Kserokopiarka tania w eksploatacji – jak ją wybrać?
Kserokopiarki biurowe bez dwóch zdań nie należą do urządzeń tanich. Co prawda najtańsze, nowe urządzenia można zakupić już za mniej niż 5 tysięcy złotych, ale chcąc nabyć naprawdę wysokojakościowe urządzenie, często trzeba liczyć się z wydatkiem kilkunastu, a czasem nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. A trzeba pamiętać o tym, że koszt zakupu kserokopiarki to nie jedyny wydatek związany z tym urządzeniem biurowym. W końcu dochodzą jeszcze koszty eksploatacji. Jak wybrać kserokopiarkę tanią w eksploatacji? Przekonajmy się.
Niższa cena kserokopiarki – wyższe koszty eksploatacji?
W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na pewną zależność, która, niestety, w wielu przypadkach znajduje potwierdzenie. Nas, jako specjalistów od urządzeń biurowych, nie dziwi fakt, że wielu przedsiębiorców, kupując kserokopiarkę, szuka oszczędności. Nie oszukujmy się, stosunkowo niewiele osób zastanawia się nad tym, co znajduje się w urządzeniu, jakie mechanizmy nim rządzą i jaki mają one wpływ na komfort codziennego korzystania z kserokopiarki i koszty związane z eksploatacją. Większość osób wychodzi z założenia, że kserokopiarka po prostu ma działać, a to w praktyce oferuje każde urządzenie.
Okazuje się jednak, że faktycznie, im więcej chcemy zaoszczędzić podczas kupna kserokopiarki, z tym większymi wydatkami musimy liczyć się podczas jej użytkowania. Dlaczego tak jest? Przede wszystkim dlatego, że tanie modele oferują mniejsze możliwości. Teoretycznie może to wydawać się mało znaczące, jednak w praktyce, po dłuższym czasie użytkowania, z łatwością można zauważyć, że takie czynniki jak prosty, intuicyjny interfejs, większa szybkość tworzenia kopii oraz wbudowana pamięć sprawiają, że codzienna eksploatacja kserokopiarki staje się łatwiejsza, wygodniejsza i tańsza. Specjaliści zaznaczają też, że wysokiej jakości, bezproblemowo działające urządzenie, pozytywnie wpływa na efektywność pracy zespołu.
Toner ma duże znaczenie
Szukając kserokopiarki taniej w eksploatacji, należy myśleć szerzej. Duże znaczenie w kontekście kosztów związanych z eksploatacją urządzenia z pewnością ma toner. Tutaj do wyboru mamy dwa rozwiązania – korzystanie z tonerów oryginalnych oraz z tak zwanych zamienników. Teoretycznie, lepszym i bezpieczniejszym rozwiązaniem jest korzystanie z produktów fabrycznych. Jest jednak pewien szkopuł – otóż ceny oryginalnych tonerów mogą wynosić nawet kilkaset złotych, co znacząco podnosi koszty eksploatacji.
Zamienniki do tonerów kosztują natomiast najczęściej zaledwie kilkadziesiąt złotych, dlatego dla wielu osób mogą być bardzo atrakcyjną propozycją. Jednak także one mają pewne wady. Niskiej jakości zamienniki mogą niekorzystnie wpłynąć na żywotność urządzenia, zwiększają ryzyko awarii kserokopiarki, a poza tym nie gwarantują tak wysokiej jakości wydruków, jak oryginalne produkty. Ten aspekty każdy powinien sobie zatem przekalkulować samemu – generalnie można jednak stwierdzić, że zamienniki mogą być dobrym rozwiązaniem, gdy kserokopiarka nie ma być mocno eksploatowana i gdy wykonywane dokumenty nie muszą cechować się najwyższą jakością wydruku (np. zwykłe pisma, umowy, faktury etc.). Jeśli zamierzamy często drukować dokumenty i grafiki, w których szczegóły i oddanie kolorów jest ważne, lepiej postawić na oryginalne tonery.
Szybkość pracy
Bez wątpienia duże znaczenie ma także tempo, w jakim pracuje posiadany model – czyli ile kopii na minutę jest w stanie wykonać. Przykładowo, popularna kserokopiarka Konica Minolta Bizhub 227, którą można kupić za około 10 tysięcy złotych, jest w stanie wykonać do 22 czarno-białych kopii A4 na minutę. Dla wielu osób taka prędkość pracy może być wystarczająca, jednak z pewnością znajdą się przedsiębiorcy, którzy docenią urządzenia gwarantujące większe możliwości. Dla przykładu, kserokopiarka Sharp MX-3561 jest może wykonać nawet 35 kopii na minutę zarówno monochromatycznych, jak i kolorowych, a model Sharp MX-M905 gwarantuje wykonanie nawet 90 czarno-białych kopii w ciągu minuty. Na co trzeba zwrócić uwagę? Oczywiście na cenę. Te dwa modele kosztują kolejno około 28 tysięcy złotych i 80 tysięcy złotych.
Szybkość pracy może jednak mieć naprawdę duże znaczenie. Po pierwsze – im krócej kserokopiarka jest włączona, tym mniej energii pobiera. Trzeba też pamiętać o tym, że wolno działające urządzenie biurowe może spowalniać pracę pracowników i sprawiać, że oni spędzają czas w biurze mniej efektywnie – a to również można w pewien sposób przeliczyć na pieniądze.
Dodatkowe funkcjonalności, czyli o czym warto pamiętać?
Warto mieć na uwadze fakt, że wysokiej jakości kserokopiarka tania w eksploatacji może być wyposażona w dodatkowe funkcjonalności. Warto celować przede wszystkim w modele cechujące się krótkim czasem nagrzewania, co pomaga obniżyć zużycie energii i poprawia produktywność. Dobrym wyborem będzie także urządzenie, które umożliwia wysunięcie pojemnika z tonerem automatycznie tylko wtedy, gdy toner jest całkowicie wykorzystany. W ten sposób można wyeliminować marnotrawienie zdatnych do użytku materiałów eksploatacyjnych do kserokopiarki, a tym samym – zmniejszyć koszty eksploatacji.