Na naszym blogu mieliście już okazję dowiedzieć się, skąd wzięła się niszczarka do papieru i w jaki sposób znalazła się w naszych biurach, a także, jakich parametrów technicznych wymaga od Twojej niszczarki prawo. Dziś omówimy szerzej, jaką niszczarkę warto wybrać, jakimi parametrami kierować się przy zakupie i gdzie dostać najlepsze niszczarki do papieru biurowe. Oto krótki poradnik dla kupujących nową niszczarkę do swojego domu lub biura.
Rodzaj niszczonych dokumentów
To właściwie kwestia kluczowa podczas zakupu niszczarki do dokumentów. W związku z wejściem przepisów RODO bardzo ważne jest, aby w odpowiedni sposób niszczyć dokumenty zawierające określone dane. W zależności od rodzaju dokumentów, które chcesz niszczyć, powinieneś wybrać właściwą niszczarkę. Im bardziej poufne i tajne dokumenty, tym mniejsze powinny być ścinki. Normy związane z przepisami RODO całkowicie wykluczają bowiem użycie w biurze najtańszych urządzeń tnących na największe ścinki. Szczegóły na ten temat znajdziesz w normie DIN 66399, a także jednym z artykułów na naszym blogu, gdzie poruszamy problem szerzej.
Wydajność
Wydajność określi po prostu, jak wiele kartek będziesz w stanie zniszczyć w ciągu minuty. Z reguły parametr ten dotyczy kartek o gramaturze 70 lub 80 g/m2. Podstawowe, najtańsze modele, osiągają prędkość kilku kartek na minutę, te bardziej zaawansowane, przeznaczone do dużych firm, niszczą kilkaset kartek w kilka minut. Pod względem tego parametru potrzebujesz w związku z tym określenia, jak często będziesz korzystać ze swojej niszczarki do papieru w firmie lub domu. W tym drugim przypadku pewnie wystarczy standardowy, nieco mniej wydajny sprzęt, w tym pierwszym natomiast – nie obejdzie się bez szybkiej i dostosowanej do długotrwałej pracy niszczarki.
Wielkość szczeliny wejściowej
Mówiąc wprost, od tego, jak szerokie będzie wejście niszczarki, zależy, jak duże dokumenty będziesz mógł niszczyć. Rozpiętość w zakresie szerokości wejścia na papier w różnych modelach waha się z reguły od około 130 do nawet 500 mm. Przyjmuje się, że szerokość wlotu ok. 200 mm to tak naprawdę minimum do biura, aby móc bez problemu niszczyć kartki A4, ulotki, materiały reklamowe i inne druki, z którymi możemy spotkać się w firmie. Większe niszczarki mogą pozwolić natomiast na niszczenie nawet drobnych bannerów reklamowych. Jeśli zatem odpowiadasz np. za pocztę w firmie i możesz spotkać się z wieloma rodzajami dokumentów, to lepiej zainwestować w niszczarkę do papieru z większym wlotem. Gdy ma ona służyć natomiast do niszczenia jedynie Twoich, ręcznych notatek, to bez problemu możesz sięgać po mniejsze modele.
Pojemność kosza na ścinki
Podobnie sprawa wygląda w przypadku kosza na odpadki z Twoich dokumentów. Najmniejsze modele posiadają kosze na 15-20 litrów śmieci, większe – nawet na kilkadziesiąt. Do domu lub prywatnego biura – wystarczy mniejsza niszczarka; w miejsce, gdzie korzysta z niej przez cały czas większa liczba osób – z pewnością potrzebujesz większej.
Ilość niszczonych kartek
Starsze oraz mniejsze niszczarki domowego użytku radzą sobie jednocześnie z niewielką ilością arkuszy papieru, nawet mniejszą niż 5 sztuk. W biurze oczywiście opcja taka nie będzie zbyt praktyczna, dlatego należy sięgnąć po niszczarkę przystosowaną do intensywniejszej pracy. Nowocześniejsze urządzenia, jak np. HSM Shredstar X15 potrafią niszczyć jednocześnie nawet 15 sztuk papieru. Daje to wydajność typowo biurową, czyli nawet kilkaset zniszczonych dokumentów w ciągu kilku minut, jak wspominaliśmy już wcześniej.
