Gdybyśmy spytali przedsiębiorców, co jest kluczem do sprawnego i efektywnego funkcjonowania firmowego biura, pewnie większość z nich w pierwszej kolejności powiedziałaby o zmotywowanej i wykwalifikowanej kadrze pracowniczej. Oczywiście, byłoby w tym wiele prawda, niemniej nie możemy zapomnieć o tym, że niezwykle istotną rolę w biurze odgrywają nie tylko ludzie, ale również urządzenia. Bez jakiego sprzętu trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie firmowego biura? Sprawdźmy!
Nie tylko komputery…
Mówiąc o sprzęcie biurowym, pewnie wszyscy myślimy przede wszystkim o urządzeniach komputerowych, bez których praktycznie żadna firma nie ma racji bytu. I rzeczywiście, wysokiej jakości komputery, na których swobodnie będą działały potrzebne do pracy oprogramowania i aplikacje, zapewniające komfortową pracę monitory oraz akcesoria, takie jak myszki i klawiatury, to podstawa w każdym biurze. Do tego zestawu z pewnością możemy dodać telefony oraz rzutnik, który przydaje się podczas szkoleń i prezentacji.
Trzeba jednak pamiętać o tym, że sprzęt komputerowy to nie wszystko. Zarówno w dużych korporacjach, jak i mniejszych przedsiębiorstwach, każdego dnia z rąk do rąk i z działów do działów przekazywanych jest wiele różnego rodzaju dokumentów – umów z pracownikami i kontrahentami, raportów, sprawozdań finansowych, materiałów szkoleniowych czy grafik. Co więcej, dotyczy to zarówno dokumentów w formie papierowej, jak również cyfrowej. To dlatego w każdym biurze powinny się znaleźć wysokiej jakości urządzenia biurowe, które umożliwią proste i szybkie drukowanie, kopiowanie i skanowanie dokumentów firmowych.
Kserokopiarka – jedno urządzenie, wiele możliwości
W większości przypadków najlepszym rozwiązaniem będzie kupno do biura wysokiej jakości, nowoczesnej kserokopiarki. Współczesne kserokopiarki renomowanych producentów, takich jak Konica Minolta, Sharp czy Canon, to w zasadzie wielofunkcyjne urządzenia, które umożliwiają szybkie drukowanie i kopiowanie dokumentów w różnych formatach, a co więcej, mogą pełnić również funkcję skanera, faksu czy dysku pamięci.
Chociaż zaawansowane technologicznie kserokopiarki to często urządzenia o dość dużych gabarytach, ich obsługa jest nadzwyczaj prosta i intuicyjna. Dotykowe panele, różne tryby pracy i ciche, a do tego niezwykle wydajne drukowanie i kopiowanie dokumentów sprawiają, że tego typu sprzęt najlepiej sprawdza się w firmach, gdzie na co dzień pracuje się z dużą liczbą dokumentów.
Jakie są alternatywy dla kserokopiarek?
Zaawansowane, nowoczesne kserokopiarki mają jedną wadę: są dość drogie. Jeżeli chcemy kupić nowy model uznanej marki, który niezależnie od intensywności eksploatacji będzie przez wiele lat działał sprawnie, musimy liczyć się z wydatkiem kilku, kilkunastu, a często nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Warto jednak pamiętać o tym, że tak rozbudowane urządzenie nie zawsze będzie niezbędne.
Jeżeli w Twojej firmie urządzenia biurowe nie będą zbyt mocno eksploatowane i nie potrzebujesz urządzenia obsługującego większe formaty dokumentów niż A3, alternatywą może być kupno lub dzierżawa tańszej kserokopiarki do podstawowego użytku lub po prostu zaopatrzenie się w tradycyjną drukarkę. W małych biurach takie rozwiązanie z pewnością będzie wystarczające.
Czy warto kupić niszczarkę do dokumentów?
Drukowanie i kopiowanie dokumentów to jedno. Trzeba jednak pamiętać o tym, że wiele dokumentów, które znajdują się w firmowym biurze, nie powinno dostać się w niepowołane ręce. Dlatego w każdej firmie powinna znaleźć się również niszczarka do dokumentów. Tutaj sytuacja jest o tyle komfortowa, że na rynku dostępne są różne modele – zarówno takie kosztujące kilkaset złotych, jak również warte kilka tysięcy złotych. Różnią się one wydajnością, trybami pracy czy pojemnością pojemnika na ścinki. Wybór jest tak duży, że każdy przedsiębiorca bez problemu powinien znaleźć niszczarkę biurową spełniającą jego oczekiwania i potrzeby. Tak wyposażone biuro z pewnością będzie funkcjonowało sprawnie i bezproblemowo!