W ostatnich latach bardzo wiele można było usłyszeć o tzw. RODO. Przepisy te miały za zadanie poprawić bezpieczeństwo naszych danych i dać każdemu możliwość większej kontroli nad ich przepływem. W wielu dziedzinach życia zapanował jednak niemal paranoiczny strach przed wprowadzeniem RODO i dochodziło do absurdów, gdzie np. pacjenci w przychodniach byli oskarżani o to, że nie trzymają się przepisowej odległości od osoby, która jest przed nimi w kolejce i akurat się rejestruje, podając swoje dane. Wiele osób nie potrafiło poradzić sobie z tym, jak przepisy te dotyczą ich konkretnego przypadku, branży, czy firmy. Zastanówmy się zatem, jak przepisy RODO dotknęły urządzenia, przy pomocy którego niszczymy przecież takie poufne dane, czyli niszczarki do papieru biurowe. Zobaczmy, czy zakup nowej niszczarki, np. HSM Securio C16, czy HSM Shredstar X15 wystarczy, abyś nie musiał martwić się tym, czy odpowiednio niszczysz dokumenty w swojej firmie.
Czym jest RODO?
Zacznijmy jednak od początku, czyli wyjaśnienia, czym jest RODO i skąd właściwie wzięło się całe to zamieszanie. Pełna nazwa RODO brzmi: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Jak łatwo się domyślić, rozporządzenie to zawiera ogół nowych regulacji dotyczących przepływu danych osobowych. Przepisy te zaczęły obowiązywać na terenie całej Unii Europejskiej 25 maja 2018 roku. Celem takiego rozwiązania było nie tylko polepszenie jakości ochrony naszych danych, jak wspomnieliśmy na samym początku, lecz też ujednolicenie przepisów w Europie, aby zlikwidować problemy związane z różnymi przepisami prawnymi w różnych krajach, co jest szczególnie ważne chociażby w przypadku działających w wielu krajach firm. W praktyce dało to też obywatelom Unii nowe możliwości, jak np. „prawo do bycia zapomnianym”, czyli konieczność usunięcia danych użytkownika przez daną firmę na jego wyraźne żądanie. We wszystkich sytuacjach, gdzie konieczne jest wykorzystanie naszych danych i wiążących się z ich późniejszym przechowywaniem, musimy być również jasno informowani, stąd m.in. wszechobecne już w Internecie formułki informujące nas o przepisach RODO od razu po wejściu na daną stronę internetową. Wprowadzono też bardzo dotkliwe, wielomilionowe kary za niestosowanie się do nowych przepisów.
Zmiana polityki dotknęła nawet takich gigantów, jak Facebooka oraz Google, które powoływały nawet specjalne, wewnętrzne jednostki, zajmujące się dostosowaniem do nowych wymogów. Skoro wyjątków nie ma nawet w przypadku największych, strach w oczy zajrzał również drobnym przedsiębiorcom, których kara za niewystarczającą ochronę danych osobowych mogłaby pogrążyć. Stąd też pojawiać się zaczęły opisywane wyżej absurdy. Niektórzy woleli zacząć pilnować danych bardziej, niż to konieczne, zamiast zostać ukaranym za ich niewystarczającą ochronę. To z kolei w wielu przypadkach doprowadziło nawet do tego, że nie wiedzieliśmy, czy możemy na głos wypowiedzieć swoje nazwisko przy urzędowym okienku, czy wywołanej już lekarskiej rejestracji. Nietrudno zatem wywnioskować, że również w kwestii niszczenia dokumentów z danymi również pojawiły się nowe regulacje.
Czy trzeba kupować nową niszczarkę do dokumentów?
Zgodnie z nowymi przepisami występuje konieczność niszczenia wszystkich dokumentów firmowych, które przestały być potrzebne lub których okres przechowywania minął. W zakres takich dokumentów wchodzą zatem wszelkie dokumenty księgowe, faktury, paragony, dokumenty z podpisami, a nawet spersonalizowane materiały reklamowe. Również tutaj górny pułap kar za niestosowanie się do tych przepisów liczony jest w dziesiątkach milionów euro. Kiedy jednak można uznać, że dany dokument został już zniszczony? Wszystko, czego potrzebujemy w tym zakresie, powie nam norma DIN 66399. Dotyczy ona nie tylko niszczenia dokumentów papierowych, ale też m.in. płyt CD, co również ma w omawianym temacie znaczenie, ponieważ nowoczesne niszczarki do papieru posiadają możliwość niszczenia także takich nośników danych. Według normy tej, niszczarki do dokumentów podzielone zostały na następujące grupy:
- P1 – dokumenty ogólnego użytku
- P2 – dokumenty wewnętrzne
- P3 – dokumenty poufne
- P4 – dokumenty z danymi osobowymi
- P5 – dokumenty z wrażliwymi i tajnymi danymi osobowymi
- P6 – dokumenty tajne i niejawne
- P7 – dokumenty ściśle tajne.
Niszczarki podzielone zostały na klasy według rodzaju dokumentów, do których niszczenia są przystosowane. Każda wyższa klasa charakteryzuje się dokładniejszym poziomem niszczenia papieru, na mniejsze cząstki, aby stopniowo, według ważności dokumentu, zmniejszać ryzyko jego odczytania po zniszczeniu. Przy zakupie niszczarek możesz zatem spotkać się z takimi oznaczeniami, które powiedzą Ci, jakie dokumenty możesz niszczyć przy pomocy danego modelu.
Przejdźmy jednak do pytania, które zadaliśmy na początku rozdziału. Czy zachodzi zatem konieczność wymiany niszczarki na nową? Niekoniecznie. Norma DIN 66399 uchwalona została w 2012 roku, czyli jeszcze przed RODO. Oznacza to, że niektóre z niszczarek już wcześniej dostosowywane były do zawartych w niej przepisów. RODO precyzuje pod tym względem jedynie, co musi zostać zniszczone i nakłada wysokie kary za brak takich działań. Co powinieneś w związku z tym zrobić? Sprawdź dane techniczne swojej niszczarki. Jeśli znajdziesz w nich informacje dotyczące wielkości skrawków papieru po niszczeniu, to łatwo sprawdzisz, w której grupie mieści się Twoje urządzenie i czy pasuje do typu dokumentów, które niszczysz. Jeśli Twój sprzęt spełnia wymogi danej klasy, to możesz bez obaw z niego korzystać. Jeżeli nie – czeka Cię wymiana niszczarki na nowej, chyba, że nie obawiasz się kar finansowych, jakie nakłada pod tym względem RODO. Na pewno zniknął już problem, czy musisz używać niszczarki, prowadząc firmę – bez tego się nie obejdzie. Pytanie, jakie musisz sobie teraz postawić, to jaką niszczarkę wybrać?
Problem RODO w przypadku niszczarek nie jest zatem tak duży, jak mogłoby się wydawać – również w tej dziedzinie nie należy popadać w przesadną panikę. Konieczność wymiany niszczarki do papieru może jednak naprawdę zajść – wszystko zależy od tego, jak dokładnie niszczy dokumenty Twoje dotychczasowe urządzenie. Jeśli spełnia odpowiednie normy – możesz spać spokojnie; jeśli nie – niszczarki dostosowane do RODO znajdziesz u nas.