Zakup urządzeń biurowych takich jak niszczarka, drukarka, kserokopiarka czy sprzęty elektroniczne to niezbędny wydatek przy prowadzeniu firmy. Niekiedy nawet małe przedsiębiorstwo o charakterze biurowym musi przeznaczyć kilka tysięcy złotych na zakup takiego wyposażenia. Niestety, nie każdy ma na to fundusze. Z tego względu coraz popularniejszym rozwiązaniem jest leasing drukarek czy dzierżawa kserokopiarek. Co warto wiedzieć o takich metodach korzystania ze sprzętów firmowych? Która z tych dróg będzie lepszym rozwiązaniem?
Leasing drukarki czy dzierżawa kserokopiarki sprowadza się do jednego – możliwości korzystania z drogich sprzętów firmowych, gdy nasze fundusze firmowe są ograniczone. Na czym polegają takie metody finansowania urządzeń biurowych? Czym jest leasing drukarek i ich dzierżawa?
Czym jest leasing i dzierżawa urządzeń biurowych?
Leasing drukarki czy innych sprzętów biurowych to forma kredytowania zakupu takiego urządzenia, z tą różnicą, że do czasu spłaty takiego przedmiotu leasingowanego jego prawnym właścicielem jest leasingodawca. Leasing drukarek może świadczyć prywatny podmiot leasingujący lub bank – w zależności od wybranej przez nas oferty.
Leasingobiorca (czyli w naszym przypadku określone przedsiębiorstwo) płaci przez określony w umowie czas raty za użytkowanie przedmiotu leasingu. Przypomina to trochę wynajem drukarek lub podobnych sprzętów. Po zakończeniu umowy firma może zdecydować czy chce wykupić sprzęt (za określoną wcześniej kwotę), zdać go do leasingodawcy lub wymienić na nowe urządzenia. W przeciwieństwie do kredytu forma ta jest korzystna, bo umożliwia odliczenie podatku dochodowego i VAT od całości kwoty (a nie tylko odsetek), jest łatwiejsze w uzyskaniu (warunki uzyskania leasingu są mniej restrykcyjne niż w przypadku kredytów) i w razie problemów umożliwia zdanie użytkowanego elementu bez konsekwencji. To z tego względu leasing drukarek i podobnych urządzeń jest coraz częściej wybieraną formą zakupu.
Kserokopiarka Canon image Runner Advance C5535i
Jeszcze innym sposobem na zagospodarowanie potrzeb przedsiębiorstwa jest dzierżawa. Kserokopiarki, drukarki, komputery, pozostałe urządzenia elektroniczne – wszystko to można po prostu nająć. Użytkujemy określony rodzaj sprzętów (np. interesuje nas dzierżawa drukarek). Otrzymujemy urządzenie, za które wnosisz określoną opłatę eksploatacyjną. Kwota za wynajem kserokopiarek czy drukarek w formie dzierżawy obejmuje wszystkie elementy serwisowe, a także eksploatacyjne – w tym tusze i tonery. Firma nie musi martwić się o żadne dodatkowe koszty.
W przypadku zakończenia umowy, dzierżawa kserokopiarki czy podobnego sprzętu możemy wykupić urządzenie, oddać je lub przejść na leasing drukarki, spłacając kwotę za wykup urządzenia.
Kserokopiarka kolorowa Konica Minolta Bizhub C258
Podobieństwa między dzierżawą a leasingiem
Leasing drukarek i dzierżawa kserokopiarek różnią się pod wieloma względami, ale są też niekiedy do siebie bardzo podobne. Przede wszystkim obydwie formy to prosty sposób na zdobycie niezbędnego sprzętu biurowego, nawet przy niewielkich funduszach własnych i braku zdolności kredytowej (spowodowanej np. niewielkim stażem prowadzenia firmy).
W obu przypadkach nie jesteśmy też prawnymi właścicielami urządzeń. Przypomina to trochę wynajem kserokopiarek pod określonymi warunkami. Poza tym firma biorąca leasing lub dzierżawę zobowiązana jest do opłacania rat w ustalonej wysokości przez zawarty w umowie okres.
Kolejną cechą, która łączy leasing drukarki czy wynajem kserokopiarek w formie dzierżawy jest brak ryzyka zakupowego. Za urządzenie odpowiada dzierżawca lub leasingodawca. Jako faktyczny właściciel chce, aby cały czas było sprawne. Niekiedy takim zapewnieniem jest wykup obowiązkowego ubezpieczenia, a w innym przypadku obsługa serwisowa.
Warto pamiętać, że leasing i wynajem drukarek trwale obniżają podatki przedsiębiorstwa. Raty leasingowe czy koszt wynajmu sprzętu można wrzucać w koszty i urząd skarbowy ma obowiązek je uwzględnić. Żadna z tych form nie wpływa też na zdolność kredytową przedsiębiorstwa.
