Chyba nie ma takiego biura, które mogłoby istnieć bez kserokopiarki. Jest to jedno z podstawowych (choć niestety nie najtańszych urządzeń). Niezależnie od prowadzonej działalności, zawsze może zdarzyć się sytuacja, że trzeba coś szybko skserować bądź też wydrukować. Można się zdecydować na zakup taniego sprzętu, ale nie da się ukryć - jego jakość nie pozwoli na profesjonalne działanie. Z tego powodu każda firma musi liczyć się z koniecznością posiadania kserokopiarki. Co z tymi, dla których zakup jest zbyt dużym wydatkiem? Coraz większą popularnością zaczyna się cieszyć wynajem tego typu urządzeń. Które rozwiązanie - zakup czy wynajem - jest korzystniejsze i na które w ostateczności się zdecydować?
Zakup, czyli spory wydatek
Zakup kserokopiarki biurowej to spory wydatek, na który nie każdą firmę będzie stać. Jak już wcześniej zostało wspomniane - nie warto zadowalać się sprzętem kiepskiej jakości, ponieważ w przeliczeniu może się okazać, że wyjdzie nas on drożej niż zakup dobrego sprzętu. Kserokopiarka jest wydatkiem rzędu min. 3000 zł., a jeśli szukamy urządzenia o zwiększonych możliwościach cena może wzrosnąć nawet do kilkunastu tysięcy złotych. Z reguły im droższa jest sprzęt tym mniej jest on zawodny, ale duże koszty często mogą się wiązać z koniecznością wzięcia kredytu. Samodzielnie kupując sprzęt stajemy się jego właścicielem, zaś dostawca odpowiada wyłącznie za kwestie związane z serwisem na warunkach oraz w okresie określonym w warunkach gwarancji. My sami również odpowiadamy za zakup materiałów eksploatacyjnych (wszelkie koszty z tym związane pokrywamy z własnego budżetu). Po upływie tego czasu właściciel kserokopiarki sam finansuje wszelkie naprawy, co niestety bardzo często okazuje się nieopłacalne. Ewentualna odsprzedaż sprzętu nie jest prosta (mało kto chce zakupić używany, kilkuletni sprzęt), w związku z tym stajemy przed koniecznością nabycie nowego urządzenia.
Nie da się ukryć, że nie każdy może pozwolić sobie na koszty związane z zakupem kserokopiarki, materiałów eksploatacyjnych, a także serwisu po upływie okresu gwarancyjnego. Nie zawsze jest to również najbardziej opłacalna forma nabycia tego typu sprzętu - może się okazać, że kwota wydana na zakup nigdy nam się nie zwróci.
Warto sprawdzić kserokopiarki poleasingowe dla małych i średnich firm.
W przypadku zakupu kserokopiarki nie sposób nie wspomnieć o urządzeniach używanych. Cena takiego sprzętu jest oczywiście niższa od nowego i tym samym można nabyć kserokopiarkę o świetnych parametrach w niskiej cenie. Jednakże w tym wypadku zalecana jest ogromna ostrożność, ponieważ może się okazać, że sprzęt wydający się świetną okazją będzie tak naprawdę źródłem niekończących się problemów i usterek. Na kserokopiarki używane zazwyczaj nie mamy gwarancji, więc z każdą awarią musimy radzić sobie sami, co zazwyczaj wiąże się z samodzielnym ponoszeniem kosztów za ich naprawę. Dlatego zakup używanego urządzenia jest dobrym rozwiązaniem, ale wyłącznie wtedy gdy nabywasz ją ze sprawdzonego źródła i dokładnie obejrzysz ją przed podjęciem ostatecznej decyzji.
Wynajem, czyli korzyści z jakich często nie zdajemy sobie sprawy
Dzierżawa kserokopiarki jest w Warszawie coraz bardziej popularna. Nic w tym dziwnego - to rozwiązanie wiąże się z wieloma korzyściami, o których w przypadku zakupu można zapomnieć. Pierwszą i bardzo ważną z punktu widzenia funkcjonowania biura korzyścią jest brak przestojów w pracy. Właścicielem kserokopiarki, przez cały okres trwania wynajmu, jest dostawca, w związku z czym to on odpowiada za kwestie związane z serwisem urządzenia. W przypadku awarii sprzętu dostarczane nam jest urządzenie zastępcze, dzięki czemu rytm pracy w żaden sposób nie zostaje zaburzony. Dodatkowo wszystkimi formalnościami z tym związanymi zajmuje się dostawca. Nie spotkamy się także z sytuacją, kiedy awaria naszej drukarki nie jest objęta w warunkach gwarancji i tym samym koszt jej naprawy musimy ponieść sami.
