Zakup nawet najdroższego urządzenia drukującego wysokiej jakości nie oznacza, że będzie ono w Twoim biurze nieśmiertelne i że niewłaściwym użytkowaniem nie skrócisz jego żywotności lub że z tego powodu nie okaże się ono niepraktyczne. Szczególnie w przypadku dużych kserokopiarek i urządzeń drukujących do firmy, dużym problemem jest znalezienie miejsca na taki sprzęt. Źle wybrane umiejscowienie będzie zagrożeniem zarówno dla drukarki, jak i Twoich druków. Jak zatem odpowiednio wygospodarować miejsce na urządzenie drukujące w swoim biurze? Oto kilka kwestii, na które należy zwrócić uwagę.
Chroń drukarkę przed słońcem
Nieważne, czy drukarka, którą posiadasz, to niewielkie domowe urządzenie, czy też zaawansowany sprzęt, jak np. Bizhub C280, każde z nich wrażliwe jest na promieniowanie słoneczne. Dotyczy to także materiałów eksploatacyjnych takich, jak tonery. Zapewne spotkałeś się nieraz z ostrzeżeniami dotyczącymi zbyt wysokiej temperatury lub promieniowania na tego typu produktach. Po pierwsze, narażając je na zbyt długie wyeksponowanie na słońcu, ryzykujesz słabszą jakością druku. Po drugie, znacznie poważniejszą konsekwencją może być przegrzanie, czy zmniejszenie żywotności drukarki. Nawet, jeśli temperatura oraz promieniowanie słonecznie nie uniemożliwiają pracy, to są to warunki niekorzystne i ich dłuższe utrzymywanie się będzie na pewno niekorzystnie wpływać na Twoje urządzenie.
Nie w korytarzu
Popularnym rozwiązaniem w firmach, szczególnie gdy chodzi o tak duże sprzęty, jak np. Konica Minolta Bizhub C284E, czy Bizhub C35P, jest umiejscawianie ich w korytarzach lub przy samych drzwiach, na zewnątrz pokoju. Jest to rozwiązanie niekorzystne z kilku względów. Oczywiście początkowo wydaje się to dobra opcja, ponieważ wykorzystujemy niezagospodarowaną przestrzeń korytarza, nie marnując miejsca w pokoju. Kserokopiarka powinna bowiem stać w pomieszczeniu mającym minimum 20 metrów kwadratowych powierzchni i co najmniej 3 metry od stanowiska pracy pracownika. Minusów takiego wyboru może być jednak więcej niż plusów, a ich konsekwencje będą znacznie poważniejsze. Korytarz jest miejscem, gdzie panuje duży ruch. Przez cały czas ktoś chodzi, otwierane i zamykane są pobliskie drzwi. Podobnie, jak w przypadku eksponowania drukarki na słońcu, nawet jeśli nie uszkodzisz jej nagle z jakiegoś powodu, to skracasz jej żywotność. Do poszczególnych elementów urządzenia dostają się drobinki kurzu, pyły, wwiewane są różne zanieczyszczenia. Poza tym zawsze istnieje ryzyko, że ktoś przechodzący potknie się, wpadając na drukarkę, rozleje niesioną kawę, czy kopnie urządzenie, co może narazić je na natychmiastowe uszkodzenie mechaniczne, nie tylko spowolnienie i zmniejszenie wydajności. Nieszczęśliwe wypadki mogą zdarzyć się w każdej chwili i lepiej, aby nie było wówczas na drodze Twojej firmowej drukarki.
Umiejscowienie drukarki w korytarzu, czyli ogólnodostępnym miejscu, niesie ze sobą jeszcze jedno niebezpieczeństwo, o którym mówiliśmy już na naszym blogu. Im mniejsze zabezpieczenie przed dostępem niepowołanych osób do drukarki, tym większe niebezpieczeństwo dla drukowanych i skanowanych przez Ciebie dokumentów. Dokumenty mogą zostać po prostu skradzione w sposób fizyczny, zarówno przez osoby z wewnątrz firmy, jak i z zewnątrz, gdy drukarkę widzi się praktycznie zaraz po wejściu do siedziby firmy. Ponadto udostępniając drukarkę wszystkim, ryzykujesz wypływ znacznie bardziej poufnych danych. Drukarkę, czy kserokopiarkę można zhakować, jak każde inne urządzenie komputerowe, więc poprzez nią można dostać się do innych urządzeń i komputerów w Twojej firmie. Im więcej mogą zrobić niepowołane osoby bezpośrednio przy samej drukarce, tym łatwiejsze to będzie.
Jest jeszcze jeden, bardziej prozaiczny powód, dla którego warto dobrze przemyśleć ustawienie drukarki w korytarzu firmowym. Możesz narażać się po prostu na szybsze zużycie materiałów eksploatacyjnych, ponieważ bez kontroli przepływu dokumentów, urządzenie może być wykorzystywane przez pracowników do prywatnych celów.
Zaplanowana decyzja
Aby nie skończyć z drukarką „wyrzuconą” na korytarz w związku z brakiem miejsca, miejsce na nią trzeba wygospodarować już na etapie planowania rozkładu biura. Nie powinniśmy myśleć o urządzeniu drukującym jako dodatkowym wyposażeniu, które będzie brane pod uwagę później, już po urządzeniu biura. Należy potraktować ją tak, jak sam komputer i w podobny sposób przygotować na nią miejsce. Nowoczesne drukarki i kserokopiarki są w rzeczywistości komputerami, mającymi mnóstwo możliwości, także w kwestiach zabezpieczeń. Co Ci jednak po zaawansowanych technologicznie zabezpieczeniach, jeśli nie zadbasz o bezpieczeństwo na podstawowym poziomie i drukarka będzie zalana kawą przez pierwszą przechodzącą obok niej osobę, a druga z nich skradnie wydrukowane dokumenty? Niewłaściwie umiejscowione urządzenie drukujące to wielopoziomowe ryzyko dla Ciebie i Twojej firmy. Możesz stracić pieniądze, cenne dane, narazić się na częstszą konieczność wymiany sprzętu. Jeśli traktowałeś zatem dotychczas urządzenia drukujące jako niewiele znaczący sprzęt peryferyjny, to czas zmienić ten pogląd, zwłaszcza gdy chodzi o drukarki firmowe, przez które przechodzą cenne firmowe dane oraz informacje o klientach.