Kiedy przydaje się skanowanie dokumentów?
Zanim przejdziemy do meritum sprawy, zastanówmy się, kiedy w ogóle przydaje się skanowanie. Jest to o tyle warte rozważania, że wielu osobom wydaje się, że wiedza na temat skanowania jest im praktycznie do niczego niepotrzebna. Tymczasem jest całkowicie odwrotnie! Skanowanie dokumentów może przydać się każdemu z nas. Najczęściej skanowane rzeczy to:
- dokumenty firmowe – umowy, raporty, notatki służbowe… w firmie aż roi się od najróżniejszych dokumentów. Skanowanie z jednej strony umożliwia zachowanie ich w formie cyfrowej na wypadek zniszczenia kopii fizycznej, a z drugiej strony – przydaje się, gdy szybko należy przesłać do innego działu lub kontrahenta konkretny dokument;
- dokumenty osobiste – często dokonując rezerwacji, na przykład noclegu, czy też składając jakieś podanie, musimy przesłać dokumenty potwierdzające nasza tożsamość. Wtedy również skaner jest niezbędny;
- rodzinne pamiątki i zdjęcia – wiele osób skanuje rodzinne fotografie, dziecięce laurki i inne rzeczy, które mają dla nich wartość osobistą. „Przerzucenie” rysunków i rodzinnych zdjęć na dysk komputera umożliwia zabezpieczenie ich przed znakami upływającego czasu;
- notatki i książki – w szkołach oraz na uczelniach wyższych bardzo popularne jest skanowanie notatek czy rozdziałów książek i podręczników. Dla osób, które wolą mieć materiały dydaktyczne w wersji cyfrowej, umiejętność obsługiwania skanera jest bardzo przydatna.
To oczywiście tylko kilka sytuacji, w których skaner staje się urządzeniem niezbędnym. Teraz opowiemy, jak w kilku krokach zeskanować dokument.
Jak zeskanować dokument do komputera krok po kroku?
Powiedzmy sobie wprost, skanowanie za pomocą kserokopiarki lub skanera nie jest niczym skomplikowanym i bez problemu poradzą sobie z tym nawet osoby niedoświadczone. Skanowanie dokumentów odbywa się w kilku prostych krokach.
Krok 1. Połącz urządzenie z komputerem
Musisz mieć pewność, że urządzenie wielofunkcyjne jest połączone z komputerem, na którym ma zostać zapisany dokument w wersji cyfrowej. Połączenia – w zależności od modelu skanera – można dokonać tradycyjnie, czyli przewodowo, lub bezprzewodowo z wykorzystaniem na przykład sieci Wi-Fi.
Krok 2. Włączenie urządzenia wielofunkcyjnego
Jeżeli połączenie skanera jest odpowiednio skonfigurowane z komputerem, upewnij się, że używane przez Ciebie urządzenie wielofunkcyjne jest podłączone do prądu. Następnie uruchom je, wciskając przeznaczony do tego przycisk.
Krok 3. Pobranie sterowników na komputer
Jeśli ze skanera korzystasz po raz pierwszy, niezbędne może być pobranie sterowników do urządzenia na komputer stacjonarny lub laptop. Przez ten proces system operacyjny komputera powinien jednak przeprowadzić Cię automatycznie. Informacje o tym, skąd należy pobrać sterowniki, znajdziesz też w instrukcji do urządzenia wielofunkcyjnego.
Krok 4. Umieszczenie dokumentu w skanerze
Gdy urządzenie jest odpowiednio skonfigurowane i podłączone do komputera, należy umieścić dokument w skanerze zadrukowaną stroną do szyby, a następnie przykryć pokrywę.
Krok 5. Konfiguracja ustawień
Jeżeli masz pewność, że dokument jest równo umieszczony na szybie skanera i mieści się na niej w całości, skonfiguruj ustawienia. Na tym etapie należy określić, czy dokument ma być zapisany w formacie JPG czy PDF oraz ustawić parametry skanu. Na podglądzie można zaobserwować, jak będzie wyglądał zeskanowany dokument.
Krok 6. Skanowanie
Jeśli wszystko się zgadza, uruchom skanowanie, korzystając z odpowiedniego przycisku. Gdy dokument zostanie przesłany na dysk komputera. I gotowe!
Zwróć uwagę na to, w jakim folderze zapisywane są skanowane pliki. Po zapisaniu na komputerze automatycznie otrzymują one domyślną nazwę, dlatego najlepszym rozwiązaniem będzie natychmiastowa zmiana nazwy dokumentu oraz przeniesienie go do folderu, w którym łatwiej będzie go odnaleźć.
Na co należy zwrócić uwagę?
Warto mieć świadomość tego, że dokumenty czarno-białe i kolorowe podczas skanowania powinny mieć ustawione inne parametry. Dotyczy to przede wszystkim rozdzielczości. By zeskanowane dokumenty były wyraźne, rozdzielczość powinna wynosić:
- 300 dpi w przypadku dokumentów czarno-białych – niższa sprawi, że dokumenty będą niewyraźne, natomiast wyższa wydłuży pracę skanera;
- 200 dpi w przypadku dokumentów kolorowych – jeżeli dokumenty są zapisane małą czcionką, można ustawić rozdzielczość 300 dpi;
- 600 dpi w przypadku kolorowych fotografii – taka rozdzielczość jest niezbędna, jeśli zdjęcia mają mieć wysoką jakość.
Jeżeli weźmiesz pod uwagę powyższe wskazówki, ze skanowaniem dokumentów poradzisz sobie bez problemu. A zatem do dzieła!