Poziom hałasu
Najczęściej wybierane niszczarki na rynku pracują w przedziale hałasu od 45 do 65 dB. Wyższe wartości byłyby po prostu szkodliwe dla komfortu pracy, a nawet zdrowia – przy przebywaniu w pomieszczeniu, gdzie urządzenie to jest używane często i przez długi czas. Większe możliwości niszczarki wiążą się niestety z większą jej głośnością. Do domu, gdzie pracujące urządzenie mogłoby np. obudzić innych domowników, nieco mniej wydajna i cichsza niszczarka będzie odpowiednim wyborem. W firmie, gdzie potrzebujesz wyższej wydajności, niestety będziesz musiał wybrać również głośniejszy sprzęt.
Estetyka
Nie ukrywajmy, wygląd tego, co kupujesz, również ma znaczenie. Nie chcesz przecież szpecić swojego biura lub wybierać urządzenia domowe, które nie będą pasowały do ogólnego wystroju pomieszczenia. Bez obaw – nowoczesne niszczarki nie odbiegają wyglądem od współczesnego sprzętu komputerowego. To eleganckie i przeważnie dość neutralne w wyglądzie modele, jakie dobrze zaprezentują się w biurze lub na domowym biurku z komputerem. Niszczarka do papieru bez problemu może stać się jedynie kolejnym elektronicznym akcesorium, z którego korzystasz, jak monitor, drukarka itp.
Dodatkowe funkcje niszczarki
Nowoczesne niszczarki do dokumentów posiadają wiele dodatkowych opcji i praktycznych rozwiązań, które ułatwią Ci codzienne użytkowanie. Przede wszystkim należy tu wspomnieć o tym, że wiele współczesnych modeli niszczarek (np. HSM Securio B32) służy nie tylko do niszczenia dokumentów papierowych, ale też płyt CD, czy kart bankowych. Dobrze też wybrać urządzenie, z którego będzie się korzystało po prostu wygodnie – zwróć więc uwagę, czy niszczarka, którą wybierasz, ma funkcję automatycznego włączenia się po włożeniu do niej papieru oraz wyłączenia po jego zniszczeniu. Przydatne są też funkcje automatycznego cofania kartki w wypadku, gdy arkusz został włożony krzywo i papier się zaciął. Równie ważne są kwestie bezpieczeństwa, w jakich także przydać może się elektronika niszczarki. Wiele modeli automatycznie zatrzymuje pracę po dotknięciu palcem szczeliny na papier lub wyłącza się po ściągnięciu klapy. Oszczędzi to Ci skaleczeń, a nawet poważniejszych kontuzji dłoni, których mógłbyś nabawić się przy chwili nieuwagi. Niszczarki o stricte biurowym przeznaczeniu posiadają często podajniki, dzięki którym mogą samodzielnie pobierać pliki do zniszczenia, a Ty nie musisz stać nad urządzeniem i wkładać do niego przez cały czas kolejnych kartek. Nie da się korzystać z niszczarki bez opróżniania kosza ze ścinkami. Aby nie sprawdzać przez cały czas, czy nie nadszedł już moment wyrzucenia śmieci, dobrze wybrać niszczarkę z czujnikiem przepełnienia kosza. W kwestiach bezpieczeństwa i wspominanego już dostosowania się do wymogów RODO, przyda Ci się niszczarka z zamykanym koszem, np. na klucz, co sprawi, że do ścinków ważnych dokumentów dostęp będą miały jedynie określone osoby. Z udogodnień równie praktycznych, lecz o nieco mniejszej wadze, możemy polecić niszczarki na kółkach – łatwe w transporcie, co przydaje się w firmach, gdzie korzysta z nich wiele osób.
Na sam koniec warto podkreślić jeszcze jedną, istotną rzecz, o której należy pamiętać tak naprawdę przy zakupie każdego rodzaju urządzenia. Oszczędność pieniędzy i wybór niesprawdzonych modeli od niższej klasy producentów, może w dłuższym okresie generować w rzeczywistości dodatkowe koszty, ponieważ sprzęt nie będzie tak skuteczny i szybciej się zepsuje. Szczególnie biorąc pod uwagę to, że przy pomocy niszczarki do papieru będziesz niszczyć dokumenty firmowe lub z danymi osobowymi, które powinny zostać zutylizowane w bezpieczny sposób, o kompromisach nie powinno być mowy – w grę wchodzi tylko wysokiej jakości sprzęt, dostosowany do wszelkich norm bezpieczeństwa. Przeczytaj więc nasze porady na temat niszczarek do dokumentów i wybierz model, który sprawdzi się w Twoim domu lub firmie.