W praktycznie każdym biurze kserokopiarka stanowi absolutnie podstawowy sprzęt wykorzystywany codziennie. To urządzenia wielofunkcyjne, łączące w sobie drukarkę, skaner, oraz faks. Wiele modeli posiada także własne dyski pamięci, co znacznie ułatwia pracę, szczególnie gdy konieczne jest tworzenie cyklicznych kopii pewnych dokumentów, na przykład umów. Jak wybrać kserokopiarkę do biura? Na co zwrócić szczególną uwagę?
Kserokopiarka – obowiązkowy element wyposażenia biura
Nowoczesne kserokopiarki są urządzeniami na tyle innowacyjnymi, że w biurach praktycznie całkowicie zastąpiły klasyczne drukarki, które aktualnie wykorzystuje się głównie w użytku domowym. Nie ma w tym absolutnie nic dziwnego – sprzęt jest po prostu funkcjonalny i łączy w sobie wiele istotnych zalet. Korzystając z jednego urządzenia, wielu pracowników może kopiować dokumenty, drukować umowy, a także przesyłać i odbierać faks. Współcześnie wykorzystywane kserokopiarki pełnią także rolę skanera. Bardzo często urządzenia te posiadają specjalne systemy, dzięki którym chroni się dane, a także uruchamia proces uwierzytelniania, aby tylko i wyłącznie odpowiednie osoby posiadały dostęp do sprzętu. Należy pamiętać, że kserokopiarki przydają się nawet w niewielkich firmach, gdzie pracuje kilka osób. Wybór urządzenia uzależniony jest przede wszystkim od rozmiaru organizacji, charakteru działalności oraz tego, w jakim dokładnie celu sprzęt będzie wykorzystywany.
Na co zwrócić uwagę podczas wyboru kserokopiarki do biura?
Możemy wyróżnić kilka istotnych czynników, które determinują to, jaką kserokopiarkę wybrać do biura. Inwestując w tego rodzaju sprzęt, zwróć uwagę na:
- Rodzaj wydruku i skanera – na rynku dostępne są kserokopiarki monochromatyczne (czarny wydruk) oraz kolorowe. Zależnie od prowadzonej działalności przydatny może być inny typ urządzenia. Kolorowe kserokopiarki doskonale sprawdzają się w organizacjach, które chcą dysponować dokumentami z identyfikacją wizualną, czyli specjalnie zaprojektowanym szablonem i logotypem.
- Ilość wydruków A4 na minutę – niezwykle istotny czynnik, który należy brać pod uwagę podczas inwestycji w kserokopiarkę. Na rynku szczególnie popularne są urządzenia obsługujące 25 wydruków A4 na minutę. Nieco bardziej zaawansowane modele mogą zapewnić ich od 30 do 50. Natomiast najbardziej wydajne kserokopiarki mogą generować nawet do 80 wydruków w ciągu minuty.
- Maksymalny format wydruku – kserokopiarki mogą dysponować różnymi formatami. Choć w organizacjach najczęściej dokumenty mają charakter A4, to zwykle drukarki dysponują także formatem A3. Wyróżnić możemy także urządzenia obsługujące wydruki typu SRA3.
- Funkcje dodatkowe – wielu przedsiębiorców wybierając kserokopiarkę, zwraca uwagę także na udogodnienia. To między innymi panel dotykowy, obsługa faksu, czy posiadanie pamięci własnej.
- Zakres cenowy – jeżeli szukasz kserokopiarki do biura, najlepiej z góry określ, jaki posiadasz budżet. Takie rozwiązanie znacznie zwęzi pola poszukiwania, więc znalezienie odpowiedniego modelu stanie się prostsze.
Wynajem kserokopiarek biurowych
Kserokopiarka do biura nie musi być własnością organizacji. Popularne stało się wynajmowanie tego rodzaju urządzeń. To szczególnie dobra opcja na start, bowiem bezpośredni zakup wyposażenia dla nowych przedsiębiorstw zwykle wiąże się z dużymi kosztami. Z czasem – na przykład na koniec kwartału lub roku – możliwe jest zakończenie wynajmu, aby następnie zainwestować w nowy sprzęt, który będzie własnością organizacji. Rynek wynajmu kserokopiarek jest bardzo szeroki, więc znalezienie właściwego modelu do firmowego biura powinno być proste.
Kserokopiarki poleasingowe do biura – tania alternatywa
Wybierając kserokopiarkę do biura warto zastanowić się nad modele poleasingowym. To urządzenia, które wcześniej były użytkowane przez firmę na podstawie umowy leasingu. Sprzęt ten w pełni nadaje się do dalszej eksploatacji, a na dodatek dostępny jest w znacznie korzystniejszej cenie. W ten sposób przedsiębiorstwo może zainwestować w solidny i sprawdzony sprzęt, na dodatek bez wydawania wszystkich oszczędności.