Kserokopiarka Canon image Runner 2630i
Różnice między dzierżawą a leasingiem urządzeń wielofunkcyjnych
Mimo tego, że leasing i dzierżawa drukarek mają kilka cech wspólnych, to jednak wiele ich różni. Zacznijmy od kwestii czasowości umowy. W przypadku leasingu mamy określony czas, gdy leasingobiorca spłaca wyznaczone przez strony raty. Po zakończeniu umowy można ją przedłużyć na nowych warunkach. Dzierżawa kserokopiarek i innych sprzętów biurowych pozwala z kolei podpisać umowę na wiele lat (np. 15 czy 20) w czasie której dostawca urządzeń będzie dbał o ich kompleksowe działanie i wymianę – w razie potrzeby. Dzierżawa sprzętów biurowych może być także bezterminowa, zawierająca jedynie określony okres wypowiedzenia.
Kolejna różnica związana jest z odpowiedzialnością za przedmiot udzielany w ramach umowy. Leasing to finansowanie określonego urządzenia wielofunkcyjnego, jednak bez udziału firmy leasingującej. Ta oczywiście wie jaki sprzęt finansuje i jakie są jego parametry. Na tej podstawie udziela bowiem leasingu. Jednak nie reperuje go, nie wymienia części eksploatacyjnych i nie wymienia na nowy w razie potrzeby. Interesuje się oczywiście jego stanem i w umowę leasingu wdraża np. określone ubezpieczenie, które jest obowiązkowe dla leasingobiorcy.
Kserokopiarka Canon image Runner Advance C3520i
Dzierżawa kserokopiarek wygląda pod tym względem inaczej. To wynajmujący ma obowiązek naprawiać sprzęt, zmieniać tonery w razie potrzeby, a w przypadku wyeksploatowania urządzenia – wymienić je na nowe. Wynajem drukarek i innych urządzeń wielofunkcyjnych w praktyce jest bezobsługowy. Wymaga tylko płatności przez klienta.
Należy pamiętać też, że leasing uprawnia nas do wybierania sprzętu, który chcemy nabyć. Niezależnie od tego czy interesują nas kserokopiarki Konica Minolta czy kserokopiarki Canon – możemy zakupić je poprzez leasing w wybranym sklepie. Najem wiąże się niekiedy z powiązaniem z określoną marką na stałe.
Co jeszcze warto wiedzieć o tych sposobach na pozyskanie urządzeń biurowych? Dzierżawa drukarek to bardzo mało formalności, stała opłata za korzystanie z funkcjonalności sprzętów, pełna obsługa serwisowa i pogwarancyjna i dostawa door to door materiałów eksploatacyjnych. Wynajem drukarek sprawdza się w firmach, które chcą ograniczyć do minimum koszt korzystania ze sprzętów i niekoniecznie muszą mieć „własne” urządzenia.
Leasing z kolei jest krótszy (udzielany np. na 5 lat) i w przeciwieństwie do dzierżawy – wymaga podpisania specjalnego rodzaju umowy. Dzierżawa kserokopiarki do biura na pewno jest więc prostsza pod względem biurokratycznym.
Kserokopiarka kolorowa Konica Minolta Bizhub C224e
Zalety korzystania z dzierżawy i leasingu kserokopiarek
Niezależnie czy wybierzemy wynajem kserokopiarek czy postawimy na leasing – obydwie formy są korzystne dla budżetu firmy. Dzierżawa drukarek ogranicza do minimum koszty eksploatacyjne i zapewnia wygodę. Z kolei leasing nie jest ryzykiem finansowym dla przedsiębiorstwa i nie wpływa na późniejsze inwestycje, zaplanowane w przeciągu kolejnych kilku lat.
Dzierżawa kserokopiarki czy forma leasingowania takich urządzeń daje też możliwość odliczenia podatkowego, optymalizuje koszty prowadzenia firmy, a przede wszystkim – otwiera pole do inwestycji. Gdyby nie taka dzierżawa kserokopiarek czy ich leasingowanie trudno byłoby na początku biznesu zakupić niezbędny sprzęt za kilka tysięcy złotych.
Kolorowa kserokopiarka laserowa Konica Minolta Bizhub C3110
A co, gdy nie chcemy korzystać z usług podmiotów zewnętrznych i mamy chęć posiadania sprzętu „na własność”? W takim przypadku dobrze jest kupić kserokopiarki poleasingowe. To urządzenia eksploatowane w firmach i oddane po zakończeniu czasu leasingu lub wynajmu. Sprzęty te są najczęściej w bardzo dobrym stanie i niskich cenach. Warto przemyśleć taką inwestycję.