Kolorowa czy monochromatyczna?
Podstawowym rozróżnieniem urządzeń drukujących, jakie możemy przyjąć w tym artykule, jest podział na sprzęty drukujące w kolorze oraz w skali szarości. Dość powszechnie przyjęło się, że nowoczesna drukarka po prostu musi zapewniać możliwość druku w kolorze. Nie do końca jest to prawdą. Wybór urządzenia drukującego jedynie w skali szarości może być wyborem świadomym, wynikającym z konkretnych potrzeb i nie należy tego traktować jak wersji ekonomicznej lub uboższej pod względem technologicznym. Drukarki monochromatyczne doskonale sprawdzą się np. do drukowania faktur lub wewnątrzfirmowego obiegu dokumentów. Jeśli nie potrzebujesz druku w kolorze, to po prostu z niego zrezygnuj, co nie przełoży się negatywnie na jakość druku, a będzie znaczącą oszczędnością. Pytanie, czy wybrać kserokopiarkę kolorową, czy monochromatyczną jest zatem jak najbardziej zasadne.
Obsługiwane formaty papieru
Ten parametr jest w zasadzie mocno powiązany z poprzednim punktem, ponieważ musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, co właściwie zamierzasz drukować na swoim urządzeniu. Dowiesz się w ten sposób, czy potrzebujesz druku kolorowego, a także, jaki format stron będzie Ci potrzebny. A4 to absolutna podstawa do druku wszelkiego rodzaju dokumentów. Nie musisz się jednak pod tym względem ograniczać, ponieważ poszczególne modele drukarek, jak np. Konica Minolta bizhub C220 dają możliwość druku w formatach A6-A3, a nawet w większym zakresie, obejmującym również druk bannerowy w niestandardowych formatach. Dzięki temu możesz drukować na swojej firmowej drukarce projekty, prezentacje, a nawet plakaty, czy materiały reklamowe. Przed Tobą więc odpowiedź na pytanie, czy potrzebujesz drukarki wyłącznie do firmowych dokumentów, czy też zamierzasz korzystać ze swojego urządzenia w szerszy sposób.
Szybkość druku
Jeśli zamierzamy korzystać z naszego urządzenia drukującego często i w sposób zróżnicowany, zależeć nam będzie zapewne również na szybkości druku. Parametry charakterystyczne dla drukarki domowej, czyli niekiedy kilka stron na minutę, nie wchodzą w grę, gdy zamierzamy drukować obszerne firmowe dokumenty, czy pliki faktur. Kilkadziesiąt stron druku A4 na minutę w przypadku zaawansowanych technicznie kserokopiarek o zastosowaniu firmowym to standard. Warto pochylić się dłużej nad tą cechą drukarki np. wówczas, gdy ma korzystać z niej większa liczba osób – zbyt wolny sprzęt będzie niezbyt wygodny.
Druk dwustronny
Na szybkość, a także mniejsze koszty druku wpłynie możliwość druku dwustronnego. Teoretycznie istnieje ona w przypadku każdej drukarki – w praktyce jednak wątpliwe, by chciało Ci się ręcznie przekładać każdą kartkę, by móc ją zadrukować z drugiej strony przy plikach liczących kilkadziesiąt stron. Warto zwrócić więc uwagę, czy urządzenie, które zamierasz wybrać, posiada tzw. funkcję dupleks. Oznacza to, że kartki mogą być zadrukowywane dwustronnie bez konieczności ich odwracania. W mniejszej firmie i przy mniejszych objętościowo drukach, możesz oczywiście zrezygnować z tej funkcji, redukując koszt zakupu urządzenia, w większej natomiast będzie to konieczność dla praktycznego druku dwustronnego, która pozwoli Ci też zmniejszyć koszty eksploatacji urządzenia.
Koszty eksploatacji
Koszt i dostępność materiałów eksploatacyjnych do danego urządzenia to oczywiście nie jest bezpośredni jego parametr, ale równie istotna cecha, o której powinniśmy pamiętać podczas zakupów, a o której niestety często zapominamy. Problemy z materiałami eksploatacyjnymi potrafią bowiem skutecznie obniżyć komfort korzystania z kserokopiarki. Warto sprawdzić podczas zakupów, czy do danego urządzenia można znaleźć wysokiej jakości zamienniki tuszów bądź tonerów. Często niski koszt zakupu urządzenia wiąże się z wysokim kosztem zakupu materiałów eksploatacyjnych lub też ich trudną dostępnością, więc przy każdej ewentualnej promocji, szczególnie w marketach elektronicznych, może zapalić Ci się w związku z tym lampka ostrzegawcza, czy aby na pewno w dłuższej perspektywie będzie to zakup tak tani. To, ile nas będzie kosztować kserokopiarka, to przecież nie tylko koszty zakupu, lecz też wydatki, jakie musimy ponosić w miarę jej użytkowania – pamiętaj o tym!
Gdy określisz te podstawowe parametry, na jakich zależy Ci w Twoim urządzeniu drukującym, dopiero wówczas powinieneś przejść do zastanowienia się nad wszelkimi opcjami dodatkowymi i funkcjami niezwiązanymi bezpośrednio z samym drukiem lub skanowaniem. Jeśli Twoje urządzenie drukujące ma się sprawdzić w firmie, powinieneś pamiętać o jego podstawowej roli, czyli drukowaniu, kserowaniu, czy skanowaniu, nie traktować zaś go jako elektroniczny gadżet. Zacznij więc od określenia podstawowych parametrów, jakimi cechować ma się Twoje nowe urządzenie.