznania potrzeb biura
Zanim jednak wybierzemy sprzęt, np. kserokopiarki biurowe i podejmiemy decyzję czy chcemy go zakupić, czy może dzierżawić warto skorzystać z usług firm, które oferują sprzedaż i wynajem sprzętu drukującego. W ich możemy zwykle znaleźć możliwość szczegółowego audytu kosztów druku w firmie w celu znalezienia optymalnych rozwiązań. Taką pomoc zapewnia na przykład firma ForCopy.
Główny problem leży w tym, że niewiele firm zna i precyzyjnie monitoruje koszty druku. Tymczasem pierwszym krokiem do stworzenia optymalnego systemu wydruku dokumentów w przedsiębiorstwa jest rozpoznanie istniejącego problemu. Żeby wiedzieć, w jaki sposób obniżyć koszty druku w firmie, najpierw musimy wykonać rozpoznanie środowiska drukującego. Chcąc w znacznym stopniu obniżyć koszty związane z drukiem w firmie, warto zacząć od analizy potrzeb i przeglądu posiadanego sprzętu. Dzięki dobrze przeprowadzonemu audytowi możemy ustalić, którzy pracownicy powinni mieć dostęp do jakich funkcjonalności (na przykład do kolorowego druku lub korzystania z formatu A3). Czasem ciekawym aspektem może być zmierzenie ilości czasu, jaką poświęcają pracownicy na dotarcie do kserokopiarki, która stoi na przykład w niewłaściwym miejscu. Wbrew pozorom te wszystkie szczegóły mają wpływ na całkowity koszt druku ponoszony przez pracodawcę.
System zarządzania drukiem
Warto w swojej firmie rozważyć również takie rozwiązanie jak system zarządzania drukiem. Jest to oprogramowanie, które pozwala na zdalne zarządzanie drukarkami. Kontrola urządzeń umożliwia podjęcie działań jeszcze przed identyfikacją problemu przez użytkownika i wpływa na podwyższenie bezpieczeństwa przy przetwarzaniu dokumentów. Tego typu systemy zarządzania drukiem dają firmie wiele korzyści. Umożliwiają m.in. odgórne przyznawanie dostępu do drukarek tylko wybranym pracownikom, określenie limitów wydruków dla danego działu w firmie lub indywidualnego użytkownika albo możliwość druku kolorowego.
Wykorzystywanie systemu zarządzania drukiem wpływa również na znaczne ograniczenie działań prywatnych wykonywanych przy pomocy służbowego urządzenia drukującego. Konieczna staje się autoryzacja osób korzystających z drukarek, dzięki czemu znacznie spadają koszty związane z wydrukiem dokumentów, ponadto wzrasta bezpieczeństwo informacji. Dlatego też coraz więcej firm, zarówno małych, jak i dużych, wdraża systemy sprawujące kontrolę nad dokumentami, a także monitorujące pracę wszystkich urządzeń drukujących. Każdorazowe skorzystanie z drukarki powinno zostać poprzedzone zidentyfikowaniem pracownika. Takie działania umożliwiają też precyzyjne określenie miesięcznego zużycia materiałów eksploatacyjnych przez konkretny dział czy też pracownika.
Codzienne działania
Warto samemu stosować i przedstawić pracownikom parę prostych zasad, które pozwolą na znaczne obniżenie ilości niepotrzebnie drukowanych dokumentów.
Przed każdym wydrukowaniem dokumentów powinniśmy podjąć próbę obróbki pliku, która pozwala zmniejszyć jego objętość dla potrzeb drukowania od kilku do kilkunastu procent. Przy okazji wydruk staje się bardziej estetyczny i przejrzysty dla odbiorcy. Pamiętajmy o możliwości wydruku dwustronnego. Nie zawsze jest on optymalny, przeważnie jednak znacznie odchudza wydruk, czyniąc go zarówno tańszym, jak i po prostu bardziej poręcznym.
Kolejną radą jest ustawienie w sterowniku domyślnego czarno – białego wydruku. Wydruki kolorowe są kilkanaście razy droższe niż drukowanie w czerni, a nie raz nieświadomie możemy wybrać tę opcję, narażając się na dodatkowe koszty. Warto również zwracać uwagę na marginesy i zmniejszać je, kiedy jest taka możliwość.
Przede wszystkim jednak warto w oszczędny sposób dysponować sprzętem i drukować tylko niezbędne rzeczy, by uniknąć zbędnego marnotrawstwa.
Zamienniki
Często proponuje się firmom stosowanie znacznie tańszych zamienników zamiast drogich tuszy i tonerów. Nie dajmy się jednak złudzić. Ich cena jest faktycznie niższa, jednak oryginalne materiały eksploatacyjne zalecane przez producenta dają gwarancję, że toner lub tusz nie stanie się przyczyną awarii, zanieczyszczenia układu drukującego etc. Posiadając sprzęt na gwarancji, powinniśmy zaopatrywać się w oryginalne tonery. Poza tym drukowanie materiałów w kolorze (gdzie wydruki zawierają rysunki lub zdjęcia) z użyciem oryginalnego produktu zapewnia najwyższą jakość.
Kontrola wydruków kluczem do sukcesu
Cena zakupu urządzenia drukującego to zaledwie ułamek kosztów całkowitych użytkowania tego typu sprzętu. Mając przed sobą wieloletnią perspektywę eksploatacji drukarki, nie sposób patrzeć wyłącznie na cenę samego urządzenia. Warto efektywnie i oszczędnie korzystać z drukarek, poczynając od ich przemyślanego zakupu bądź dzierżawy, którą poprzedzi szczegółowy audyt. Warto również kontrolować ilość drukowanych dokumentów w firmie, chociażby za pomocą systemów zarządzania drukiem.