Skanowanie dokumentów pozornie wydaje się czynnością banalną. Układamy kartkę na ekranie skanera, wybieramy odpowiednią opcję i mamy plik w komputerze. Czasem jednak okazuje się, że jakość przeskanowanego dokumentu nie jest taka, jakiej oczekiwaliśmy. Może wystąpić też wiele innych problemów, po których zadamy sobie pytanie, czy skanowanie rzeczywiście jest tak proste, jak myśleliśmy. Dla wszystkich z Was przygotowaliśmy w związku z tym krótki poradnik o tym, jak poprawnie skanować wszelkiego rodzaju dokumenty. Pomimo tego, że urządzeń, z których możecie korzystać do skanowania, jest naprawdę mnóstwo i różnią się one między sobą wieloma parametrami, to istnieją podstawowe zasady wykonania dobrego jakościowo skanu, które dotyczą wszystkich rodzajów dokumentów i wszystkich urządzeń. Poznajmy je.
Ułożenie tekstu
Sprawa, jak samo skanowanie, pozornie prosta i banalna. Tekst, który widzimy na ekranie po skanowaniu, nie powinien być zorientowany w odwrotną stronę – do góry nogami bądź też być krzywy. Pozornie nie trzeba o tym nikomu przypominać. Pozory jednak często lubią mylić. Bez trudu w korespondencji firmowej z kontrahentami, pracownikami, czy klientami spotkacie się z błędnie zeskanowanymi pod tym względem dokumentami. Dlaczego jest to tak ważne? Taki drobiazg może np. przekreślić Wasze szanse, gdy wysyłacie dokumenty, starając się o pracę w danej firmie. Pracodawca odrzuca w pierwszej kolejności zgłoszenia zawierające oczywiste błędy i niedopatrzenia – to może być jedno z nich. Jak można bowiem potraktować poważnie kogoś, kto wysyła dokument ze swoimi danymi z krzywym, uciętym przy skanowaniu tekstem? Nie jest to dobra rekomendacja w żadnej sytuacji – nieważne, czy rozmawiasz z potencjalnym pracodawcą, klientem, czy z pracownikiem – należy o tym bezwzględnie pamiętać.
Ustawienia skanowania
Jeśli myślicie, że postawienie na najwyższej jakości sprzęt do skanowania i wybór takiego urządzenia, jak bizhub C454e, czy C35 Konica Minolta, w całości załatwia sprawę i nie musicie zwracać na ustawienia Waszego urządzenia do skanowania, to jesteście w błędzie. Im bardziej zaawansowane technologicznie urządzenie, tym więcej różnorodnych opcji posiada – po to, abyś mógł zeskanować lub wydrukować wszystko według swoich upodobań, tak jak potrzebujesz, nie zaś ustawień domyślnych, narzuconych przez producenta. Kluczowy pod tym względem jest kontrast pomiędzy tłem a tekstem dokumentu. Zaleca się, aby był on możliwie jak największy dla lepszej czytelności. Jeśli urządzenie ma możliwość wyboru rozdzielczości, to minimum, jakie przyjmuje się dla zachowania czytelności dokumentu, wynosi 300 dpi. W niektórych przypadkach oczywiście lepiej będzie zastosować wyższe ustawienia – należy jednak pamiętać o tym, że przedłuża się wówczas czas skanowania, a także rozmiar generowanego pliku. Wiele zależy więc od tego, jaki rodzaj dokumentu skanujecie i do czego go będziecie używać. Na pewno, gdy w pliku będzie miał znajdować się sam tekst i ma być on przeznaczony do użytku wewnątrzfirmowego, możecie pozwolić sobie na trochę słabsze ustawienia, niż w przypadku pliku pełnego wykresów, diagramów i szczegółowych obrazków, który zamierzacie wysłać do kluczowego klienta. Do domowego użytku możecie bez problemu postawić na tańszą, standardową domową drukarkę i skaner. Dla firmy operującej ważnymi dokumentami niezbędny będzie jednak dedykowany, biznesowy sprzęt, jak np. Bizhub C224. Przy większej intensywności skanowania warto wybrać też nowsze modele, które posiadają opcję DualScan, czyli skanowanie obydwu stron jednocześnie.
Format pliku
Na jakość pliku, jaki widzicie na ekranie komputera po zeskanowaniu, wpływ mają też ustawienia konwersji i format pliku, jaki zastosujecie. Sprawa jest tutaj dość skomplikowana i w dużej mierze zależy od tego, co będziecie skanować. Zdjęcia możecie skanować po prostu do formatu JPEG. Przy grafikach wektorowych z kolei lepiej sprawdza się już format PNG. Czarno białe dokumenty, które zamierzacie obrabiać przed wykorzystaniem, warto sprowadzić do formatu TIFF, edytowalnego w większości programów graficznych. Jeśli nie chcecie przeprowadzać edycji czarno-białego dokumentu, to wystarczy od razu skan do formatu PDF, który docelowo i tak jest ostatecznym formatem, do jakiego należy przekonwertować przesyłany gdziekolwiek dokument. Wszystkie wymieniane w tym miejscu parametry mają wpływ nie tylko na estetykę pliku, jak było to w przypadku odpowiedniego ułożenia kartki, ale też na jego realną jakość i czytelność. Dla przykładu: zastosowanie zbyt niskiej rozdzielczości dpi przy tekście pisanym niewielką czcionką może okazać się tak znamienne w skutkach, że nie będziecie w stanie odczytać tekstu, znajdującego się w pliku. To, że na oryginalnym dokumencie coś jest czytelne, nie oznacza automatycznie, że będzie takie na skanie przy domyślnych ustawieniach – po to właśnie producent daje Wam szerokie możliwości ingerencji w ustawienia skanowania.
Bezpieczeństwo skanowania
Skanowany przez Was dokument nie bierze się w komputerze znikąd. Jest on przesyłany za pomocą wewnętrznej firmowej lub domowej sieci do urządzenia docelowego. Tutaj pojawia się problem, o którym mówiliśmy już szerzej w innym wpisie, czyli bezpieczeństwo. Jeśli Wasza sieć komputerowa, a także samo urządzenie, z pomocą którego skanujecie dokumenty, nie będą odpowiednio zabezpieczone, to każdy skanowany plik staje się automatycznie plikiem mogącym potencjalnie wpaść w niepowołane ręce. Tutaj ponownie możemy zalecić zakup lepszego technicznie, nowocześniejszego urządzenia, które będzie gwarantowało również większe bezpieczeństwo pracy. Nawet to nie pomoże jednak, gdy nie będziecie potrafili wykorzystać jego możliwości. Warto zatem analizować wszelkie parametry przed zakupem produktów takich jak: skaner, drukarki, kserokopiarki i urządzenia wielofunkcyjne. Im lepiej poznacie, na co stać urządzenie, po które sięgacie, tym lepiej zarówno dla jakości otrzymywanych przez Was skanów i druków, jak też bezpieczeństwa przypływu firmowych danych i informacji za pośrednictwem tych urządzeń.
Skanowanie, pomimo tego, że jest czynnością łatwą, może generować wiele trudności, a nawet niebezpieczeństw. Dobrze poznać parametry techniczne urządzenia, z którego korzystacie, aby móc skanować skuteczniej, w lepszej jakości, a także z większym bezpieczeństwem dla przesyłanych plików. Tylko wtedy będziecie mogli bez problemu korzystać z wysokiej jakości zeskanowanych dokumentów.