Jako dzierżawcy sprzętu, co miesiąc płacimy za jego wynajem z góry ustaloną kwotę (powiedzmy 100 zł.), co pokrywa prawie wszystkie koszty związane z eksploatacją kserokopiarki. Nie musimy myśleć o konieczności zakupu odpowiednich tonerów - to wszystko leży w rękach dostawcy, czyli formalnego właściciela urządzenia. My jesteśmy odpowiedzialni wyłącznie za zakup papieru. W każdej sytuacji możemy liczyć na błyskawiczną pomoc serwisu. Tak naprawdę już w momencie instalowania sprzętu w biurze jesteśmy dokładnie instruowani odnośnie zasad korzystania z niego i wszelkich tajników z tym związanych. Jest to niezwykle ważne, ponieważ nie czujemy się pozostawieni sami sobie z ewentualnymi trudnościami.
Jeśli poszukujesz dobrej jakości kserokopiarki, a nie stać Cię na zakup nowego ( i zazwyczaj dość drogiego) urządzenia, to wynajem będzie rozwiązaniem dla Ciebie. Na kaucję za wynajem tego sprzętu co miesiąc otrzymujemy fakturę kosztową, co jest kolejną zaletą dzierżawy. Niektóre urządzenia po okresie wynajmu można wykupić, w związku z czym możemy stać się właścicielami sprzętu, który dobrze sprawdzał się w naszym biurze. Co zrobić z urządzeniem, którego nie chcemy wykupić po okresie wynajmu? Rozwiązanie jest najprostsze z możliwych - wystarczy oddać go dostawcy, do którego tak naprawdę ten sprzęt należy. Nie trzeba zawracać sobie głowy ewentualnymi kwestiami związanymi ze sprzedażą używanego urządzenia, czy też podjęciem decyzji o tym, co dalej z nim zrobić (czy wymienić niedziałającą część czy nie).
Które rozwiązanie wybrać - zakup czy wynajem?
Pierwszą podstawową kwestią jest posiadany budżet. Konieczność nabycia kserokopiarki jest w przypadku każdego biura rzeczą niepodważalną, jednak jak już wiadomo - w taki sprzęt trzeba zainwestować. Zakup taniego sprzętu jest nieopłacalny, ponieważ nie będzie on w stanie podołać wyzwaniom współczesnej pracy biurowej, a także szybciej może on ulec awarii. Jeśli posiadamy kilka lub kilkanaście tysięcy złotych to możemy zastanowić się nad zakupem, jeśli jednak musimy na ten cel wziąć kredyt, to zdecydowanie warto jeszcze raz przemyśleć sensowność tego rozwiązania.
Kupując sprzęt stajemy się jego właścicielami, w związku z czym wszelkie materiały eksploatacyjne nabywamy z własnych środków. Jeśli chodzi o naprawy, to serwis w czasie trwania okresu gwarancyjnego zajmie się usterkami ujętymi w zasadach gwarancji, jednak wszelkie inne usterki pozostają w naszej kwestii. Wiąże się to zarówno z kolejnymi kosztami, jak i przestojem w pracy, na co w większości przypadków nie możemy sobie pozwolić. W przypadku większej awarii sami musimy zadecydować o opłacalności naprawy, bądź też ewentualnej sprzedaży urządzenia, co zazwyczaj jest dość trudne.
W przypadku wynajmu, to dostawca jest właścicielem kserokopiarki. W związku z tym to on odpowiada jego serwis oraz dostarczanie materiałów eksploatacyjnych (za wyjątkiem papieru). Jeśli sprzęt ma awarię to jest ona błyskawicznie usuwana, bądź też na czas naprawy otrzymujemy urządzenie zastępcze - wszystko po to, aby funkcjonowanie biura w żaden sposób nie zostało zaburzone. Serwis udziela nam wszelkich porad związanych z użytkowaniem kserokopiarki i w razie potrzeby jest do naszej stałej dyspozycji. Po upływie okresu wynajmu w niektórych przypadkach możemy wykupić urządzenie. Jeśli jednak nie chcemy go dalej użytkować, to oddajemy go jego właścicielowi.
Dzierżawa i wynajem kserokopiarek - leasing cieszy się coraz większą popularnością. Nic w tym dziwnego - wiąże się ona z wieloma korzyściami, spośród których na pierwszy plan wysuwa się kwestia oszczędności - zarówno pieniędzy jak i czasu. Warto zdecydować się na to rozwiązanie i dzięki niemu korzystać ze sprzętu najwyższej jakości w bardzo atrakcyjnej dla nas cenie.