Niezależnie od tego, czy posiadasz firmę, czy jesteś osobą prywatną – prawidłowe niszczenie dokumentów wpływa na Twoje bezpieczeństwo! To kluczowa kwestia, jeżeli pozbywamy się przedawnionych papierów wartościowych lub druków zawierających informacje wrażliwe takie jak dane osobowe (własne lub klientów), założenia patentowe lub inne ustalenia umów. W tekście podpowiemy, jak przygotować dokumenty do niszczenia, kto powinien szczególnie skupić się na prawidłowym usuwaniu dokumentacji oraz jak postępować z odpadami po zakończonej likwidacji.
Dlaczego niszczenie dokumentów jest tak ważne? Wyrzucenie druków zawierających dane wrażliwe może być wykorzystane przez podmioty postronne np. do wyłudzenia kredytu, budowania nielegalnej bazy danych i przetwarzania jej niezgodnie z prawem albo nieuczciwej konkurencji. Pamiętaj, że dokładna likwidacja dokumentów zawierających wrażliwe informacje osobowe (np. adresy czy numery PESEL klientów) to Twój obowiązek zgodnie z przepisami RODO (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych)!
Kto powinien niszczyć dokumenty?
Likwidacja dokumentów jest przede wszystkim obowiązkiem przedsiębiorców, którzy przetwarzają dane osobowe. Przeterminowane lub nieważne już dane muszą zostać w dokładny sposób zutylizowane. Firma ma też obowiązek zniszczyć dane klienta, jeżeli z nim już nie współpracuje lub ten wycofał zgodę na przetwarzanie określonych informacji. Jednak przedsiębiorcy powinni likwidować dokumenty nie tylko w przypadku danych klientów. Konieczne może być niszczenie dokumentów księgowych archiwalnych (aby konkurencja nie wyciągnęła z nich informacji poufnych), umów między dwoma firmami, patentów, nieaktualnych biznesplanów i podobnych. Wszystko to może stać się celem tzw. szpiegostwa gospodarczego i wpłynąć negatywnie na funkcjonowanie firmy.
Poza tym pamiętajmy o tym, że korzystanie z technik niszczenia dokumentów może wpłynąć też na bezpieczeństwo osób prywatnych. Stare umowy (w tym np. kredytowe czy ratalne), rozliczenia podatkowe, listy z danymi osobowymi czy podobne dokumenty – to wszystko warto wrzucić do niszczarki biurowej do papieru.
Przygotowanie dokumentów do niszczenia
Na początku niszczone dokumenty musisz dokładnie posegregować. Przejrzyj też czy nie usuwasz żadnych potrzebnych informacji, które mogą się przydać w przyszłości. Wyjmij dokumenty z folii lub segregatora. Najlepiej, jeżeli każdy arkusz ma formę luźną – usuń więc wszelkiego rodzaju zszywki, spinacze czy podobne elementy. Podziel też dokumenty na określone stosy – liczba pojedynczych stron powinna uwzględniać możliwości sprzętu niszczącego.
Następnie zacznij likwidować dokumenty, stosując niszczarkę. To zdecydowanie lepszy sposób niż darcie dokumentu albo jego cięcie nożyczkami. Przede wszystkim jest to rozwiązanie wygodniejsze, szybsze i bezpieczniejsze. Wysokiej jakości urządzenie (jak np. niszczarki HSM) może zamienić kartkę papieru w tysiące ścinek, niemożliwych do odtworzenia.
Niszczarka, zamiast domowych sposobów
Domowe sposoby takie jak przecinanie czy darcie dokumentów odchodzą do lamusa. Są one bardzo nieskuteczne i – co istotne – niezgodne z przepisami. Nie stanową bowiem gwarancji, że nieuczciwy podmiot nie będzie w stanie odtworzyć zawartych na dokumentach informacji.
Niszczarka do firmy zapewnia likwidację nawet kilkudziesięciu stron druku na raz, zapewnia ogromną oszczędność czasu (w kilka sekund zniszczysz tyle, co ręcznie w godzinę), pozwala łatwo niszczyć wiele rodzajów papieru, a także – co najważniejsze – gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa. W ten sposób zapewniasz swojej firmie najwyższą wydajność, bezpieczeństwo i wygodę podczas pracy.
Co zrobić z odpadami po niszczeniu?
Niezależnie od tego, czy tniesz dokumenty ręcznie, czy korzystasz z urządzenia likwidującego dokumenty – pojawia się problem utylizacji odpadów, które wygenerujesz. Gdzie wyrzucić papier z niszczarki? Co z nim zrobić? Przede wszystkim pamiętaj o segregacji. Ścinki to papier, tak więc powinny znaleźć się w pojemnikach przeznaczonych na makulaturę. Jeżeli kartki nie są brudne, zamoczone czy przetłuszczone, to właśnie tam jest ich miejsce.
W przypadku, gdy w Twojej firmie produkowanych jest bardzo dużo ścinek po dokumentach i chcesz zapewnić sobie stuprocentowe bezpieczeństwo, zainwestuj w specjalną prasę do ścinek. Ta zacznie prasować ścinki w stałe kostki, które praktycznie uniemożliwią odczytanie danych. Będą też proste w segregacji czy utylizacji. W przypadku większej ilości takich śmieci, warto od razu zamówić usługę ich wywozu, co będzie rozwiązaniem bardziej praktycznym i tańszym od korzystania z miejskich podmiotów.
Jak widzisz, prawidłowe niszczenie dokumentów nie należy do wyjątkowo trudnych. Wystarczy zastosować się do zasad uporządkowania kartek i korzystać z nowoczesnych urządzeń przeznaczonych do błyskawicznej, sprawnej i kompleksowej likwidacji. To przekłada się na Twoje bezpieczeństwo – niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę, czy jesteś osobą prywatną. Pamiętaj, że utrata danych w każdym przypadku może być naprawdę groźna!