W biurach firm na całym świecie każdego dnia drukuje się miliony umów, ulotek i innych dokumentów firmowych. Wielu przedsiębiorców kieruje się przy tym swoimi przyzwyczajeniami związanymi z urządzeniami drukującymi czy też sposobem drukowania i rodzajem drukowanych plików. W każdym przedsiębiorstwie warto jednak na chwilę przystanąć i szerzej zastanowić się nad procesami druku. To, do czego jesteśmy przyzwyczajeni, nie zawsze jest korzystne dla nas i naszych firm. Obalmy zatem kilka mitów związanych z drukowaniem materiałów biznesowych w firmach, aby przekonać się, czy jest coś, co możesz zmienić w kwestii zarządzania drukiem w swoim przedsiębiorstwie.
Droższa kserokopiarka = kserokopiarka lepsza
Pierwsze błędne przekonanie z drukiem dotyczy już samego zakupu urządzeń do firm. Jesteśmy przyzwyczajeni do myśli, że jeśli coś będzie droższe, to automatycznie będzie też lepsze. W przypadku urządzeń drukujących właściwsze jest określenie, że droższy sprzęt ma z reguły inne, wyższe parametry oraz dodatkowe funkcje. Pytanie zatem, czy Twoja firma tych funkcji i tak wysokich osiągów w ogóle potrzebuje? Jeśli prowadzisz małe biuro, w którym pracuje kilka osób, to kserokopiarka-centrum druku za kilkadziesiąt tysięcy złotych lepszym zakupem na pewno dla Ciebie nie będzie, bo po prostu nie wykorzystasz w pełni nigdy jej możliwości. Nawet najtańszy sprzęt renomowanej firmy będzie oznaczać jedynie niższe parametry, nie zaś niższą jakość. Łatwo zauważyć, że przyjął się trend, iż każda poważna firma powinna mieć też dostęp do wielofunkcyjnej, nowoczesnej kserokopiarki z mnóstwem dodatkowych opcji. Takie urządzenia mają oczywiście ogromne możliwości, lecz czy naprawdę potrzebujesz ich do tego, aby wydrukować kilka czarno-białych faktur dziennie? To sprzęt specjalistyczny, przeznaczony do specyficznych branż, czy też działów w firmach, na pewno niebędący sprzętem dla każdego. Wybierz zatem taką kserokopiarkę, jakiej realnie potrzebujesz, niekoniecznie tę najdroższą, najnowocześniejszą. Ma to być sprzęt przede wszystkim funkcjonalny, a nie pozornie podnoszący prestiż Twojej firmy – pamiętaj o tym!
Tańszy druk = oszczędność
Nieraz na naszym blogu zachęcamy do analizy procesów druku w firmie, optymalizacji ich i ograniczenia niepotrzebnych wydatków. Nie ma to jednak oznaczać ograniczania wydatków za wszelką cenę. Na każdą sprawę należy spojrzeć w szerszym ujęciu. Drukując ulotki reklamowe na niskiej jakości papierze, bez kolorów i w najprostszej formie, oszczędzisz bez wątpienia na materiałach eksploatacyjnych. Czy jednak oszczędzisz w rzeczywistości? Prawdopodobnie nie, bo nieestetyczne materiały reklamowe przynieść mogą odwrotny skutek zamiast zainteresowania klientów. W takim przypadku powinieneś zatem spojrzeć na sprawę całościowo. Druk taki ma przynieść określone, wymierne skutki. Większy wydatek na niego będzie inwestycją, która ma się zwrócić w postaci pozyskania klientów. Oszczędność na takich drukach nie przyniesie zamierzonego rezultatu. Finansowo możesz w związku z tym niekoniecznie wyjść na tym na plus. Oszczędzaj, np. drukując monochromatycznie dokumenty będące w obiegu wewnątrz firmy. Tam, gdzie większa inwestycja w druk jest tego warta, nie wahaj się zainwestować.
Internet = skuteczność
Kolejny z mitów dotyczących biznesowych materiałów drukowanych dotyczy tego, że rzekomo duża część druków straciła sens w dobie Internetu. Owszem, dostęp do treści w sieci ograniczył wydruk pewnych rzeczy, lecz nie zmniejszył skuteczności druku w działaniach firmowych. Aby przekonać się o tym, wystarczy spojrzeć na własną skrzynkę mailową i zastanowić się nad tym, ile maili reklamowych, broszur i dołączonych do wiadomości plików rzeczywiście otwieramy i przeglądamy. Większość z nich automatycznie trafia do SPAM-u. Wydrukowany katalog dedykowany do odpowiedniego odbiorcy może przynieść znacznie lepsze skutki dla Twojej firmy niż duże kwoty wydawane na nieskuteczne mailingi i inne kampanie reklamowe. Wszystko to zależy od odpowiedniego doboru kanałów do branży, odbiorcy i konkretnej sytuacji. W żadnym wypadku jednak nie należy przekreślać druku w 100%, bo większa skuteczność sieci nie zawsze jest regułą!